Самозанятый аннулировал чек: что делать заказчику?

Самозанятый аннулировал чек: причины и законность

Аннулирование чека – это операция, при которой ранее выставленный цифровой документ удаляется из базы ФНС. В приложении «Мой налог» (и веб-версии) такая функция есть. И нет никакой необходимости в том, чтобы документально обосновывать необходимость аннулирования. Самозанятый указал, что чек выставлен ошибочно или имел место возврат средств – и все, никто не станет проверять эту информацию.

Насколько это законно? Это соответствует положениям ч. 4 ст. 8 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее – Закон об НПД), а алгоритм конкретизирован в порядке, утв. приказом ФНС от 14.02.2022 № ЕД-7-20/106.

Так, самозанятый аннулирует чек (т.е. уменьшает уже переданные налоговикам показатели выручки) в случаях:

Еще раз подчеркнем: самозанятый не обязан подгружать в «Мой налог» какие-либо документальные подтверждения – основания аннулирования чека. Ему достаточно отметить причину «Чек сформирован ошибочно» или «Возврат средств».

Итак, можно аннулировать чек самозанятым? Да. Причем плательщик НПД совершенно не обязан ни согласовывать это с заказчиком, ни каким-либо образом подтверждать наличие оснований для этого.

Подобное отсутствие бюрократии нередко порождает неприятности для заказчика, прежде всего трудности с подтверждением расходов. Впрочем, проблем можно избежать, если бережно хранить чеки, выставлять и подписывать акты выполненных работ, оказанных услуг.

И даже если самозанятый аннулировал чек после уплаты налога, а у вас есть акт, подписанный обеими сторонами, то именно этот акт станет дополнительным документальным доказательством, подтверждающим период и (или) дату оказания услуги для целей налогового учета расходов (п. 4 письма ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899).

Мы подготовили для вас корректный шаблон акта с плательщиком НПД. Сохраните себе, чтобы всегда иметь его под рукой.

Образец акта с самозанятым

Команда BIZNESINALOGI

2289

24.02.2025

Что делать, если самозанятый аннулировал чек: пошаговый алгоритм

Если вы столкнулись с ситуацией, когда самозанятый аннулировал чек после оплаты, то нет поводов для паники. Вот четкий порядок действий, который поможет минимизировать возможные риски.

Шаг 1. Свяжитесь с самозанятым и уточните причину аннулирования. Возможно, это была техническая ошибка или недопонимание. Главное – это сохранить диалог, пытаться найти решение. Можно, например, написать так:

Шаг 2. Запросите повторный чек. Если услуга оказана, а оплата произведена, самозанятый обязан его оформить. Когда в старом чеке обнаружены ошибки в сумме, реквизитах, нужно перевыставить документ с правильными данными.

Шаг 3. Разъясните исполнителю последствия. Если это человек порядочный и надежный, то он прислушается к тому, что чек необходим для подтверждения расходов, что без чека с сумм, переводимых исполнителю, надо платить налоги и взносы. Но, возможно, эффективнее разъяснить, что необоснованное аннулирование чека без возврата средств может быть расценено ИФНС как попытка уклонения от уплаты налогов.

В другой нашей статье можно узнать, какие условия ни в коем случае нельзя включать в договор с самозанятым.

Договор с самозанятым: как составить и что предусмотреть

Команда BIZNESINALOGI

862

04.12.2024

Если повторный чек так и не был оформлен и копии чека у вас нет, то имеет смысл собрать доказательства, что вы реально понесли расходы по сделке: договоры, акты, банковские выписки, скрины переписки и т.п. Можно ли восстановить аннулированный чек самозанятого? Заказчик не сможет этого сделать, поскольку чек выставляет лишь самозанятый.

Как защитить расходы, если чек аннулирован?

Алгоритм действий зависит от того, вернулись ли к вам деньги или плательщик НПД проявил склонность к «оптимизации» за ваш счет.

Если чек аннулирован, а деньги вернулись, то нужна корректировка налоговой базы с учетом используемого вами налогового режима (п. 8 письма ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899).

