Групповое редактирование документов в 1С

Для примера рассмотрим документы – счета покупателям. Допустим, бухгалтер допустил ошибку при выборе номенклатуры или указал неверную цену, и теперь требуется внести изменения в определенный реквизит сразу в группе документов.

В наших примерах мы нередко рассматриваем вариант массового редактирования реквизитов, при котором выделение группы документов осуществляется с помощью горячих клавиш – удерживанием Shift для диапазона или Ctrl для выборочного выделения. При необходимости можно дополнительно к выделенному списку выбрать отдельный документ с помощью Ctrl.

Кликнув правой кнопкой мыши, выбираем команду «Изменить выделенные». С помощью данного приема можно внести изменения сразу в выбранную группу документов.

В нашем примере выбрано три элемента, и далее можно внести изменения в реквизиты, табличную часть, например, перейдя на вкладку «Товары» или в другие разделы по соответствующим закладкам.

Рассмотрим ситуацию: бухгалтер выписал документы, указав организацию, которая уже помечена на удаление в справочнике, но не заметил этого. С помощью группового редактирования можно быстро заменить указанную организацию. Для этого нужно установить галочку напротив нужного реквизита и выбрать новое значение из выпадающего списка. Обратите внимание: при замене организации также потребуется вручную скорректировать договор контрагента, чтобы сохранить корректность данных.

Рассмотрим другой пример, когда требуется заменить номенклатуру или скорректировать содержание услуги.

Допустим, бухгалтер по ошибке выбрал не ту номенклатуру, и теперь необходимо внести исправления во всю группу документов. Например, вместо «Аренда склада» должно быть указано «Аренда торговой площади». Устанавливаем галочку напротив нужного реквизита, выбираем необходимую номенклатуру, подтверждаем выбор и нажимаем кнопку «Изменить реквизиты».

После завершения обработки изменения вступают в силу – номенклатура в выбранных документах будет обновлена. Откроем один из них для проверки: как видно, новое значение «Аренда торговой площади» успешно установлено.

Данный прием удобно применять в самых разных ситуациях, будь то исправление ошибок или актуализация информации. Причем массово можно изменить практически любой реквизит.

Альтернативный способ – воспользоваться специальной обработкой «Групповое изменение реквизитов», которая доступна в разделе «Администрирование» – «Обслуживание».

Открываем подраздел «Корректировка данных», где находится гиперссылка «Групповое изменение реквизитов» – с ее помощью можно редактировать как основные реквизиты документов, так и данные в табличных частях. Этот инструмент расширяет возможности массового редактирования и особенно полезен при необходимости внести изменения сразу в большое количество объектов.

Обратите внимание: интерфейс обработки содержит знакомые вкладки (как в предыдущем варианте), однако здесь доступно больше функций. В частности, можно задать условия отбора.

Сначала выбираем объект, в который хотим внести изменения. В данном примере это «Счет покупателю», но при необходимости можно выбрать любой документ или справочник из списка. Это делает обработку универсальным инструментом для массового редактирования данных в 1С.

Действие выполняется аналогично предыдущему примеру. Давайте продолжим работу со счетами покупателям. При текущей настройке будут выбраны все документы, включая устаревшие.

Чтобы сузить выборку, переходим по гиперссылке «Все элементы» – здесь видно, что выбрано 17 записей. Для установления отбора нажимаем кнопку «Добавить условие» и задаем необходимые параметры фильтрации. Например, можно ограничить выбор документов по дате или другим критериям.

В параметрах фильтра указываем поле «Дата».

Заполним «Вид сравнения». Здесь можно выбрать значения «Равно», «Не равно», «Меньше», «Меньше или равно» и т.д. В данном примере возьмем «Больше или равно».

Затем выбираем значение: либо «Произвольная дата», либо одна из дат из предложенного списка. Если указан вариант «Произвольная дата», можно вручную задать нужную дату с помощью календаря.

Предположим, мы выбираем конкретное число. Мы применили условие «Больше или равно», значит, в результате будут отобраны только те счета, которые созданы после заданной даты.

В таблице «Выбранные элементы» мы уже можем видеть, что отобраны три документа, которые подготовлены для примера.

Нажимаем кнопку «ОК». В верхней части окна появится информация, что отобрано три элемента.

Далее можно внести изменения в любой реквизит документа – как в основной части, так и на вкладке «Товары».

Рассмотрим ситуацию, когда в документах ошибочно была указана цена 100 000 руб., а с текущего месяца требуется установить новую цену. Устанавливаем флажок рядом с нужным полем, вводим новое значение – 120 000 руб. – и нажимаем кнопку «Изменить реквизиты».

Обработка выполняется, реквизиты изменены. Давайте посмотрим наши документы. Требуется небольшая поправка: мы изменили цену, но сумма не поменялась.

Снова вернемся к нашей обработке и дополнительно скорректируем реквизит «Сумма». Устанавливаем флажок напротив соответствующего поля, вводим значение 120 000 руб. и нажимаем кнопку «Изменить реквизиты».

Обработка завершена, давайте еще раз убедимся в результате: теперь видно, что сумма тоже обновилась. Открыв документы, мы можем подтвердить, что и цена, и сумма были успешно изменены во всей выбранной группе.

Важно помнить: если вы изменяете реквизиты в документах, которые подлежат проведению, необходимо после внесения изменений выполнить их перепроведение. Для этого в системе предусмотрена специальная обработка – «Групповое перепроведение документов», которая находится в разделе «Операции». С ее помощью можно массово перепровести документы за выбранный период, чтобы корректно отразить все внесенные изменения в учете.

Вы можете задать конкретный временной интервал, например, выбрать апрель, и указать нужную организацию, после чего нажать кнопку «Выполнить». Программа автоматически запустит процесс перепроведения всех документов за указанный период, проходя по ним последовательно. Это позволяет быстро актуализировать данные после массовых изменений.

Если при перепроведении документов программа выдаст ошибку, связанную с регламентной операцией, необходимо внимательно проанализировать сообщение об ошибке и выяснить ее причину. После устранения причины ошибочную операцию следует повторно перепровести.

---