Образец акта об уничтожении документов

Сроки хранения документов организации устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6, чч. 1, 1.1 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. В зависимости от типа документов сроки составляют не менее пяти лет после окончания отчетного года (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК).

Документы, срок хранения которых завершился по состоянию на 1 января текущего года, подлежат уничтожению на основании экспертизы их ценности (п. 14 правил хранения документов, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, далее – Правила хранения документов). Если для уничтожения документов вы привлекли стороннюю организацию, то сохраните накладную, которая подтвердит факт списания. Но если вы делаете это самостоятельно, тогда необходимо оформить акт об уничтожении документов.

Краткая инструкция: как уничтожить документы за три шага

Шаг 1. Проведите ежегодную экспертизу ценности, где должны быть выявлены документы с истекшими сроками хранения (пп. 16, 20, 22 Правил хранения документов). Составьте проект акта об уничтожении документов.

Шаг 2. Вы должны самостоятельно уничтожить документы, содержащие информацию ограниченного доступа. Например, их можно механически измельчить с помощью шредера. Остальные документы можете передать в организацию, которая перерабатывает вторсырье.

Шаг 3. Бумажные отходы следует передать организации, осуществляющей переработку вторичного сырья (п. 31 Правил хранения документов). Необходимо составить подтверждающий документ, свидетельствующий об утилизации документов. Таким документом может служить, например, акт об уничтожении документов.

Такой акт составляется в произвольной форме. Он может содержать информацию с учетом обязательных реквизитов по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: