Расходы на обучение сотрудников: правила и ТОП-5 опасных ситуаций

Рассказываем, как оформлять все по закону, чтобы не нести расходы и не терять время на судебные тяжбы. Рассмотрим также некоторые потенциально опасные ситуации.

Учет расходов на обучение. Общие моменты

В «прибыльные» расходы можно включить расходы на программы повышения квалификации, профессиональную подготовку, переподготовку, а также на получение высшего и среднего профобразования. При соблюдении определенных условий расходы на обучение учитываются (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК):

Какую именно дату – зависит от применяемого метода учета доходов и расходов. Так, при кассовом методе расходы учитываются на дату фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК). При методе начисления расходы можно учесть (п. 7 ст. 272 НК):

Есть необходимые условия для безопасного учета расходов, которые должны соблюдаться одновременно (п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 264 НК):

Если договор заключил сам сотрудник (соискатель), то работодатель вправе возместить ему стоимость обучения. Однако включить эти суммы в расходы нельзя (см. письмо Минфина от 02.06.2025 № 03-03-06/3/54023).

Чтобы соблюсти требование о том, что расходы должны быть документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК), получите и храните:

Ученический договор: как оформлять, что с налогами и когда его переквалифицируют

Команда BIZNESINALOGI

668

13.08.2025

Учет расходов на УСН

На УСН с объектом «Доходы» расходы на обучение не учитываются (п. 1 ст. 346.18 НК).

На УСН с объектом «Доходы минус расходы» можно учесть затраты на обучение при соблюдении тех же условий, которые установлены для аналогичных «прибыльных» расходов (см. выше, а также подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК).

Необходимо хранить документы, которые подтверждают расходы на обучение, не менее четырех лет (п. 3 ст. 264 НК).

Какие документы нужны для учета расходов

Вне зависимости от того, направляется ли работник на повышение квалификации, для получения высшего или среднего профобразования, на другие виды обучения, очно или онлайн и т.п., – нужны как минимум приказ о направлении на обучение и договор с образовательной организацией. Можно также оформить:

Вот так, например, может выглядеть условие об обучении:

Если работник направляется на обучение с отрывом от производства, то ему необходимо выплатить средний заработок. Обучение в выходной день оформляют и оплачивают как работу в выходной (см., например, письмо московской ГИТ от 22.05.2023 № ПГ/11234/10-17273-ОБ/18-964). При обучении в другой местности оплачиваются и командировочные расходы.

Если работник уволится до истечения срока, предусмотренного трудовым договором или соглашением, по общему правилу он должен компенсировать затраты на обучение пропорционально неотработанному времени.

Входит ли учеба в общий трудовой стаж для пенсии

Команда BIZNESINALOGI

2443

04.03.2025

ТОП-5 опасных ситуаций

Рассмотрим наиболее опасные ситуации, при которых могут возникнуть проблемы с признанием расходов на обучение.

1. Отсутствие очевидной связи с деятельностью компании

Налоговые инспекторы часто отклоняют расходы на обучение, ссылаясь на отсутствие экономической обоснованности (нарушение требований п. 1 ст. 252 НК). Например, если бухгалтера отправили изучать МСФО, а компания не обязана отчитываться по международным стандартам, ИФНС может заявить, что затраты нецелевые.

Однако если связь между обучением и деятельностью компании есть, пусть и неочевидная, то суды встают на сторону бизнеса. В одном деле суд признал обоснованным обучение по МСФО, хотя налоговики ссылались на отсутствие обязанности налогоплательщика отчитываться по международным стандартам. Однако налогоплательщик представил доказательства того, что на период обучения организация была включена в план приватизации. А это означает, что организация могла попасть в сферу регулирования Федерального закона от 27.07.2010 № 208-ФЗ. Суд согласился с тем, что из стратегических соображений обучение было необходимо (см. постановление АС Северо-Кавказского округа от 07.10.2014 по делу № А53-10005/2013).

2. Сотрудник заключил договор от своего имени

Согласно п. 3 ст. 264 НК, расходы на обучение учитываются только в том случае, если договор заключен от имени организации. Раньше Минфин в принципе допускал компенсацию личных расходов сотрудника на обучение (письмо от 17.02.2012 № 03-03-06/1/90), но сейчас позиция жесткая: если договор подписан самим работником, то даже при реальной оплате компанией такие затраты не признаются (см., например, письмо от 17.08.2022 № 03-03-06/1/80270).

Решение: всегда заключайте договор напрямую с образовательной организацией от имени юрлица. Никаких личных договоров и последующей компенсации.

3. Нет диплома – нет расходов

Инспекторы часто требуют «корочки» (дипломы, сертификаты или удостоверения) как доказательство факта обучения. Без них расходы могут быть сняты. Финансисты не раз указывали на то, что если нет удостоверений, сертификатов, дипломов – значит, услуга не оказана (см. разъяснения, направленные письмами от 21.04.2010 № 03-03-06/2/77, от 28.02.2007 № 03-03-06/1/137 и др.).

Однако суды напоминают о том, что НК РФ не требует диплома или иной «корочки». Достаточно договора, акта, приказа о направлении на обучение, а отсутствие диплома (другого аналогичного документа) у сотрудника – не основание для снятия расходов (постановление Девятого ААС от 13.03.2012 № 09АП-3920/2012-АК).

4. Признавать расходы сразу

Расходы признаются в периоде возникновения. Затраты на обучение сотрудников – это прочие расходы. Поэтому период осуществления затрат на обучение определяется по правилам подп. 3 п. 7 ст. 272 НК, т.е. на одну из дат:

5. Обучение у физического лица (даже ИП с лицензией)

Даже если это не просто физическое лицо, а ИП с образовательной лицензией, п. 3 ст. 264 НК говорит именно о юрлицах. Минфин напоминает: затраты на обучение у ИП не должны учитываться (письмо от 27.03.2006 № 03-03-05/4). И суды поддерживают эту точку зрения: так, фирма заключала договоры на обучение иностранному языку с частными преподавателями, и суд согласился с тем, что расходы необоснованны (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.03.2011, дело № А56-32186/2010).

Итак, договор надо заключать от имени компании, выбирать необходимо исполнителя – образовательную организацию с лицензией. Меньше проблем возникает при обучении штатного сотрудника. Обязательно получайте и храните документы, подтверждающие не только процесс обучения, но и его результат.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)