Остатки отпусков в 1С:ЗУП

В разделе «Кадры» – «Кадровые отчеты» имеется несколько отчетов, по которым можно посмотреть остатки отпусков.

Первый отчет – «Остатки отпусков», второй – «Остатки отпусков (кратко)», а также отчет «Справка об остатках отпусков».

Сформируем отчет на примере сотрудника ООО «Эдельвейс-плюс» Макаровой Ульяны Станиславовны. Отчет формируется на выбранную пользователем дату: можно указать начало дня, месяца, квартала или задать произвольную дату через календарь.

После нажатия кнопки «Сформировать» программа отображает данные о накопленных и использованных днях отпуска. Видно, что сотрудник был принят на работу, затем уволен, а система автоматически рассчитала количество дней отпуска за период и при увольнении начислила компенсацию.

В отчете зеленым цветом отмечены накопленные дни отпуска, далее они списываются, и итоговый остаток составляет ноль.

Аналогичную справку можно сформировать напрямую из документа «Отпуск».

Для примера возьмем документ «Отпуск» по руководителю Хрусталеву Роману Сергеевичу. В нем доступна гиперссылка «Как сотрудник использовал отпуск», которая открывает тот же отчет – справку об остатках отпусков.

Здесь отображается, что с даты приема на работу по дату документа «Отпуск» у сотрудника накоплено 18,67 дня отпуска, и эта величина отражена в остатке.

Проведем документ «Отпуск», отправив сотрудника в отпуск с 05.08.2025 по 18.08.2025.

Подтверждаем действие – нажимаем «Да».

Теперь еще раз откроем отчет «Как сотрудник использовал отпуск».

После проведения документа в отчете видно, что 14 дней отпуска списались (отмечены красным), а остаток на 05.08.2025 составляет 4,67 дня.

Вернемся к кадровым отчетам и сформируем отчет «Остатки отпусков».

Выберем сотрудника – руководителя Хрусталева Романа Сергеевича и посмотрим его остатки отпусков в отчете. Указываем дату отчета и нажимаем «Сформировать».

В отчете отображается количество дней остатка отпуска на указанную дату – те же данные, что и в документе «Отпуск» и справке «Как сотрудник использовал отпуск».

Посмотрим еще один вариант отчета: «Кадровые отчеты» – «Остатки отпусков (кратко)».

Выбираем сотрудника Хрусталева Романа Сергеевича, руководителя ООО «Эдельвейс-плюс». Указываем дату отчета 05.08.2025 и нажимаем «Сформировать». Информация отображается в краткой форме, но в таблице по-прежнему видно количество неиспользованных дней отпуска.

Обратите внимание, что программа автоматически рассчитывает дни отпуска с даты приема сотрудника. Однако если учет в программе начали вести с текущего года, а сотрудники уже работали ранее, для них данные вводятся с помощью документа «Данные на начало эксплуатации».

Для примера добавим сотрудника Лютикова Эрнеста Ивановича. На дату начала ведения учета в программе ему необходимо указать остатки отпусков.

Эту операцию можно выполнить с помощью документа в разделе «Главное» – «Остатки отпусков».

Если документа нет в разделе, его видимость можно включить через «Настройки» – «Настройка навигации».

В окне настройки навигации активируйте в правой колонке документ «Остатки отпусков».

Таким образом вы включаете видимость раздела.

Вернемся к документу: с его помощью вводятся остатки отпусков для конкретного сотрудника. Возьмем сотрудника Лютикова: в документе указываются дата документа и дата ввода остатков, а ниже – информация об остатках отпусков по рабочим годам.

Указываются рабочий год начала и рабочий год окончания. Например, на 1 января нужно ввести количество неиспользованных дней отпуска для данного сотрудника.

Указываем рабочий год начала, например, с 02.06.2024, и программа автоматически установит дату в колонке «Рабочий год окончания», а также вводим количество накопленных дней неиспользованного отпуска. Предположим, сотрудник не использовал 16,33 дня накопленного отпуска, которые мы указываем в данной колонке.

Проведем документ.

Теперь откроем отчет «Справка об остатках отпусков» по этому сотруднику. Выбираем его в поле «Сотрудник» и формируем отчет.

В первой строке отображается количество дней, внесенных в документ, далее указаны накопленные дни отпуска за период с 01.01.2025 по текущую дату. Итого у сотрудника накоплено 32,67 дня отпуска.

Обратите внимание, иногда данные могут отображаться неверно или содержать недочеты. В таких случаях с помощью документа «Ввод остатков отпусков» можно скорректировать информацию.

Вы можете указать нужное количество дней отпуска на произвольную дату, и после проведения документа программа скорректирует остатки, начиная вести отсчет с этой даты. Таким образом устраняются ошибки в расчетах отпусков.

Таким образом, с помощью отчетов и документа «Ввод остатков отпусков» можно контролировать и корректировать остатки отпусков сотрудников, независимо от даты приема и начала учета, что позволяет вести кадровый учет максимально корректно и удобно.

---