Самозанятый аннулировал чек, не вернув деньги, но у вас есть его копия – никаких проблем для вас не возникнет. Чек в данном случае будет выступать первичным документом, при условии что содержит необходимые реквизиты (п. 6 ст. 14 Закона об НПД):

Если в отношениях задействованы банк или специализированная электронная площадка, то в чеке появляются их наименование и ИНН.

Если самозанятый имел с вами дело через посредника, то нужны документы, подтверждающие факт совершения сделки именно между самозанятым и вами (агентский договор, акты выполненных работ, оказанных услуг) – на это указывает ФНС (см. письмо от 30.10.2020 № АБ-4-20/17902).

Налоговики согласны с тем, что аннулирование самозанятым чека без возврата полученных средств не препятствует признанию в расходах затрат на приобретение его товаров (работ, услуг).

Что делать, если самозанятый ошибочно аннулировал чек

Уровень технической грамотности у всех разный, так что не исключено, что чек аннулирован ошибочно. Это распространенная ситуация, ведь самозанятый может просто не туда нажать. В таком случае достаточно связаться с ним и попросить выставить чек с правильными данными.

Может ли быть аннулирован чек самозанятого прошлого года

Полагаем, что да, если выяснилось, что чек содержит некорректные данные или произошел возврат средств. Рассмотрим такую ситуацию на примере.

Самозанятый сисадмин Крутицкий произвел настройку локальной сети ООО «Миргород». Прошло полгода, и новый главбух обнаружила, что в чеках, выставленных Крутицким, указаны некорректные ИНН общества-заказчика. При этом сохранилась переписка с самозанятым, подтверждающая, что ИНН «Миргорода» был сообщен Крутицкому, причем корректно (как того требует п. 8 ч. 6 ст. 14 Закона об НПД).

То есть Крутицкий сформировал чеки с нарушением требований п. 8 ч. 6 ст. 14 Закона об НПД, и потому общество-заказчик имеет документы с отсутствующим обязательным реквизитом (ИНН).

Полагаем, что отсутствие правильного ИНН в данных, переданных в ИФНС, можно расценить как некорректный ввод, ведь отсутствие ИНН заказчика напрямую влияет на достоверность определения:

Таким образом, Крутицкий обязан скорректировать сведения, ранее переданные в ИФНС.

Если же аннулирован чек самозанятого прошлого года без возврата средств, то это явно попытка уклониться от уплаты налога. Что может сделать заказчик:

Ведь если самозанятый аннулирует чек для уклонения от уплаты налогов, то ИФНС должна начать проверку, которая может привести, например, к штрафам в размере 20% от неуплаченной суммы или, если будет доказан умысел на уклонение, 40% (ст. 122 НК).

Как минимизировать риски при работе с самозанятыми

Работа с самозанятыми требует внимательности и юридической грамотности. Вот несколько рекомендаций, которые помогут избежать проблем с аннулированием чеков:

1. Подписывайте договоры, в которых закреплены меры ответственности за задержку с выдачей чека, необоснованное аннулирование и т.п. Даже если вы работаете давно и доверяете друг другу, письменная фиксация договоренностей куда лучше честного слова. Договор дисциплинирует, стимулирует стороны исполнять обязательства, поможет отстоять свою позицию в суде.
2. Используйте системы расчета с контрагентами. Современные бухгалтерские программы позволяют автоматически отслеживать чеки самозанятых, сопоставлять их с платежами.
3. Ведите журнал чеков, храните сами чеки.
4. Обучайте сотрудников. Все, кто сотрудничает с самозанятыми, должны понимать особенности работы с ними, иметь представление о наиболее распространенных ошибках и знать, как их избежать.

При расчете наличными или с использованием электронных средств платежа (QR, картой) чек должен быть сформирован в момент расчета (ч. 3 ст. 14 Закона об НПД). При иных формах расчета чек формируется и передается заказчику не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчетов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Будьте готовы к любому развитию событий: ситуации, когда самозанятый аннулировал чек, не так уж редки. Они связаны как с техническими ошибками, так и с намеренным уклонением от предоставления документов. Правильная организация взаимодействия с самозанятыми, использование современных инструментов и знание законодательства позволят избежать проблем и отстоять расходы.