Регламент проверки контрагентов: зачем нужен, как составить и пример для скачивания
Отсутствие положения (или регламента) о проверке контрагентов формально не наказуемо, штрафов за это нет. Однако данный документ нужен для оптимизации процессов проверки контрагентов. Без него растет риск того, что сотрудники упустят какой-то важный момент, в результате чего будет заключена сделка с недобросовестным партнером. Если в этой связи у налоговиков возникнут претензии, то отсутствие положения или регламента проверки станет еще одним подтверждением, что вы не проявили должной осмотрительности, которую должны проявлять, в том числе тщательно проверяя контрагентов (см., например, письмо ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@).
И вот это уже может обернуться повышенным вниманием со стороны налоговиков и, при неблагоприятном развитии событий, доначислениями, пенями, штрафами, блокировкой счетов, да и вообще испорченной репутацией.
Вот почему надо разработать и внедрить положение или регламент проверки контрагентов, закрепив в нем все необходимые условия и процедуры.
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
1316
просмотров
Что такое должная осмотрительность и как ее проявить
НК не содержит ни определения должной осмотрительности, ни критериев для ее проявления или непроявления, ни конкретного перечня действий и документов, которые могут ее подтвердить.
ФНС, отвечая на просьбы налогоплательщиков прояснить ситуацию, как правило (см., например, письмо от 18.05.2018 № ЕД-4-2/9521), рекомендует принимать во внимание отсутствие:
документального подтверждения полномочий руководителя контрагента (его представителя);
копий документов, удостоверяющих его личность;
информации о фактическом месте нахождения контрагента;
данных о производственных и (или) торговых площадях;
информации о регистрации в ЕГРЮЛ, ЕГРИП;
очевидных свидетельств возможности реального выполнения контрагентом условий договора. Также нельзя оставлять без внимания и обоснованные сомнения в этом (учитывая время, необходимое на доставку, производство товара, выполнение работ, оказание услуг).
В общем, налогоплательщику придется проявлять здоровую «паранойю», т.е. подозрительность, потому что, как справедливо отмечает ФНС, предпринимательская деятельность осуществляется самостоятельно и на свой риск, и налоговики не несут ответственности ни за выбор вами контрагентов, ни за его возможные неблагоприятные последствия, в т.ч. налоговые. На это указано в письме ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060 (скачать его можно тут). В нем же указано, что должная осмотрительность при выборе контрагента – обязательный и самостоятельный тест для определения правомерности или неправомерности налоговой выгоды.
Полноценная проверка контрагента должна заключаться не только в сборе и анализе регистрационных сведений, сведений о производственных мощностях и численности персонала, но и в проверке его деловой репутации, исполнения им обязательств перед другими лицами, платежеспособности и т.д. (п. 15 указ. письма).
Если налогоплательщик сможет подтвердить, что:
при выборе контрагента проявил должную осмотрительность;
не было выявлено обстоятельств, которые характеризовали бы контрагента как «техническую» компанию;
он не преследовал цели получения выгоды за счет бюджета,
то даже при недобросовестности контрагента сохранит право учесть расходы, применить налоговые вычеты по спорной сделке (п. 20 указ. письма).
Итак, чем толще досье на ваших контрагентов, тем проще вам будет доказать свою осмотрительность и добросовестность. И регламент проверки контрагентов – незаменимый инструмент для этого.
Что должен содержать регламент проверки контрагентов?
Поскольку этот документ призван формализовать процесс сбора, анализа, хранения данных о потенциальных контрагентах до начала сотрудничества, то в нем должны быть четкие указания на то:
откуда брать актуальную информацию о партнере;
какие именно сведения нужны для полноценного анализа;
каковы критерии оценки полученных данных;
какова глубина проверки. Например, при цене договора до 10 000 руб. нет необходимости проводить такой же тщательный анализ, как при многомиллионной сделке, и т.д.
В результате должен получиться четкий алгоритм, как сформировать такое досье на каждого контрагента, чтобы у налоговиков не возникло ни тени сомнения в том, что организация проявила должную осмотрительность и осторожность при выборе бизнес-партнера.
Ни форма регламента, ни требования к его содержанию нормативно не установлены, так что придется разрабатывать и утверждать его самостоятельно.
Дадим ряд практических рекомендаций. Так, к общим элементам регламента можно отнести следующие.
1. Минимальные критерии, которым должен соответствовать контрагент
Например:
наличие регистрации в налоговом органе, отсутствие в госреестрах записей о недостоверности сведений;
отсутствие задолженностей перед бюджетом;
отсутствие активных споров в арбитражах;
осуществление профильной деятельности в соответствии с ОКВЭД, лицензиями, сертификатами и т.п.
2. Алгоритм проверочных действий
Например:
сбор информации из открытых источников;
запрос документов у потенциального контрагента;
анализ полученных данных;
формирование досье;
подготовка отчета;
составление, представление докладной (служебной) записки;
принятие решения о сотрудничестве с данным контрагентом.
