Обмен электронными счетами-фактурами: новый порядок с 1 октября 2025 г.

С 1 октября 2025 г. изменится порядок обмена электронными счетами-фактурами. Что конкретно изменится по сравнению со старым порядком (утв. приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н), на что обратить внимание – рассказываем ниже.

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

100

просмотров

комментариев 0

Если вкратце, то вместо извещений о получении документов (ИоП) и уведомлений об уточнении (УоУ) нам надо будет обмениваться универсальными сообщениями (УС). Их формат пока не утвержден (проект есть в папке, которую можно скачать тут), но известно, что их применение ускорит и упростит взаимодействие по ЭДО и в особенности обмен электронными счетами-фактурами, в т.ч. и потому, что для работы с УС не нужна будет электронная подпись.

Направляя УС, можно будет сразу сообщить о причине отправки, например, известить о получении, уведомить о том, что нужны уточнения, отказаться от подписания. Минфин утвердит классификатор кодов (проект можно скачать из папки, ссылку на скачивание которой мы давали выше).

В целом поводов для паники нет. Принципы ЭДО и обмена счетами-фактурами никто не изменил, напротив, введение УС упростит и ускорит процессы. Теперь подробности.

Основные подготовительные работы будут проводить операторы ЭДО. Так, с 30.09.2025 они должны:

быть готовыми к межоператорскому обмену по схеме «только УС»;
обеспечить готовность к запросу УС 1999 при отправке документа в роуминге;
обеспечить готовность к приему УС 4002 в роуминге.

С 01.10.2025 операторы ЭДО должны быть готовы:

к переходу на новый порядок обмена электронными счетами-фактурами, включающий обмен исключительно УС;
обеспечить поддержку УС 1999 (подтверждение получения), 2999 (замечание по документу: иные причины), 3999 (отказано в принятии: иные причины), 4002 (сопроводительная информация к направленному от отправителя или получателя документу), передачу запроса УС 1999 при отправке документа.

С 01.10.2025 будет запрещен прием ИоП/УоУ при ЭДО и обмене электронными счетами-фактурами и запущен обмен УС при отправке и получении.

Мы подготовили таблицу с ключевыми нововведениями, которые ожидают участников ЭДО после того, как проект станет действующим документом.

Таблица. Сравнение порядков обмена счетами-фактурами

Суть новшества	По порядку, утв. приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н	По новому проекту
Введение УС, заменяющего ИоП/УоУ	Направляются (-лись): извещение о получении счета-фактуры (п. 19); уведомление об уточнении счета-фактуры (п. 17)	Направляется УС (п. 21), которым заменяется ИоП/УоУ и осуществляются любые коммуникации по ЭДО*
Нет необходимости использовать ЭП при отправке УС	Надо подписывать подтверждения, извещения ЭП	Достаточно сформировать и направить УС (п. 21)**
Убрано упоминание о подаче формального заявления	Для участия в ЭДО продавцу (покупателю) необходимо оформить и представить оператору заявление об участии в ЭДО счетов-фактур в электронной форме (п. 11)	Для участия в ЭДО достаточно представить все нужные для регистрации данные (п. 11)***

* Плюсы очевидны: унификация формата, снижение количества типов документов, УС можно использовать для любых событий.

**На отсутствие необходимости использования ЭП при работе с УС указано в т.ч. на сайте ФНС.

*** Новшество скорее техническое, ведь проще представить данные в форме заявления. Представляется, что это никак не усложнит процесс.

Также отметим, что проект вводит четкий алгоритм взаимодействия при отсутствии счета-фактуры, распределяет обязанности между сторонами, сохраняет резервный путь (представление счета-фактуры на бумажном носителе) и запрет на дальнейшее перевыставление такого счета-фактуры в электронной форме. Это часть более логично прописанных новых правил обмена счетами-фактурами, призванных повысить уровень надежности и прозрачности документооборота.

В заключение отметим, что основную подготовительную работу по переходу на новый порядок обмена электронными счетами-фактурами операторы ЭДО уже провели. В информационных материалах крупнейших операторов отражена суть изменений и готовность к внедрению нового порядка с применением УС. Так, в 1С подтвердили, что, несмотря на поправки в регламенте, для пользователя все останется максимально привычно, а коды не надо будет вводить вручную: система сама определит и направит нужное сообщение при стандартных операциях.