Как внести изменения в штатное расписание

И сразу ответ на распространенный вопрос: кому оно нужно, штатное расписание? Всем. Штатное расписание – это ЛНА, который определяет структуру работодателя, содержит список должностей, указание на численность и зарплаты.

Узнайте о том, как составить штатное расписание без ошибок, в другом нашем материале.

Штатное расписание: как правильно составить

Команда BIZNESINALOGI

736

15.01.2025

Штатное расписание могут не формировать микропредприятия (ИП, фирмы), отказавшиеся полностью или в части от принятия ЛНА, а также физические лица – работодатели без статуса ИП (ст. 8, 309.2 ТК).

Остальным отсутствие штатного расписания может грозить штрафами как за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП): до 5 000 руб. – для ИП, до 50 000 руб. – для фирм.

Штатное расписание надо поддерживать в актуальном состоянии. Требуется внести изменения в штатное расписание, если вы, например:

Как исправить штатное расписание

Способ изменения штатного расписания выбирает работодатель, у него два основных варианта:

По логике, удобнее каждый раз утверждать новый вариант штатного расписания, чтобы потом не было путаницы с многочисленными приказами.

О том, кого надо знакомить с изменениями

Если работников немного, этот вопрос не особо актуален (можно ознакомить и всех). Но если сотрудников десятки, тысячи, то на ознакомление под собственноручную подпись (если не внедрен кадровый ЭДО) уйдет масса времени и ресурсов.

При приеме на работу обязательно надо знакомить трудящихся с ЛНА, которые касаются деятельности работника, т.е. с «непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором» (ст. 68 ТК). Но и в процессе работы действует аналогичное правило: «Работодатель обязан... знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью» (ст. 22 ТК).

Считаем, что надо знакомить работника с выпиской из штатного расписания, которая содержит положения, касающиеся его самого. Именно с выпиской, а не со всем штатным расписанием, чтобы не нарушать конфиденциальность ПД других сотрудников.

Как дополнить штатное расписание

Вы решили ввести новую должность или добавить структурное подразделение, при этом не считаете нужным изменять все штатное расписание? Тогда достаточно издать соответствующий приказ. Общеобязательной формы нет, можете разработать свою.

Традиционно приказ подписывает руководитель фирмы (или же лицо, обладающее соответствующими полномочиями). В случае расширения штатного расписания нет необходимости в ознакомлении с ним работников, поскольку еще нет лиц, трудовые права которых затрагиваются.

Отметим, что новая должность может быть введена и позже издания приказа. Например, приказ можно издать 23.06.2025, а ввести новые единицы – с 01.07.2025.

Исключение позиций из штатного расписания

Тут надо четко понимать, что нельзя просто так взять и исключить из штатного расписания должности, которые заняты работниками. Такого рода «сокращение штатов» – подсудное дело.

Итак, если вы удаляете из штатного расписания свободные должности или исключаете структурные подразделения, то это не сокращение численности (штата), т.е. не основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК).

Другое дело, если вы в самом деле собираетесь:

Скажем, из трех бухгалтеров оставить двух (сокращение численности).

Тут надо соблюсти процедуру увольнения, в т.ч.:

Образец приказа о сокращении численности (штата) работников

Команда BIZNESINALOGI

83

25.06.2025

Если вы собираетесь запустить именно эту процедуру, то имеет смысл заранее исключить из штатного расписания вакантные должности. Потому что если вы начнете сокращение и одновременно исключите вакантные должности из штатного расписания (не предложив их сокращаемым работникам), то велик риск, что суд усмотрит в этом несоблюдение процедуры увольнения по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК.

Значит, приказ об исключении позиций из штатного расписания в связи с грядущим сокращением численности (штата) надо издавать заранее. С учетом того, что о предстоящем сокращении по общему правилу уведомляют не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК), то и приказ должен быть издан не менее чем за два месяца до внесения изменений в штатное расписание.

И не следует сначала сокращать человека, исключив его должность из штатного расписания, а потом включать в штатное расписание позицию, обязанности по которой аналогичны сокращенной должности. Суд может счесть, что у работодателя не было оснований для увольнения по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК, поскольку фактически сокращения штата не произошло (см., например, апелляционное определение Ставропольского крайсуда от 24.07.2018, дело № 33-5743/2018).