3. Инструменты самостоятельной проверки
Следует указать, какие источники получения информации используются: открытые внешние сервисы, базы данных и т.д. Для формирования более или менее полного представления о благонадежности бизнес-партнера следует получить данные со следующих ресурсов:
интернет-сервис ФНС «Прозрачный бизнес» – тут можно получить сведения и выписки, данные по налогам, доходам, задолженностям, нарушениям, о среднесписочной численности, применении спецрежимов, ОКВЭД, адресах и т.п.;
ГИРБО – данные о материальном положении контрагента, выручке за последние три года, наличии ОС;
Банк данных исполнительных производств ФССП – тут можно убедиться в том, что контрагент не входит в число должников, которые не погасили долги, взысканные в судебном порядке;
Госуслуги, сервис «Проверка действительности паспорта» – тут после авторизации можно убедиться в корректности паспортных данных руководителя, учредителя бизнеса, представителя.
Источники могут быть и другими. В частности, надо изучить корпоративный сайт потенциального контрагента, общий информационный фон в интернете (суды принимают в качестве доказательств и эти сведения, см., например, решение АС г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области от 12.12.2014 по делу № А56-55281/2014).
4. Перечень запрашиваемых документов, информации
Необходимо указать, какие документы должны быть представлены контрагентом, в каких формах (подлинники, копии). В частности:
свидетельство о постановке на налоговый учет;
решение (протокол) о назначении, продлении полномочий руководителя контрагента;
паспорт руководителя;
документы о достоверности сведений об адресе контрагента или его обособленных подразделений (выписки из ЕГРН, договоры аренды, субаренды, безвозмездного пользования и т.п.);
документы об имуществе – предмете сделки;
документы о наличии у контрагента ОС, персонала и т.п.
5. Порядок хранения полученной информации
Сроки хранения досье контрагентов нормативно не определены. Полагаем, что пяти лет будет достаточно (с учетом срока, установленного ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Отсчет логично вести с даты (периода) истечения срока действия договора с данным контрагентом. Сохраняйте также деловую переписку с контрагентом, контакты руководства и т.п.
6. Ответственные лица
Стоит определить, кто в компании отвечает за проверку контрагентов и соблюдение регламента. Можно указать сразу несколько должностей, отделов и распределить функционал. Как правило, в реализации должной осмотрительности задействованы в разной степени: отдел безопасности, юристы, финансовая служба, бухгалтерия, отдел снабжения, продаж и т.п.
Как оформить и утвердить регламент
За основу можно взять наш образец (см. ниже) и доработать его под специфику вашего вида деятельности. Также наверняка потребуется утвердить необходимые шаблоны, например:
перечень документов, которые необходимо запросить у контрагента;
бланк письма-запроса;
бланк отчета по итогам проверки и т.д.
Дальнейшие движения проекта зависят от того, как у вас утверждаются локальные нормативные акты. Например, проект проходит согласование в бухгалтерии, у юристов, в отделе безопасности и т.п. В любом случае окончательно регламент утверждается приказом руководителя, и всех заинтересованных лиц надо ознакомить под подпись. Будет нелишним провести обучение (инструктаж) по применению регламента на практике и зафиксировать его положительные результаты.
Далее документ хранится в доступном для ознакомления месте (например, в электронном виде в корпоративном облачном хранилище), и как минимум раз в год его рекомендуется пересматривать, при необходимости обновлять, приводя в соответствие с изменениями законодательства и потребностями бизнеса.
Образец регламента проверки контрагентов
Предлагаем для скачивания вариант регламента, в котором учтены требования НК и рекомендации ФНС, в т.ч. изложенные в письме от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060.
Тщательно проработайте проект, поскольку регламент нужен в первую очередь налогоплательщику. Помимо формирования доказательственной базы для диалога с налоговиками он позволит организовать процессы выбора контрагентов, ускорить работу, сделать ее безопасной, защитить от доначислений, штрафов, пеней, возможных убытков.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Не совсем. Понятие коммерческой осмотрительности, или стандарта осмотрительного поведения в гражданском (хозяйственном) обороте, установлено письмом ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060. Оно является более широким по сравнению с понятием должной осмотрительности, термином, который ранее применялся в арбитражной практике. В соответствии с требованиями коммерческой осмотрительности (п. 15 указ. письма ФНС), на налогоплательщике лежит необходимость не только собрать и изучить сведения о контрагенте, но и оценить, сможет ли он реально исполнить свои обязательства по заключаемой сделке.
Закон не устанавливает жестких требований к форме и содержанию данного локального документа. Рекомендуется указать:
цели и задачи;
пошаговый алгоритм действий по проверке контрагентов;
перечень документов и сведений, которые нужно собрать;
инструменты и источники получения информации;
критерии оценки полученных сведений;
сроки проведения проверки;
ответственное за процедуру лицо из числа сотрудников;
порядок и условия хранения досье (информации) на бизнес-партнеров.
Каких-либо санкций ни за отсутствие ЛНА, в котором прописаны процессы проверки контрагентов, ни за заключение договора с недобросовестным лицом не предусмотрено.
