Автоматическое распознавание документов в 1С: как это работает и зачем нужно

Компании ежедневно сталкиваются с десятками документов: счета, накладные, акты, договоры, универсальные передаточные документы (УПД) и многое другое. Ручной ввод информации из этих документов занимает время и повышает риск ошибок. Решить проблему помогает встроенный сервис распознавания документов в 1С.

Красимир Игнатов

Генеральный директор 1С франчайзи «Бизнес и Налоги» (программы 1С и автоматизация учета, онлайн-кассы и торговое оборудование)

просмотров

комментариев 0

Сервис использует технологии OCR (оптического распознавания символов) и машинного обучения, благодаря чему программа «видит» и «понимает» как печатные, так и рукописные тексты. Это значит, что даже отсканированные бумаги или фотографии документов можно быстро превратить в готовые электронные формы в 1С.

После распознавания система может автоматически создавать:

счета на оплату (полученные),
акты выполненных работ,
приходные накладные,
универсальные передаточные документы (УПД),
счета-фактуры.

Таким образом, рутинная работа по переносу данных сводится к минимуму.

Настроить сервис можно всего за пару шагов:

Перейдите в раздел «Настройки» (1) – «Интеграции» → «Распознавание документов» (2).
Установите флажок «Использовать распознавание документов» (3).

После этого в интерфейсе 1С появятся новые возможности:

в разделе «Продажи» (4) – пункт меню «Сервис» – «Распознавание документов» (5) (в «1С:Бухгалтерия предприятия»);
команда «Загрузить документы из сканов (фото)» (6) (в торговых конфигурациях).

При переходе по этим пунктам открывается главная форма сервиса – список задач, где вы сможете загружать и обрабатывать документы.

В интерфейсе распознавания документов, в левом верхнем углу, вы увидите статус подключения.

Чтобы начать работу:

Нажмите на кнопку «Подключить сервис», затем выберите «Начать использовать».
Авторизуйтесь под своим аккаунтом «1С:ИТС», если это необходимо.

Если в вашей базе уже включена интернет-поддержка «1С:ИТС», сервис доступен бесплатно на тестовый период.

После подключения в верхнем углу экрана будет отображаться ваш баланс и дата окончания теста. Это позволит контролировать использование сервиса и вовремя продлить доступ.

Загрузить документы в сервис можно прямо из рабочего места «Распознавание документов». Для этого нажмите кнопку «Добавить файлы» (1).

В открывшейся форме доступны два варианта:

просто перетащить файлы в рабочую область;
выбрать их вручную с компьютера через кнопку «Добавить» (2).

За один раз можно загрузить сразу несколько документов (3). Это удобно, если у вас, например, большой скан договора или архив с накладными.

Поддерживаемые форматы

Сервис умеет работать с наиболее распространенными типами файлов:

изображения: JPEG, PNG, BMP,
однострочные изображения: TIFF,
документы: PDF (в том числе многостраничные),
офисные файлы: MS Word и MS Excel,
архивы: ZIP (если внутри находятся файлы поддерживаемых форматов).

После того как вы загрузили файлы, сервис начнет их обработку. Скорость распознавания зависит от размера и качества документов.

Небольшие файлы обычно готовы уже через минуту-две.
Если документов много, можно спокойно переключиться на другие задачи и вернуться чуть позже – результаты сохраняются.

Все загруженные файлы отображаются в основном окне «Распознавание документов».

По мере обработки напротив каждого документа меняется статус – сначала «В обработке», а затем «Распознан». Это позволяет сразу понять, какие документы уже готовы к проверке, а какие еще находятся в очереди на распознавание.

Когда сервис завершает распознавание, следующим шагом становится проверка документа.

Перейти к результату можно прямо из рабочего места «Распознавание документов» – достаточно дважды щелкнуть по нужной строке.

Что делает система автоматически:

Определяет форму документа и его направление (поступление или реализация).
Заполняет основные реквизиты «шапки» и табличной части.

Как отображаются ошибки

Если какие-то данные не удалось распознать, они подсвечиваются красным цветом. В верхней панели также отображается счетчик ошибок (1) – общее количество незаполненных полей.

Причины подсветки могут быть разные:

в базе нет объекта с таким названием (например, новой номенклатуры или контрагента), и его нужно создать;
система нашла похожие варианты и отмечает поле как «неуверенно заполненное» – программа предлагает список совпадений с указанием процента уверенности (3).

При выборе реквизита на экране также подсвечивается исходное значение на скане, чтобы можно было быстро сверить данные.

Исправление данных

Для незаполненных реквизитов можно создать новый элемент (например, счет контрагента) прямо из формы (2).
Если система нашла похожие объекты, она предложит их как варианты для выбора.
В случае расхождений (например, сумма в документе не сходится) подсвечиваются соответствующие строки.

Чтобы ускорить дальнейшую работу, программа умеет запоминать выбранные соответствия (например, номенклатуру или контрагента) и подставлять их при следующем распознавании похожих документов.

Для этого в настройках сервиса (иконка шестеренки в рабочем пространстве сервиса) нужно включить опцию «Сохранять автоматически».

Кроме того, в этом разделе доступны полезные функции:

включение дополнительных автоматических действий при обработке документов;
настройка автоматического удаления устаревших сканов, чтобы база не засорялась лишними файлами.

После проверки и исправления ошибок можно сформировать документ в базе 1С. Тип создаваемого документа выбирается в выпадающем меню кнопки «Создать» – он зависит от распознанной формы и направления (поступление или реализация).