Как работать с историей изменения документов справочников в 1С

В этой статье мы рассмотрим, как настроить историю изменений документов и справочников в 1С:Бухгалтерии предприятия. Эта функция позволяет отслеживать все изменения, внесенные в документы: кто их сделал, когда и какие конкретно реквизиты были изменены. Кроме того, вы сможете просмотреть предыдущие версии, сравнить их между собой и при необходимости восстановить нужную.

Настройка истории изменений осуществляется через раздел «Администрирование» - «Общие настройки», где можно включить хранение версий и задать параметры сохранения для конкретных объектов.

Далее раскрываем подраздел «История изменений». Устанавливаем галочку «Хранить историю изменений» и переходим по гиперссылке «Настроить» для более детальной настройки. Здесь вы сможете выбрать, для каких документов или справочников будет сохраняться история, когда создавать версии (при записи или проведении), и указать срок их хранения.

По умолчанию предыдущие версии документов не сохраняются. Настройку хранения можно сделать как на справочнике, так и на любой документ.

Для примера возьмем любой документ, например - «Реализация, акты, накладные УПД». В колонке «Когда сохранять версии» выбираем настройку из предложенных вариантов: «При записи», «При проведении» или «Никогда» (установлено по умолчанию). В примере возьмем «При проведении».

Также обратите внимание на настройку «Срок хранения версий» - по умолчанию установлено «Бессрочно», но вы можете выбрать, например, хранение за последнюю неделю, месяц, три или шесть месяцев, либо за год. Это позволяет оптимизировать объем хранимых данных в базе. Выберем для примера «За последнюю неделю».

Аналогичную настройку можно применить к любому другому документу. Перейдём в журнал документов и посмотрим, как сработала наша настройка на примере журнала «Реализация (акты, накладные, УПД)».

Здесь мы видим, что на командной панели появилась кнопка «Перейти к истории изменений».

Для примера внесём изменения в документ реализации: откроем его, изменим количество и цену. После внесённых правок документ необходимо перепровести. Обратите внимание - кнопка перехода к истории изменений доступна не только в журнале, но и непосредственно в самом документе.

Нажимаем кнопку «Перейти к истории изменений» - откроется окно, в котором отображаются данные о том, кто и когда вносил изменения в документ.

Двойным щелчком открываем нужную версию документа для просмотра. В отчете отображаются реквизиты, а ниже - табличная часть. Например, в первой версии указано количество 1, цена - 700 000, общая сумма также составляет 700 000.

Откроем вторую версию после внесённых изменений. Двойным щелчком открываем документ - видим, что общая сумма составляет уже 140 000. В табличной части указано: количество - 2, цена - 70 000, сумма - 140 000.

Однако просматривать изменения таким образом не всегда удобно. Чтобы наглядно увидеть отличия между версиями, воспользуемся кнопкой «Сравнить». Для этого, удерживая клавишу Shift или Ctrl, выделяем нужные версии документа и нажимаем «Сравнить». После этого формируется отчет по изменённым версиям.

В результате открывается отчет по изменениям версий объекта. Изменённые реквизиты выделены синим цветом на голубом фоне. В нашем примере были изменены сумма, количество и цена, что, в свою очередь, повлияло на итоговую сумму документа.

Таким образом, с помощью истории изменений можно не только просматривать все предыдущие версии документа, но и при необходимости восстановить любую из них. Для этого достаточно выбрать нужную строку версии и нажать кнопку «Перейти на версию» - система автоматически создаст копию документа в выбранном состоянии.

Важно правильно выделить нужную версию перед восстановлением. После выбора нажимаем кнопку «Перейти на версию», и система создаёт новую копию документа на основе выбранной версии.

Проверим: в открывшемся документе снова указано количество 1 и цена 700 - как и было в изначальной версии. Закрываем документ.

Функция истории изменений в 1С - полезный инструмент для контроля и анализа правок в документах и справочниках. Она позволяет не только отслеживать, кто и когда внес изменения, но и сравнивать версии, выявлять отличия и при необходимости восстанавливать прежние значения. Это особенно актуально при работе в команде, при частых корректировках данных и в целях повышения прозрачности учета. Настроив историю изменений, вы сможете повысить точность учета и упростить контроль за документами в вашей системе.