Образец заполнения транспортной накладной

Транспортная накладная – основной перевозочный документ. Разберем, кто составляет документ, какие информацию и обязательные реквизиты нужно отразить в этом документе, и приведем пример заполнения.

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

просмотра

комментариев 0

Транспортная накладная является первичным учетным документом и подтверждает непосредственно заключение договора перевозки груза (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012, чч. 1, 2 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Таким образом, при заключении договора на перевозку грузов автомобильным транспортом необходимо оформлять транспортную накладную, где грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия перевозки.

Транспортную накладную оформляет грузоотправитель (организация, заказавшая перевозку груза), если иное не предусмотрено договором перевозки. При этом стороны могут согласовать в договоре, что обязанность по оформлению накладной возлагается на перевозчика (ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200).

Транспортная накладная оформляется в двух случаях:

Товар (груз) покупателю доставляет сторонняя транспортная компания.
У продавца (поставщика) есть собственный транспорт и он доставляет товар (груз) покупателю самостоятельно.

Во втором случае есть важный момент: стоимость доставки в договоре купли-продажи (поставки) должна быть указана отдельно от стоимости товара.

Если стоимость доставки товаров в договоре поставки включена в стоимость товаров и не указана отдельно, то транспортная накладная не оформляется.

При оформлении транспортной накладной нет необходимости оформлять товарно-транспортную накладную (форма 1-Т, утв. постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78), которую раньше использовали как первичный учетный документ для учета движения ТМЦ.

В настоящее время товарно-транспортная накладная (ТТН) в обязательном порядке оформляется при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции независимо от вида транспорта и того, кто осуществляет перевозку – производитель, перевозчик или покупатель. Это требование обусловлено тем, что ТТН является одним из основных сопроводительных документов, подтверждающих законность производства и оборота данной продукции (подп. 1 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ, информация Росалкогольрегулирования от 10.08.2021, письмо Минфина от 07.09.2021 № 27-05-16/72440).

В остальных случаях достаточно только транспортной накладной.

В бухгалтерском и налоговом учете товарная накладная нужна для подтверждения расходов в виде договорной стоимости товаров и расходов на доставку товаров по договору перевозки.

При оформлении транспортной накладной в бумажном виде используется унифицированная форма, приведенная в Правилах перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200). Для электронного варианта используют формат, утвержденный приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Документ заполняется в трех экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Грузоотправителем и перевозчиком может быть одно и то же лицо.

Порядок оформления транспортной накладной приведен в разд. IX Правил перевозок грузов автомобильным транспортом. В «шапке» формы заполняется дата и номер документа, дата и номер заявки (заказа). Далее заполняются 12 разделов:

Грузоотправитель.
Грузополучатель.
Груз.
Сопроводительные документы на груз (при наличии).
Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки.
Перевозчик.
Транспортное средство.
Прием груза.
Переадресовка (при наличии).
Выдача груза.
Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости).
Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости).

Транспортную накладную в электронном виде можно оформлять по договоренности всех участников грузоперевозки (грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя) (ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, п. 10 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

При заполнении электронных транспортных накладных руководствуются общим порядком заполнения, а также Правилами представления информации в ГИС электронных перевозочных документов (постановление Правительства от 03.03.2022 № 281) и Правилами обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, направления таких документов и сведений в ГИС (постановление Правительства от 21.05.2022 № 931).

Обратите внимание, что согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ с 1 сентября 2026 г. для всех отраслей станет обязательным использование электронной транспортной накладной.

Цепочка заполнения транспортной накладной участниками грузоперевозки

Шаг 1. Грузоотправитель формирует транспортную накладную в электронном виде либо в своей учетной системе, либо напрямую в информационной системе электронных перевозочных документов (ЭПД) через оператора. После внесения всех сведений о предстоящей перевозке документ подписывается электронной подписью и направляется оператору системы ЭПД. Впоследствии электронная накладная становится доступна перевозчику (водителю) и грузополучателю.

Шаг 2. Перевозчик проверяет сведения, указанные грузоотправителем, подтверждает приемку груза и подписывает электронную транспортную накладную. При необходимости он вносит в соответствующие разделы документа данные о переадресации груза, а также о замене водителя и (или) транспортного средства.

Шаг 3. Грузополучатель, получив груз, подтверждает его приемку и также заверяет транспортную накладную своей электронной подписью.

Шаг 4. Перевозчик подтверждает факт передачи груза и повторно подписывает документ.