Любой сотрудник может получить деньги под отчет, решить с их помощью рабочие задачи, отчитаться. Но часто подотчетные деньги просто растворяются неизвестно где, а налоговики начинают задавать вопросы насчет НДФЛ, взносов. Рассказываем, как действовать, чтобы не пришлось платить лишнего.
В статье рассмотрим общие вопросы выдачи средств под отчет, алгоритм действий в ситуации, когда сотрудник не вернул деньги, не отчитался за них. А чтобы можно было учиться на чужих ошибках, приведем наиболее показательные судебные кейсы.
Как правильно выдать подотчет
Подотчет выдают только сотрудникам. Для целей применения Порядка ведения кассовых операций (утв. указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, далее – указание № 3210-У) под работником юрлица понимают и штатного сотрудника, и исполнителя по ГПД (это подчеркнул в свое время сам ЦБ РФ, письмо от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Деньги выдавайте на основании приказа руководителя или подписанного им заявления подотчетного лица. Для выдачи денег директору оформляют приказ, заявление не нужно. Передавать подотчетные деньги от одного лица другому нельзя.
Можно ли выдать подотчет самозанятому
Не стоит рисковать, выдавая деньги под отчет исполнителю-самозанятому. Почему – поясним на примере.
Условная фирма «Кабели и тумблеры» заключила договор с самозанятым Ивановым на ремонт и отделку офиса. В договоре есть условие о том, что работы выполняются иждивением заказчика (ст. 713 ГК), т.е. оборудование, материалы – за счет фирмы. Однако если выдавать деньги Иванову на покупку материалов или оборудования, то возникают отношения поручения (ст. 971 ГК). А ведь самозанятые по общему правилу не вправе заниматься посредничеством (п. 5 ч. 2 ст. 4 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ), и по логике с того самого момента, как Иванов получит средства под отчет на покупку чего-нибудь для «Кабелей и тумблеров», он утрачивает право применять НПД (ч. 19 ст. 5 указ. закона), а у фирмы появляется обязанность уплатить с сумм, причитающихся физлицу, НДФЛ и взносы.
И да, при наличии других признаков трудовых отношений выдача средств под отчет непременно вызовет подозрение в том, что «Кабели и тумблеры» на самом деле маскируют трудовые отношения (постановление АС Уральского округа от 21.09.2023 № Ф09-6038/23). Ведь по общему правилу Иванов как самозанятый должен работать своими силами.
Нужен ли приказ о списке подотчетников?
Традиционно его оформляют: во-первых, это нетрудно, во-вторых, удобно, в-третьих, так безопаснее, поскольку наличие приказа снимает вопрос о характере выдаваемых сумм. Сам приказ может выглядеть так:
Утвердить список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет:
Гарин Петр Петрович;
Еропкин Николай Алексеевич;
Протасова Галина Алексеевна…
Все лица, поименованные в приказе, должны быть с ним ознакомлены под подпись с обозначением даты.
Должен ли подотчетник соблюдать лимит наличных расчетов
По смыслу пп. 1, 4 указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У предельный лимит расчетов наличными (100 тыс. руб.) не применяется при выдаче сумм под отчет работникам и исполнителям по ГПД (не ИП), поскольку в данном случае эти физлица – не участники наличных расчетов.
Полагаем, что лимит расчетов наличными безопаснее соблюдать, выдавая подотчет ИП – исполнителям по ГПД.
Обязательно ли положение о подотчете
Нет, необязательно. Однако крайне желательно: удобно и безопасно, когда все вопросы, связанные с деньгами, закреплены на бумаге, т.е. в виде локального акта. К тому же составить положение о расчетах с подотчетными лицами нетрудно.
Укажите основание для выдачи, например: «Подотчетные суммы выдаются на основании приказа генерального директора или подписанного им заявления подотчетного лица».
Обозначьте сроки, на которые выдаются суммы (скажем, на 30 календарных дней), а также способы выдачи: наличными через кассу, на банковскую карту подотчетника.
Обязательно укажите сроки:
-
сдачи авансового отчета и подтверждающих документов – например, три рабочих дня после израсходования или истечения срока, на который средства были выданы (в зависимости от того, что произошло раньше);
-
проверки и утверждения авансового отчета руководителем – скажем, три рабочих дня с даты сдачи;
-
возврата неизрасходованных подотчетных сумм.
Крайне желательно (можно сказать, необходимо) закрепить в этом ЛНА условие о том, что суммы, не возвращенные в срок, с согласия сотрудника удерживаются при ближайшей выплате зарплаты.
Какие еще документы нужны для выдачи подотчета
В зависимости от того, что вы пропишете в своем ЛНА, это может быть заявление на выдачу сумм под отчет. Например: «Прошу выдать мне под отчет 10 000 (десять тысяч) руб. для приобретения кельм, валиков, краски». Тогда распоряжение о выдаче может быть оформлено визой руководителя на этом же документе.
