Как внести изменения в штатное расписание
Кадры
09.07.2025
Поделиться
Кадры
09.07.2025
Поделиться

Как внести изменения в штатное расписание

Есть работодатели, которые считают штатные расписания пережитком, формальностью и думают, что можно их перекроить в любой момент. А ведь это путь к претензиям, проверкам, судебным разбирательствам. Подготовили практический гайд с лайфхаками, примерами и юридическими нюансами.

Команда BIZNESINALOGI
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
55
просмотров

И сразу ответ на распространенный вопрос: кому оно нужно, штатное расписание? Всем. Штатное расписание – это ЛНА, который определяет структуру работодателя, содержит список должностей, указание на численность и зарплаты.

Узнайте о том, как составить штатное расписание без ошибок, в другом нашем материале.

Штатное расписание могут не формировать микропредприятия (ИП, фирмы), отказавшиеся полностью или в части от принятия ЛНА, а также физические лица – работодатели без статуса ИП (ст. 8, 309.2 ТК).

Остальным отсутствие штатного расписания может грозить штрафами как за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП): до 5 000 руб. – для ИП, до 50 000 руб. – для фирм.

Штатное расписание надо поддерживать в актуальном состоянии. Требуется внести изменения в штатное расписание, если вы, например:

  • упразднили подразделение, должность, отдел;
  • ввели новые штатные единицы (единицу);
  • сокращаете численность;
  • изменяете оклады;
  • переименовываете должности (отделы, подразделения).

Способ изменения штатного расписания выбирает работодатель, у него два основных варианта:

  • издать приказ, в тексте которого будут отражены новшества;
  • утвердить новое штатное расписание.

По логике, удобнее каждый раз утверждать новый вариант штатного расписания, чтобы потом не было путаницы с многочисленными приказами.

Чтобы не путаться с приказами, достаточно в штатном расписании (в графе примечаний) делать отметки с реквизитами документов, изменяющих положения, касающиеся тех или иных должностей.

Если работников немного, этот вопрос не особо актуален (можно ознакомить и всех). Но если сотрудников десятки, тысячи, то на ознакомление под собственноручную подпись (если не внедрен кадровый ЭДО) уйдет масса времени и ресурсов.

При приеме на работу обязательно надо знакомить трудящихся с ЛНА, которые касаются деятельности работника, т.е. с «непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором» (ст. 68 ТК). Но и в процессе работы действует аналогичное правило: «Работодатель обязан... знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью» (ст. 22 ТК).

На портале Роструда можно найти консультации, в которых утверждают, что штатное расписание не является ЛНА, непосредственно связанным с трудовой деятельностью работника (?!). См., например, вопросы № 142391 от 12.01.2021, № 142486 от 13.01.2021. Помните, эти разъяснения — не нормативный акт!

Считаем, что надо знакомить работника с выпиской из штатного расписания, которая содержит положения, касающиеся его самого. Именно с выпиской, а не со всем штатным расписанием, чтобы не нарушать конфиденциальность ПД других сотрудников.

Если издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, то с ним знакомят не только работников, которых новшества касаются, но и кадровиков, бухгалтеров и других лиц, которые будут совершать действия, связанные с изменениями.

Вы решили ввести новую должность или добавить структурное подразделение, при этом не считаете нужным изменять все штатное расписание? Тогда достаточно издать соответствующий приказ. Общеобязательной формы нет, можете разработать свою.

Например, ООО «Профит» необходимо ввести в оргструктуру отдела дебиторской задолженности еще трех бухгалтеров. В приказе можно написать следующее: «Ввести в отдел дебиторской задолженности штатные единицы: бухгалтер – 3 шт. ед., должностной оклад – 55 500 руб.».

Традиционно приказ подписывает руководитель фирмы (или же лицо, обладающее соответствующими полномочиями). В случае расширения штатного расписания нет необходимости в ознакомлении с ним работников, поскольку еще нет лиц, трудовые права которых затрагиваются.

Отметим, что новая должность может быть введена и позже издания приказа. Например, приказ можно издать 23.06.2025, а ввести новые единицы – с 01.07.2025.

Тут надо четко понимать, что нельзя просто так взять и исключить из штатного расписания должности, которые заняты работниками. Такого рода «сокращение штатов» – подсудное дело.