Как изменить штатное расписание при изменении окладов

Оклад, т.е. размер оплаты труда – это существенное условие трудового договора. В одностороннем порядке работодатель может его изменить только при наличии веских причин: в случае изменения организационных (новации в структуре управления, изменение форм труда) или технологических (изменение старых или введение новых регламентов, внедрение других технологий производства, машин, станков, агрегатов, механизмов) условий труда.

В противном случае есть лишь один вариант: договариваться с сотрудниками. Например, работодатель видит, что прежний уровень зарплаты не может сохранить – принимает решение его сократить путем уменьшения нагрузки (введения неполного рабочего времени, почасовой оплаты, премиальной системы и т.п.). Тогда не менее чем за два месяца надо в письменной форме уведомить сотрудников о предстоящих изменениях и о том, что послужило этому причиной.

Если работник согласен, то надо зафиксировать новые условия в допсоглашении и подписать его. Потом можно издать приказ, который одновременно устанавливает оклад и вносит изменения в штатное расписание, например:

Если сотрудник отказывается работать в новых условиях, то необходимо предложить ему другую имеющуюся работу, которую работник может выполнять по состоянию здоровья (в т.ч. и нижеоплачиваемую). Если вакансий нет или сотрудника не устраивают предложения, то трудовой договор с ним нужно расторгнуть по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК.

Также не следует идти на такую хитрость, как исключение из штатного расписания одной должности и одновременное включение в него другой, с меньшим окладом. Если работодатель не сможет убедить суд в том, что это было вызвано изменением организационных или технологических условий труда, что дает право в одностороннем порядке урезать оклад, то суд встанет на сторону работника (см. определения ВС от 16.05.2014 № 5-КГ14-14, Третьего КСОЮ от 20.05.2024 № 88-9201/2024, вкладка «Судебные акты»).

Как ответить на вопросы ИФНС о том, почему зарплата ваших сотрудников ниже среднеотраслевой, смотрите в другой статье.

Образец ответа на требование ИФНС дать пояснения об уровне зарплат ниже среднеотраслевых

Команда BIZNESINALOGI

1611

11.04.2025

Как переименовать должности, подразделения

Сразу оговоримся: изменить наименование должности можно лишь при условии, что трудовая функция остается неизменной. В противном случае надо оформлять перевод. В некоторых случаях работодатель вправе переименовать должность, в некоторых – обязан.

Например, работодатель обязан переименовать должность, если:

1. Наименование должности не соответствует наименованию должности (профессии, специальности), выполнение работ по которой связано с предоставлением льгот, компенсаций (ст. 57 ТК). Например, трудовая функция работника заключается в ручной (дуговой) сварке, а должность называется «сборщик металлических конструкций». Между тем сварщикам назначается при определенных условиях досрочная пенсия и иные преференции.
2. В наименовании должности присутствует иностранная аббревиатура, слово. Например, юрист по проверке due diligence. Выглядит внушительно, но наличие такого названия, скажем, в трудовой книжке – повод для привлечения к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП, поскольку трудовые книжки ведутся в основном на русском языке или на языке субъекта РФ (п. 6 прил. № 2 к приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
3. При переименовании подразделения необходимо переименовать и должность. Предположим, приняли человека на позицию менеджера по работе с клиентами, а потом переименовали отдел работы с клиентами в департамент продаж – следует переименовать должности сотрудников этого отдела.

Переименование должности (без изменения трудовой функции) возможно по желанию работодателя, если:

И, конечно, переименование должности возможно по соглашению сторон и по инициативе как работника, так и работодателя.

Работник согласен с новым названием своей должности – следует оформить допсоглашение и подписать его, сделать отметку о переименовании в сведениях о трудовой деятельности, трудовой книжке (если ведется) и в штатном расписании. Текст приказа может быть, например, таким: «переименовать должность "менеджер по кадрам" в "инспектор по кадрам"».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Таким образом, штатное расписание – не просто формальность. Это обязательный локальный нормативный акт, инструмент управления персоналом, основа для начисления зарплат, планирования расходов и соблюдения трудового законодательства. Формируйте его правильно и поддерживайте в актуальном состоянии.