Или же руководитель может издать приказ, в котором будут указаны Ф.И.О. подотчетника, выдаваемая сумма, цели выдачи. Например: «Выдать под отчет системному администратору Алехину Павлу Петровичу 150 000 (сто пятьдесят тысяч) руб. на оборудование серверной комнаты». Разумеется, с этим приказом должны быть ознакомлены и главбух, и сам подотчетник.
Какие документы прилагаются к авансовому отчету
Все, которые подтверждают затраты, в т.ч. кассовые чеки, счета-фактуры, квитанции, слипы (квитанции, которые выдает терминал оплаты) и т.п. Форма документов – бумажная или распечатка цифрового документа. Следует помнить о том, что:
-
чек должен содержать все обязательные реквизиты;
-
копий бумажных чеков недостаточно, нужны оригиналы;
-
для вычета НДС помимо чека нужен счет-фактура;
-
при наличии кассового чека со всеми необходимыми реквизитами товарный чек не обязателен.
Возврат неизрасходованного подотчета оформляется ПКО, в стр. «Основание» указывают: «Возврат неизрасходованных подотчетных сумм».
Нередко компании рискуют, сразу же выдавая под новый отчет деньги, которые подотчетник вернул в кассу. Тут может возникнуть повод для протокола по ст. 15.1 КоАП. Ведь под отчет выдаются средства с расчетного счета или из кассы, куда они поступили в качестве выручки и по иным основаниям, названным в п. 1 указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У (письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561). В этом списке нет возврата подотчетных средств, так что штраф за нарушение кассовой дисциплины не исключен. Для полноты картины отметим, что срок давности привлечения к ответственности по этому нарушению – 60 календарных дней (определение ВС РФ от 15.02.2023 № 309-ЭС22-18349).
Что делать, если подотчетник не вернул деньги
О невозврате можно говорить, когда на подотчетную сумму вовремя не представлен авансовый отчет или же авансовый отчет представлен, но руководитель не утвердил его по уважительным причинам. Также невозврат – это классическая ситуация, когда неиспользованный остаток не сдан вовремя в кассу.
Чтобы оформить удержание, надо:
-
составить приказ не позднее одного месяца со дня истечения срока, установленного для возврата (ст. 137 ТК);
-
получить письменное согласие сотрудника – из этого документа должно быть понятно, что работник не оспаривает ни суммы, ни основания удержания;
-
удерживать долг из выплат в пользу работника, соблюдая лимиты удержания.
Помните, что в данном случае максимум, что можно удержать из зарплаты, – 20% от начисленной суммы (ст. 138 ТК), причем, по мнению Минздравсоцразвития, исключая НДФЛ (письмо от 16.11.2011 № 22-2-4852). Если долг больше этой суммы, удерживать придется из нескольких выплат.
Внимание: при удержании невозвращенного подотчета из зарплаты нет необходимости удерживать НДФЛ (доход отсутствует по смыслу п. 1 ст. 41 НК), а равно и страховые взносы, поскольку сумма не выплачивается работнику, а возвращается работодателю, т.е. нет базы для начисления.
Какие ситуации с подотчетом налоговики не пропустят
Если сумма выдается под отчет и пропадает без вести, т.е. не возвращена, не израсходована (не представлены документы, подтверждающие расход), то некоторые бухгалтеры просто «вешают» ее на сч. 71. И очень удивляются, когда ИФНС доначисляет на эту сумму НДФЛ, взносы, а потом еще пени и штраф. Чаще всего суды по этому поводу налогоплательщики проигрывают.
Мы подобрали несколько показательных кейсов. Рекомендуем ознакомиться с ними и не повторять чужих ошибок.
Деньги фирмы – не деньги директора
Вы наверняка встречались с такими директорами, которые не видят разницы между своими деньгами и деньгами фирмы.
Хуже всего, когда директор считает, что корпоративная карта – это его личная карта, и оплачивает рыболовное снаряжение, новые кроссовки, жене – белье. Иной раз за пару лет набегает круглая сумма, а отчетов никаких. И вот являются с проверкой налоговики, анализируют все эти спиннинги, кроссовки, женские одеяния и делают обоснованный вывод: бизнес-расходами тут и не пахнет, со всей суммы фактического дохода директора надо уплатить НДФЛ, страховые взносы, ну и «бонусом» – пени и штрафы.
Подотчет получил посторонний
Сколько уже говорилось о том, что нельзя выдавать подотчет абы кому (не сотруднику, не исполнителю), – все тщетно. Приходит директор, снимает с расчетного счета деньги, часть отдает лицу, никак не связанному с фирмой. И что в итоге: налоговики резонно рассматривают такой «подотчет» как доход директора, производят доначисления и штрафуют. Компании обращаются в суд, но суды обоснованно указывают: подотчетными лицами могут быть только работники или исполнители по ГПД.
Подотчет – это НЕ зарплата
Вот следующий кейс, который напоминает сценарий триллера о неудачниках. В течение года компания выдала под отчет почти 31 млн руб. директору, его заму, главбуху и начальнику охраны якобы на хозяйственные нужды. ИФНС поинтересовалась: а документы? Ответ: «У нас паводок был. Все затопило. Даже системный блок сгорел от короткого замыкания, и все данные пропали».