Итак, если вы удаляете из штатного расписания свободные должности или исключаете структурные подразделения, то это не сокращение численности (штата), т.е. не основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК).

Общеобязательной формы приказа об исключении позиций из штатного расписания не существует, можно сформулировать его самостоятельно. Поскольку мы не вводим единицу, а исключаем ее, нет необходимости указывать зарплату (оклад), так что текст может быть примерно таким: «В целях оптимизации организационной структуры... исключить из отдела дебиторской задолженности следующие штатные единицы:

бухгалтер – 3 шт. ед.».

Другое дело, если вы в самом деле собираетесь:

  • сократить одну или несколько должностей (сокращение штатов);
  • уменьшить количество работников, занимающих определенную должность.

Скажем, из трех бухгалтеров оставить двух (сокращение численности).

Тут надо соблюсти процедуру увольнения, в т.ч.:

  • издать приказ о сокращении;
  • выяснить, кого сокращать нельзя;
  • учесть наличие у тех или иных лиц преимущественного права остаться на работе;
  • уведомить увольняемых, службу занятости, профсоюз (при наличии);
  • предложить вакансии и т.п.

Если вы собираетесь запустить именно эту процедуру, то имеет смысл заранее исключить из штатного расписания вакантные должности. Потому что если вы начнете сокращение и одновременно исключите вакантные должности из штатного расписания (не предложив их сокращаемым работникам), то велик риск, что суд усмотрит в этом несоблюдение процедуры увольнения по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК.

Значит, приказ об исключении позиций из штатного расписания в связи с грядущим сокращением численности (штата) надо издавать заранее. С учетом того, что о предстоящем сокращении по общему правилу уведомляют не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК), то и приказ должен быть издан не менее чем за два месяца до внесения изменений в штатное расписание.

Например, если сокращение назначено на 15 мая 2025 г., то приказ должен быть издан не позднее 14 марта 2025 г.

И не следует сначала сокращать человека, исключив его должность из штатного расписания, а потом включать в штатное расписание позицию, обязанности по которой аналогичны сокращенной должности. Суд может счесть, что у работодателя не было оснований для увольнения по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК, поскольку фактически сокращения штата не произошло (см., например, апелляционное определение Ставропольского крайсуда от 24.07.2018, дело № 33-5743/2018).

Оклад, т.е. размер оплаты труда – это существенное условие трудового договора. В одностороннем порядке работодатель может его изменить только при наличии веских причин: в случае изменения организационных (новации в структуре управления, изменение форм труда) или технологических (изменение старых или введение новых регламентов, внедрение других технологий производства, машин, станков, агрегатов, механизмов) условий труда.

В противном случае есть лишь один вариант: договариваться с сотрудниками. Например, работодатель видит, что прежний уровень зарплаты не может сохранить – принимает решение его сократить путем уменьшения нагрузки (введения неполного рабочего времени, почасовой оплаты, премиальной системы и т.п.). Тогда не менее чем за два месяца надо в письменной форме уведомить сотрудников о предстоящих изменениях и о том, что послужило этому причиной.

Если работник согласен, то надо зафиксировать новые условия в допсоглашении и подписать его. Потом можно издать приказ, который одновременно устанавливает оклад и вносит изменения в штатное расписание, например:

  1. Установить с 01.08.2025 менеджеру по продажам Лисовец В.А. оклад в размере 55 000 (пятьдесят пять тысяч) рублей.
  2. Внести с 01.08.2025 изменение в штатное расписание (утв. приказом от 04.03.2015 № 2-кдр, в ред. приказа от 05.06.2025 № 4-кдр), указав оклад в размере 55 000 (пятьдесят пять тысяч) рублей по профессии «менеджер по продажам».

Если сотрудник отказывается работать в новых условиях, то необходимо предложить ему другую имеющуюся работу, которую работник может выполнять по состоянию здоровья (в т.ч. и нижеоплачиваемую). Если вакансий нет или сотрудника не устраивают предложения, то трудовой договор с ним нужно расторгнуть по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК.

