Образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме № Т-12

Работодатель обязан учитывать фактически отработанное время каждого сотрудника (ст. 91 ТК). Учетные формы можно разработать самостоятельно, но проще применять для этой цели готовые унифицированные – № Т-12 или № Т-13, и большинство работодателей по-прежнему пользуются ими для учета рабочего времени (либо в оригинальном виде, либо с незначительными изменениями).

Форма № Т-12 не только предназначена для учета рабочего времени, но и может быть применена при ручном расчете заработной платы, поэтому содержит дополнительный раздел и имеет больший объем, чем форма № Т-13.

Если учет рабочего времени и расчеты по оплате труда ведутся отдельно, допускается использовать только вторую страницу формы – раздел 1 «Учет рабочего времени» – в качестве самостоятельного документа. При этом раздел 2 «Расчеты с персоналом по оплате труда» можно не заполнять (абз. 1 разд. 2 указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, далее – Указания).

Вести табель можно как в бумажной форме с ежемесячной распечаткой, так и исключительно в электронном виде, при условии что у всех лиц, подписывающих табель, имеется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Как заполнить раздел 1 «Учет рабочего времени»

В графе 2 табеля указываются фамилия, имя, отчество сотрудника, а также его должность (профессия, специальность), в графе 3 – табельный номер сотрудника.

Все сведения в графы «Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» необходимо вносить на основании надлежаще оформленных документов, например, приказов о предоставлении отпуска, привлечении к работе в выходной день, больничных листов и других (абз. 3 разд. 2 Указаний).

Учет рабочего времени по каждому работнику ведите ежедневно с использованием условных обозначений (кодов). Для этого можно применять один из двух методов:

Рекомендуется зафиксировать выбранный способ учета в локальном нормативном акте, например в положении о табельном учете (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК).

При заполнении граф 5 и 7 в верхней строке указывайте количество отработанных дней, в нижней строке – количество часов, отработанных за первую и вторую половину месяца соответственно (абз. 8 разд. 2 Указаний).

При сплошной регистрации в графы 4 и 6 формы № Т-12 вносите в верхнюю строку код явки или неявки, а в нижнюю – количество отработанных или неотработанных часов (если они учитываются). Если неявка фиксируется в днях (отпуск, больничный и т.п.), указывайте только код в верхней строке, нижнюю оставляйте пустой.

Такой способ учета особенно практичен при суммированном учете рабочего времени, когда продолжительность смен может различаться.

При методе регистрации только отклонений в графах 4 и 6 указывайте в верхней строке код отклонения, а в нижней – часы (если нужно). Если отклонение связано с неявкой на работу в днях (отпуск, больничный и т.п.), нижнюю строку не заполняйте.

При нескольких отклонениях за день используйте все коды – через дробь или в добавочной строке. Например, при работе в выходной и в ночное время: «РВ»/«Н» (или «03»/«02») в верхней строке, часы – в нижней.

Такой способ удобен при стабильной продолжительности рабочего дня, например при пятидневке с восьмичасовым графиком.

Готовый табель должен быть подписан:

Как заполнить раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда»

Согласно Указаниям, если для всех работников установлен одинаковый вид оплаты и корреспондирующий счет, заполняются графы 18–22, если у каждого работника они разные – заполняются графы 18–34.

При заполнении графы «Код» в разделе 2 формы учитывайте, что единый перечень кодов по оплате труда нормативно не установлен. Вы можете разработать его самостоятельно, например, закрепив в положении о табельном учете. В качестве основы допустимо использовать коды видов доходов, утвержденные приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Ниже приводим пример заполнения табеля по форме № Т-12 с использованием метода сплошной регистрации – наиболее распространенного на практике способа фиксации рабочего времени.