То есть просто не повезло с погодой. Только вот в суде выяснилось:
-
паводка в том районе вообще не было, помещение даже не попало в зону ЧС, т.е. не было оснований выдавать справку о затоплении (кто ее выдал – отдельный вопрос для следственных органов и прокуратуры);
-
следов короткого замыкания не зафиксировано, и компьютер сломался не сам по себе, а был сломан намеренно;
-
подотчетные суммы были потрачены на бензин, ТО и ремонт авто – правда, у компании не было ни одного автомобиля – ни на балансе, ни в аренде.
В общем, классический схематоз и уход от «зарплатных» налогов. Несмотря на то что компания упорно судилась и дошла даже до ВС, все было бессмысленно (определение ВС от 17.03.2023 № 303-ЭС22-29414).
Документы появляются «вдруг»
Вот еще один весьма креативный кейс. ИФНС выявила, что за директором числится подотчет порядка 6,5 млн руб., и нет никаких доказательств, подтверждающих расходование на бизнес. Налоговики попросили представить документы – получили только кассовую книгу. Этого оказалось достаточно только для доначисления НДФЛ, взносов, пеней и штрафа. Тогда фирма идет жаловаться в УФНС – и вуаля, как по волшебству материализуются документы: договоры денежного займа между фирмой и директором, ПКО, РКО. Правда, и УФНС, и в дальнейшем суд критически отнеслись к этому, поскольку при проверке указанных документов явно не было (постановление Двенадцатого ААС от 01.03.2023, дело № А12-10161/2022), их «нарисовали» позже.
К вопросу о поддельных документах. Довольно часто после того, как под отчет набрано достаточно много, для приличия начинают «рисовать» авансовые отчеты, первички. Но налоговики не склонны к легковерию и все равно доначисляют налоги, пени, штрафы. Выиграть дело 100% не получится, если к тому же выясняется, что (см., например, решение АС Свердловской области от 03.12.2020, дело № А60-40211/2020):
-
чек выдан несуществующей организацией;
-
квитанция на оплату гостиничного номера не подписана администратором;
-
одно и то же подотчетное лицо (наверное, иллюзионист, хотя по документам руководитель ООО, занимающегося взрывными работами) умудрилось проживать одновременно в двух отелях, причем в разных городах.
Как не попасть на штрафы: три «нельзя» и пять правил
Запомните три «нельзя» (и донесите до руководства и подчиненных):
-
Нельзя № 1: тратить подотчетные суммы на цели, не связанные с бизнесом.
-
Нельзя № 2: тратить подотчетные суммы без получения подтверждающих документов. Внимание: подделывать документы нельзя тоже.
-
Нельзя № 3: не отражать в учете приобретенные на подотчетные средства товары (работы, услуги).
Это три безусловных «красных флага». А теперь приведем пять основных правил.
Правило № 1. Документы – вовремя и по правилам.
Приучите всех сдавать авансовые отчеты и документы к ним строго в сроки, обозначенные в ЛНА. Всегда проверяйте, чтобы суммы в отчете совпадали с суммами по документам, а сами документы соответствовали бизнес-целям. Проверяйте продавцов на сервисе ФНС «Прозрачный бизнес», чеки – на сервисе «Проверка чека». Чеки быстро выцветают – сразу делайте заверенные копии, а электронные чеки распечатывайте и храните.
Правило № 2. Траты – только по делу.
Даже если чеки идеальные, они должны подтверждать траты исключительно по работе.
Правило № 3. Деньги компании – не деньги директора.
К сожалению, об этом постоянно приходится напоминать, в особенности если директор еще и единственный участник (учредитель). Надо приучать руководство к мысли, что правила получения подотчета – для всех, в т.ч. и для топ-менеджеров.
Правило № 4. Под отчет – только «своим».
Нет, имеется в виду не родня директора, а штатный сотрудник или исполнитель по ГПД (без статуса ИП). Не стоит рисковать, давая подотчет самозанятым.
Правило № 5. Вернули подотчетные суммы – переведите их на счет.
Только после этого выдавайте подотчет снова.
Приходится констатировать, что даже все «нельзя» и правила не исключают того, что подотчетные средства «пропадают». Тогда необходимо принять меры к их взысканию: сначала попросить возместить добровольно, получить согласие, удерживать из зарплаты (не более 20% с одной выплаты). Если работник не желает решить вопрос миром, остается лишь привлекать к материальной ответственности и (или) судиться. Не желаете судиться – оформляйте прощение долга, при этом:
-
исчислите НДФЛ в день подписания соглашения о прощении;
-
удержите НДФЛ из будущих выплат (но не более 50% от выплаты, п. 4 ст. 226 НК);
-
начислите страховые взносы;
-
не учитывайте сумму прощенного долга в расходах (письмо Минфина от 14.03.2023 № 03-03-06/1/21456). Кстати, взносы, начисленные на сумму долга, в расходы включить можно (на основании подп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК).
Возможно, вам пригодится чек-лист для сотрудников, который поможет избежать ошибок при работе с подотчетом.
