Как закрыть ИП: пошаговая инструкция, что нужно сделать и как избежать проблем

Начнем с того, что выражение «закрыть ИП» не совсем корректное. В нормативно-правовых актах есть другая, правильная формулировка. Так, статьей 22.3 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ регламентирован порядок закрытия ИП как процесс государственной регистрации при прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя.

В разговорной речи мы не можем себе позволить всегда произносить эту длинную фразу, поэтому будем говорить «закрытие ИП», подразумевая именно госрегистрацию прекращения физлицом деятельности в качестве ИП.

Шаг 1. Уволить всех работников при их наличии

Об увольнении в связи с прекращением деятельности ИП нужно уведомить каждого работника. В срок, установленный в трудовом договоре, персонально и под подпись. Увольнению подлежат в том числе защищенные категории, т.е. беременные женщины и сотрудники в отпусках или на больничном. При прекращении деятельности ИП на его работников не распространяются гарантии, предусмотренные ч. 1 ст. 178, ч. 2 ст. 180, ч. 2 ст. 292, чч. 2, 3 ст. 296, ч. 1 ст. 318 ТК.

С приказом об увольнении следует ознакомить каждого сотрудника под подпись. Объем и виды выплат при увольнении, сроки предупреждения об увольнении, размер и случаи выплаты выходного пособия определяются в соответствии с трудовым договором (ч. 2 ст. 307 ТК).

При увольнении работников ИП также должен выплатить им зарплату и денежную компенсацию за неиспользованный отпуск в день увольнения.

Шаг 2. Если у вас есть касса, ее нужно снять с учета в ИФНС

Есть два способа снятия с учета ККТ при закрытии бизнеса ИП:

После закрытия ИП налоговая должна сама снять кассу с учета (по записи о прекращении деятельности ИП в ЕГРИП), как указано в п. 18 ст. 4.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Но так бывает не всегда. Иногда на практике налоговой сложно снять кассу с учета, по техническим причинам возникают препятствия. В дальнейшем эту процедуру завершить сложно. Затруднительно будет и перепродать такую кассу, потому что фискальный накопитель остается зарегистрированным на ликвидируемом ИП.

Чтобы избежать возможных проблем, лучше самостоятельно снять кассу с учета. Это легко сделать с помощью КЭП в личном кабинете индивидуального предпринимателя, в котором формируется заявление по форме из приказа ФНС от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@.

Шаг 3. Представить отчетность по сотрудникам

Необходимо представить в территориальный налоговый орган:

1. расчет по страховым взносам (форму РСВ) за период с начала расчетного периода по день представления указанного расчета включительно (п. 1 ст. 423, п. 15 ст. 431 НК);
2. расчет 6-НДФЛ. Для 6-НДФЛ специальных сроков сдачи при закрытии ИП не установлено;
3. персонифицированные сведения о физических лицах – форму по КНД 1151162 (включающую персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу) (п. 7 ст. 431 НК).

В СФР в случае прекращения деятельности нужно сдать сведения персонифицированного учета в составе единой формы ЕФС-1, которая утверждена приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 (пп. 1, 15 ст. 22.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ):

Данную отчетность нужно сдать до закрытия ИП. Остальная отчетность, о которой мы поговорим ниже, сдается после закрытия ИП.

Шаг 4. Перечислите налоговые платежи через ЕНС

Безопаснее уплатить налоги не позднее даты исключения ИП из ЕГРИП. Лучше пополнить единый налоговый счет заранее, чтобы избежать проблем после закрытия ИП.

Если ИП закроется при наличии недоимки, то обязанность погасить ее сохраняется за физлицом (постановление КС от 23.06.2022 № 26-П, письмо Минфина от 14.12.2016 № 03-04-05/74868). Поэтому заранее посчитайте сумму налога к уплате и пополните единый налоговый счет на эти суммы, чтобы не забыть о налогах и избежать наказания.

Рассчитать страховые взносы можно с помощью онлайн-сервиса ФНС. Расчет взносов производится за период с начала года по дату внесения записи о закрытии ИП в ЕГРИП. Уплатить их, соответственно, нужно не позднее 15 календарных дней после этого (ст. 430, п. 5 ст. 432 НК).

Когда сальдо на ЕНС будет положительным – в том размере, который нужен для перечисления всех необходимых платежей, вы сможете перейти к регистрации прекращения деятельности ИП, то есть непосредственно к закрытию ИП.

Шаг 5. Подайте заявление в налоговую о закрытии ИП

В случае прекращения деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя снятие его с учета в налоговых органах осуществляется на основании сведений, содержащихся в ЕГРИП (п. 5 ст. 84 НК).

Заявление нужно подать в регистрирующую ИФНС, то есть в ту, в которой вы регистрировались. Если у ИП есть электронная подпись (КЭП), то проще всего подать заявление через онлайн-сервис ФНС или личный кабинет ИП.

Если вы снимаетесь с учета через сайт налоговой инспекции, то необходимо заполнить анкету на прекращение деятельности в качестве индивидуального предпринимателя (заявление по форме № Р26001) и без уплаты госпошлины подписать документы КЭП. Нужно также приложить к заявлению паспорт.

ИФНС снимет физлицо с учета в качестве ИП в течение пяти рабочих дней со дня представления документов в инспекцию (п. 1 ст. 8, п. 8 ст. 22.3 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Обратите внимание, что сниматься с регистрации в СФР не нужно. Социальный фонд получит информацию из ФНС.

Шаг 6. Сдать налоговую отчетность

После того как ИП исключили из ЕГРИП, нужно сдать налоговую отчетность.

Если ИП применял спецрежим ЕСХН, то соответствующую декларацию нужно сдать не позднее 25-го числа, следующего после закрытия месяца (п. 1 ст. 346.7, подп. 2 п. 2 ст. 346.10 НК).

Если ИП применял спецрежим УСН, то при закрытии ИП декларация по УСН представляется в срок не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором прекращена деятельность (п. 2 ст. 346.23 НК).

Отметим, что в ст. 346.23 НК установлены два срока сдачи декларации: при добровольном прекращении работы ИП на упрощенке декларация подается до 25-го числа месяца, следующего за месяцем прекращения такой деятельности, а в случае утраты права применять УСН – до 25-го числа первого месяца в новом квартале. Другого срока для ИП, которые в принципе снимаются с учета, не установлено.

Если ИП вел деятельность на общей системе налогообложения, то надо довольно быстро сдать декларацию 3-НДФЛ – на это дается пять рабочих дней после исключения из ЕГРИП (п. 6 ст. 6.1, ст. 216, п. 3 ст. 229 НК, п. 9 ст. 22.3 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ, письмо ФНС от 13.01.2016 № БС-4-11/114@).

При применении патентной системы налогообложения, АУСН или при уплате НПД сдавать соответствующую декларацию не нужно, потому что на этих режимах нет обязанности сдавать налоговую отчетность (ст. 346.52 НК, ст. 13 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, ст. 13 Федерального закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ).

Шаг 7. Закрыть расчетный счет в банке

Убедитесь, что за вами не числятся долги перед налоговой и другими государственными ведомствами. Рассчитайтесь с банком: открыли кредит – погасите его досрочно, оплатите расчетно-кассовое обслуживание. После этого можете обнулить счет и прекратить договор обслуживания с банком.

Шаг 8. Хранить документы

Это то, о чем многие забывают. Особенно важно сохранить налоговые регистры после утраты статуса ИП. ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Сроки хранения документов установлены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Налоговым кодексом (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК), п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ установлен минимальный срок хранения бухгалтерских и налоговых документов – в течение пяти лет.