Отправка МЧД и настройка 1С для сдачи отчетности

Начать процесс стоит с создания МЧД на сотрудника, который будет сдавать отчетность. Рассмотрим этот процесс на примере программы «Бухгалтерия предприятия»:

1. Перейдите в раздел «Отчеты» – «Регламентированные отчеты».
2. Откройте вкладку «Уведомления» (1) и нажмите «Создать» (2).
3. Выберите «МЧД» (3).

Для успешной сдачи отчетности во все контролирующие органы необходимо оформить три машиночитаемые доверенности (МЧД):

Перед тем как заполнять МЧД, настоятельно рекомендуем заранее внести все необходимые данные в справочник «Физические лица» (раздел «Справочники» – «Физические лица»). Заполните сведения как для сотрудника, на которого будет оформлена ЭЦП, так и для руководителя организации. Это значительно упростит процесс оформления доверенностей.

Важно! Данные должны быть введены строго в соответствии с паспортом. Даже небольшие неточности могут привести к отказу контролирующих органов в приеме отчетности, так как данные в МЧД будут расходиться с данными в ЭЦП.

После создания МЧД необходимо заполнить несколько ключевых полей:

1. «Дата выдачи» и «Дата окончания действия».
2. В разделе «Представитель» выберите физическое лицо, на которое оформляется МЧД.

Все остальные данные заполняются автоматически из карточки физического лица (см. прошлый шаг).

Важно: для МЧД в ФНС обязательно отметьте пункт «Сотрудник организации доверителя», даже если физическое лицо не является сотрудником организации. Это требование действует и для индивидуальных предпринимателей. Без этого пункта ФНС не примет отчетность, и вы получите отказ в виде отрицательных протоколов.

Уведомление о предоставлении полномочий представителю (СФР, бывш. ПФР) заполняется следующим образом:

Перед отправкой убедитесь, что у представителя страхователя (1) указана должность, а у представителя (физического лица) (2) хотя бы один из контактов – e-mail или номер телефона. Для этого воспользуйтесь контекстным меню – «Уточнить реквизиты».

Подписывать наши МЧД необходимо электронной подписью руководителя организации или лица, имеющего право действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности. При подписании МЧД подписью другого сотрудника поступит отказ от ФНС.

Подписывать МЧД, отправленную от филиала организации, необходимо электронной подписью руководителя головной организации или лица, имеющего право действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности.

В нашем случае подпись руководителя должна быть привязана к учетной записи «1С-Отчетности».

После отправки необходимо дождаться подтверждения от контролирующих органов. Статус «Зарегистрировано» или «Сдано» может появиться в течение нескольких дней.

Пока идет обработка, можно заняться выпуском ЭЦП для физического лица, если этот шаг еще не был выполнен.

После получения положительных протоколов можно переходить к отправке заявления на продление «1С-Отчетности» или изменение реквизитов. Для этого откройте «1С-Отчетность» – «Настройки».

Заполнение заявления:

1. В поле «Владелец сертификата» выберите «Сотрудник» и укажите наше физическое лицо (1).
2. В поле «Сертификат эл. подписи» выберите «Использовать существующий» (2) и в меню выбора укажите, где находится сертификат:
   • если на токене – выберите соответствующий пункт (3), и программа автоматически его «подтянет»;
   • если на ПК – выберите «На этом компьютере» и укажите сертификат вручную из списка.

Поле «Доверенность» (4) заполнится автоматически, если вы все сделали правильно и все доверенности имеют статус «Зарегистрировано».

Если доверенность имеет статус ««Зарегистрировано», но все равно не «подтянулась» в поле автоматически, ее необходимо добавить вручную: контекстное меню – «Выбрать доверенность» – кнопка «Добавить» (5) – выбрать МЧД из базы 1С. Достаточно выбрать МЧД для ФНС.

После заполнения заявления его необходимо подписать и отправить, затем дождаться одобрения от обслуживающей организации.

После одобрения заявления необходимо проверить настройки сдачи отчетности в программе.

ФНС

1. Перейдите в реквизиты организации – «Налоговая инспекция» (1).
2. Убедитесь, что в поле «Отчетность подписывает» (2) указано наше физическое лицо:
   • если ранее при получении положительного протокола для МЧД в ФНС вы выбрали пункт «Сопоставить», программа автоматически «подставит» представителя и заполнит все необходимые данные;
   • если в поле указан руководитель, то необходимые настройки нужно выполнить самостоятельно. Откройте настройки подписания отчетности, перейдя в контекстное меню (2), выберите «Отчетность подписывает представитель» (3) и нажмите «Заполнить». В разделе «Представитель» выберите физическое лицо (4). В разделе «Доверенность» укажите «МЧД для ФНС» (5).

Важно: необходимо обратить внимание, что находится в поле «Номер, дата и вид документа или единый регистрационный номер машиночитаемой доверенности» (6), текст в этом поле должен полностью соответствовать наименованию МЧД (его можно скопировать из пункта «Доверенность» (5)). Если есть различия, в отчеты для ФНС будет подставляться некорректное наименование МЧД, что повлечет отрицательный протокол.

Данную настройку стоит проверить, даже если поле представителя заполнилось автоматически. Иногда туда попадает не вся информация об МЧД (нет даты).

СФР

Если требуется сдача отчетности в СФР, подключите МЧД следующим образом:

1. Откройте настройки обмена с контролирующими органами («Отчетность» – «Настройки» – «Обмен с контролирующими органами»).
2. В разделе СФР (бывш. ФСС) нажмите на «Подключено» (1) – «Настроить» (2).
3. В поле «Доверенность» выберите МЧД для ФСС (3), затем сохраните изменения.

Готово! Теперь отчетность в контролирующие органы будет отправляться с подписью физического лица, что обеспечит удобство и соответствие требованиям законодательства.