Суточные в 2025 году: проверьте, правильно ли вы с ними работаете

НПА, регулирующие вопросы выплаты суточных

В командировку направляют работников, с которыми у работодателя имеются официальные трудовые отношения. Поэтому главным НПА здесь является Трудовой кодекс.

Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о служебных командировках), регулируются ключевые вопросы, связанные с командировками сотрудников. В частности, рассмотрены гарантии и компенсации сотруднику, в том числе выплата суточных, а также их размер и порядок расчета.

Что такое суточные

В случае направления работника в командировку работодатель обязуется компенсировать суточные и расходы на (ч. 1 ст. 168 ТК, абз. 1 п. 11 Положения о служебных командировках) проезд, проживание, а также иные расходы (с разрешения или ведома работодателя).

Как видно из состава возмещаемых расходов, работодатель отдельно оплачивает расходы по найму жилого помещения (проживание в гостинице, аренду квартиры, апартаментов или жилого помещения). Суточные отдельно выделены в списке возмещаемых командировочных расходов. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс для оплаты командировочных расходов, в том числе суточные (п. 10 Положения о служебных командировках).

Суточные работник вправе направить на любые цели по своему усмотрению. В авансовом отчете сумму суточных указывают исходя из размеров, установленных в организации. Подтверждающие документы о том, что работник расходовал суточные, не нужны.

Работодатель обязан выплатить суточные (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о служебных командировках, письмо Минтруда от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415):

Кроме того, при направлении в служебную командировку работодатель обязан сохранить за работником место работы (должность) и средний заработок, а не только возместить расходы, связанные с командировкой (ч. 1 ст. 167 ТК). Во время командировки работнику выплачивается не зарплата, а средний заработок. Выплата работнику заработной платы за это время будет противоречить положениям Трудового кодекса (письмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0).

В каком размере полагаются суточные работнику. Нормы по НДФЛ и страховым взносам

По трудовому законодательству (ч. 4 ст. 168 ТК) порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, не относящихся к бюджетной сфере, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Поэтому наличие локального нормативного акта, где прописаны размеры суточных, обязательно. Размеры суточных ничем не лимитированы (за исключением командировок в новые регионы), работодатель может по своему усмотрению определить их размер и закрепить в локальном акте.

Для коммерческих организаций размеры суточных не лимитированы, за исключением обязательного размера суточных при командировках в новые регионы. Для организаций, не подведомственных федеральным государственным органам, установлено, что их работникам, принимающим непосредственное участие в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры (в том числе по восстановлению вооружения, военной и специальной техники) на территориях ДНР, ЛНР, Запорожской области и Херсонской области, в период нахождения в командировках на указанных территориях полагается выплачивать суточные в размере 8 480 руб. за каждый день нахождения в командировке (подп. «а» п. 2 указа Президента от 17.10.2022 № 752, подп. «б» п. 1 постановления Правительства от 28.10.2022 № 1915).

Чаще всего работодатели устанавливают размеры суточных в пределах необлагаемых сумм для НДФЛ.

Местные однодневные командировки

Сотрудника могут направить в командировку на один день. Суточные за этот день не полагаются, если сотрудник направлен в местность, откуда он, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения о служебных командировках).

Если работодатель хочет компенсировать работникам, командированным в местные (в том числе однодневные) командировки, расходы по аналогии с суточными, то он имеет на это право, ему лишь нужно утвердить сумму расходов соответствующим приказом. Однако эти расходы не будут уменьшать налоговую базу. Также с этих выплат будет необходимо удержать НДФЛ и страховые взносы.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха (п. 11 Положения о служебных командировках).

Таким образом, если работодатель решил, что работнику необходимо сконцентрироваться на решении рабочих вопросов на протяжении более длительного времени без ежедневного возвращения домой (даже если имеется такая возможность), то оформляется полноценная командировка по всем правилам, с выплатой суточных.

Заграничные командировки: особенности

При направлении работника в заграничную служебную поездку может оказаться так, что частично он проведет время в пути на территории России. Например, если дорога занимает длительное время со сменой суток.

Для заграничных командировок суточные выплачиваются в размере:

если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами.

В п. 18 Положения о командировках обозначены три главных правила:

1. Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
2. При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
3. При выезде работника из РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при въезде на территорию России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Когда работника направляют в командировку на территории государств – участников СНГ, например в Казахстан, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам), поскольку при следовании в Казахстан и при пересечении государственной границы Казахстана отметка в паспорте не проставляется (пп. 7, 19 Положения о служебных командировках, ст. 1 соглашения от 30.11.2000 «О взаимных безвизовых поездках граждан»). В этом случае при направлении работника в служебную командировку в Казахстан работодателю для правильного расчета суточных необходимо учитывать дату и время пересечения государственной границы с Казахстаном, руководствуясь проездными документами (например по посадочным талонам).

Со списком стран – участниц СНГ с упрощенным порядком въезда можно ознакомиться на официальном сайте МИД России.

Суточные в валюте – можно?

Да, конечно. При оформлении загранкомандировок можно суточные выплачивать в валюте (п. 16 Положения о служебных командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ, далее – Закон о валютном регулировании).

Для оплаты суточных работнику можно:

Несмотря на сложности с оборотом валюты в наши дни, все эти способы сейчас доступны. Однако перед направлением сотрудника в зарубежную командировку не забудьте проверить действующие валютные ограничения в соответствии с Законом № 173-ФЗ, указами Президента и нормативными актами Банка России.

Порядок исчисления НДФЛ со сверхнормативных суточных

В 2025 году в общем случае действуют следующие нормы не облагаемых НДФЛ суточных (п. 1 ст. 217 НК):

Если организация выплачивает суточные в повышенных размерах, с сумм сверх этих лимитов нужно удержать НДФЛ (письмо Минфина от 01.08.2024 № 03-04-05/72190).

Исчислить налог нужно на дату фактического получения дохода, которая определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (подп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК). А удержать исчисленный налог необходимо при ближайшей выплате сотруднику дохода, например зарплаты (п. 4 ст. 226 НК). Уплатить НДФЛ в бюджет нужно в качестве ЕНП (пп. 1, 16 ст. 45 НК).

Как исчислить страховые взносы с суточных

Страховыми взносами суточные облагаются аналогично порядку обложения НДФЛ. При оплате работодателями расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере, не превышающем размера соответствующих выплат, предусмотренного п. 1 ст. 217 НК (п. 2 ст. 422 НК). А это значит, что страховыми взносами облагаются только суммы, выплачиваемые сверх следующих размеров суточных: для поездок по России – 700 руб. в сутки, по заграничным командировкам – 2 500 руб. в сутки.

Страховыми взносами на страхование от несчастных случаев суточные не облагаются без ограничений – в размере, установленном ЛНА (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, ч. 4 ст. 168 ТК).

Документальное оформление выплаты суточных

По возвращении из командировки работник должен предоставить авансовый отчет в срок, не превышающий трех рабочих дней (п. 26 Положения о служебных командировках, подп. 6.3 п. 6 указания от 11.03.2014 № 3210-У).

В авансовом отчете нужно отразить в том числе сумму суточных, исходя из размеров, установленных в организации локальным актом (п. 11 Положения о служебных командировках).

Как суточные отражаются в бухгалтерском учете

Суточные относятся к расходам по обычным видам деятельности, к прочим расходам или формируют стоимость актива – в зависимости от цели командировки (пп. 5, 7, 11 ПБУ 10/99). Подробно о счетах, по дебету которых могут отражаться суточные, читайте в таблице.

Таблица. На какой счет относят суточные

Сначала аванс, выданный работнику на оплату командировочных расходов (включая суточные), учитывается как дебиторская задолженность работника по подотчетной сумме (п. 16 ПБУ 10/99), а затем суточные признаются в расходах на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации (п. 18 ПБУ 10/99).

В бухучете могут быть сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50 (51) –

Выданы под отчет работнику денежные средства на оплату суточных;

Дебет 26 (44, 91-2,10, 08…) Кредит 71 –

Сумма суточных включена в состав расходов или в стоимость актива;

Дебет 70 Кредит 68 «Расчеты по НДФЛ» –

Удержан НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных при выплате зарплаты;

Дебет 26 (44, 91-2,10, 08…) Кредит 69 –

Начислены страховые взносы на сумму сверхнормативных суточных.

Расходы на зарубежные командировки в иностранной валюте (в данном случае суточные) пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на дату их выдачи под отчет по правилам абз. 2 п. 9 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утв. приказом Минфина от 27.11.2006 № 154н. А в части валютных расходов сверх выданного аванса они пересчитываются в рубли на дату утверждения авансового отчета (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Суточные в расходах по налогу на прибыль, при УСН с объектом «Доходы минус расходы»

Для целей налога на прибыль суточные относят:

В любом случае расходы на командировки учитываются в целях налогообложения прибыли организаций в случае соответствия их критериям, установленным в ст. 252 НК, в том числе при наличии подтверждающих первичных документов и авансового отчета работника (письмо Минфина от 03.06.2024 № 03-03-07/50939). Но документальным подтверждением командировочных расходов в части суточных являются утвержденный руководителем авансовый отчет и бухгалтерская справка. Какие-либо доказательства фактического расходования суточных не нужны (письмо Минфина от 11.12.2015 № 03-03-06/2/72711).

Суточные признаются в расходах согласно подп. 5 п. 7 ст. 272 НК на дату утверждения авансового отчета (при методе начисления). Для целей налога на прибыль они не нормируются и учитываются в том размере, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом.

В аналогичном порядке при УСН с объектом «Доходы минус расходы» суточные также признаются в расходах в том размере, который установлен в коллективном договоре или локальном нормативном акте (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК, ч. 4 ст. 168 ТК).

Итоговый чек-лист для проверки

В вашей компании все правильно с порядком выплаты суточных, если на все вопросы вы ответите «да».

1. Порядок и размеры суточных определены коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом).
2. Суточные выплачиваются при направлении в командировку только штатным работникам, трудоустроенным по трудовому договору.
3. Суточные в командировке выплачиваются авансом перед командировкой за все дни, включая выходные.
4. Общий размер суточных определяется за все дни командировки, по датам начала и конца командировки.
5. Суточные не облагаются НДФЛ в пределах лимитов 700 руб. в сутки по России, 2 500 руб. по заграничным командировкам.
6. Сверхлимитные суточные облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
7. В налоговом учете суточные признаются в расходах в фактическом размере.
8. Во время командировки работнику выплачивается средний заработок.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)