Также не следует идти на такую хитрость, как исключение из штатного расписания одной должности и одновременное включение в него другой, с меньшим окладом. Если работодатель не сможет убедить суд в том, что это было вызвано изменением организационных или технологических условий труда, что дает право в одностороннем порядке урезать оклад, то суд встанет на сторону работника (см. определения ВС от 16.05.2014 № 5-КГ14-14, Третьего КСОЮ от 20.05.2024 № 88-9201/2024, вкладка «Судебные акты»).

Как ответить на вопросы ИФНС о том, почему зарплата ваших сотрудников ниже среднеотраслевой, смотрите в другой статье.

Сразу оговоримся: изменить наименование должности можно лишь при условии, что трудовая функция остается неизменной. В противном случае надо оформлять перевод. В некоторых случаях работодатель вправе переименовать должность, в некоторых – обязан.

Например, работодатель обязан переименовать должность, если:

  1. Наименование должности не соответствует наименованию должности (профессии, специальности), выполнение работ по которой связано с предоставлением льгот, компенсаций (ст. 57 ТК). Например, трудовая функция работника заключается в ручной (дуговой) сварке, а должность называется «сборщик металлических конструкций». Между тем сварщикам назначается при определенных условиях досрочная пенсия и иные преференции.
  2. В наименовании должности присутствует иностранная аббревиатура, слово. Например, юрист по проверке due diligence. Выглядит внушительно, но наличие такого названия, скажем, в трудовой книжке – повод для привлечения к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП, поскольку трудовые книжки ведутся в основном на русском языке или на языке субъекта РФ (п. 6 прил. № 2 к приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
  3. При переименовании подразделения необходимо переименовать и должность. Предположим, приняли человека на позицию менеджера по работе с клиентами, а потом переименовали отдел работы с клиентами в департамент продаж – следует переименовать должности сотрудников этого отдела.

Переименование должности (без изменения трудовой функции) возможно по желанию работодателя, если:

  • решено внедрять профстандарты, которые применять не обязательно;
  • работодатель пришел к выводу, что должностные обязанности сотрудника не соответствуют наименованию должности;
  • итоги СОУТ подтвердили, что условия труда перестали быть вредными;
  • произошла реорганизация (слияние, присоединение, разделение).

И, конечно, переименование должности возможно по соглашению сторон и по инициативе как работника, так и работодателя.

Работник согласен с новым названием своей должности – следует оформить допсоглашение и подписать его, сделать отметку о переименовании в сведениях о трудовой деятельности, трудовой книжке (если ведется) и в штатном расписании. Текст приказа может быть, например, таким: «переименовать должность "менеджер по кадрам" в "инспектор по кадрам"».

Если работник не согласен с переименованием, при этом не изменились ни организационные, ни технологические условия труда, то остается лишь заактировать его отказ (или зафиксировать иным образом, в любом случае письменно) – и только. Работник продолжает трудиться на должности с прежним названием.
Прежде всего – работников, чьи должности, оклады, условия труда затрагивают эти изменения, а также лиц, которые будут претворять новации в жизнь (кадровики, бухгалтеры и т.п.). Ознакомить всех сотрудников со всем документом целиком не рекомендуется во избежание обвинений в разглашении персональных данных (зарплаты, например), но можно ознакомить с выписками из штатного расписания, которые касаются того или иного сотрудника.
Нет, так делать нельзя, это незаконно. Сокращение должно проходить по всей форме: предупреждение за два месяца, предложение вакансий, учет льгот и преференций и т.д.
Если трудовая функция сотрудника осталась прежней, то перевод не обязателен. Достаточно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в штатное расписание.
Полагаем, что да, хотя ТК не содержит отдельной статьи об обязательности штатного расписания. Однако штатное расписание упоминается в ТК, например, в контексте определения трудовых отношений (ч. 1 ст. 15 ТК), понятия трудовой функции (ч. 2 ст. 57 ТК). Вообще же штатное расписание – это локальный нормативный акт, который фиксирует структуру организации, должности, оклады и другие важные аспекты трудовых отношений. Так что за отсутствие штатного расписания можно получить протокол по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Таким образом, штатное расписание – не просто формальность. Это обязательный локальный нормативный акт, инструмент управления персоналом, основа для начисления зарплат, планирования расходов и соблюдения трудового законодательства. Формируйте его правильно и поддерживайте в актуальном состоянии.


Комментарии для сайта Cackle