Что делать, если ИФНС требует документы, которых нет

Проверки

26.09.2025

Что делать, если ИФНС требует документы, которых нет

ИФНС запрашивает документы, а их нет? Поторопитесь: у вас есть меньше двух дней на то, чтобы избежать неприятностей. Казалось бы, ситуация патовая, ведь последствия необоснованного непредставления серьезные (штрафы, не исключена выемка и т.п.). Но шанс оправдаться имеется.

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

просмотр

комментариев 0

Надо как можно скорее уведомить ИФНС о невозможности представить требуемое и о причинах сложившейся ситуации. Только это не должно быть отговоркой в стиле «нет, и все, надо – ищите сами». Представление уведомления – это процедура, которая, во-первых, защитит от санкций, во-вторых, докажет, что вы действовали правомерно и готовы сотрудничать с налоговыми органами, т.е. являетесь добросовестным налогоплательщиком.

Какие документы по ГПХ могут запросить налоговая и ГИТ

Команда BIZNESINALOGI

377

10.06.2025

Полагаем, что сразу надо указать на причины, которые налоговики (и суды) сочтут на 100% уважительными. Ориентиры указаны в самой форме уведомления, утвержденной приказом ФНС от 21.02.2024 № СД-7-2/148. Так, причины могут быть такими:

документы утрачены;
не поступали;
не составлялись;
переданы аудиторской организации (индивидуальному аудитору);
переданы правоохранительному органу (изъяты правоохранительным органом).

Нельзя просто так взять и сослаться на то, что документы потеряны. Необходимо четко обосновать невозможность представить их, причем с подтверждением.

Скажем, документы изъяты УБЭП, причем вместе с жесткими дисками, т.е. технически нет возможности восстановить их. Тогда нужны протоколы выемки, изъятия, возможно, заявления о возврате, жалобы в МВД, в прокуратуру. Даже если налоговики сочтут эти причины неуважительными, полагаем, что суд решит иначе (см., например, постановление Четвертого ААС от 18.06.2019 № 04АП-2571/2019, которое устояло во всех инстанциях).

Документы сгорели – представьте справку о пожаре, и это освободит от ответственности (см., например, постановление АС Московского округа от 27.07.2020 № Ф05-7727/2020).

Документы уничтожены – это вообще тема для романа. Поразительно, какие креативы порой создают налогоплательщики, обосновывая отсутствие документов их гибелью. Например, бумаги:

«случайно» выбросили (постановление АС Архангельской области от 28.05.2002 № АО5-4823/02-276/11);
хранились в сарае, и все пожрал грызун (постановление Первого ААС от 20.02.2013, дело № А11-3577/2012, ФАС Северо-Западного округа от 10.07.2007, дело № А56-24271/2006).

Подобные «причины» показывают только халатное отношение к хранению документации и стремление ввести суд в заблуждение.

Иное дело, если документы утрачены в результате затопления арендуемого офиса и восстановить их невозможно (постановление АС Уральского округа от 30.01.2020 № Ф09-2406/18). Или сгорели при пожаре, подтвержденном актами МЧС. Только обращайте внимание на даты, иначе можно попасть впросак.

Так, ООО отказалось представить документы со ссылкой на то, что сгорел ПК, на котором все хранилось. Правда, согласно данным МЧС, пожар имел место в марте 2013 г., а налоговая проверка стартовала аж в августе 2014 г. Времени для восстановления предостаточно, согласны? И суд согласился с тем, что привлечение ООО к ответственности правомерно (постановление АС Северо-Кавказского округа от 29.05.2017 № Ф08-3218/2017).

Итак, у вас есть уверенность в том, что сможете доказать уважительность причин отсутствия документов. Теперь надо срочно заполнять уведомление.

Говорят, что каждая бумажка должна вылежаться – разумный принцип, но в данном случае не стоит ему следовать. Получили требование, выяснили, что не можете представить документы, – отправьте уведомление в течение следующего же дня (п. 3 ст. 93 НК).

Пояснения в налоговую: правила составления, сроки, формулировки

Команда BIZNESINALOGI

954

19.02.2025

Используйте форму, утвержденную приказом ФНС от 21.02.2024 № СД-7-2/148. Смысл в том, чтобы официально уведомить, какие именно документы нет возможности представить или что вообще все бумаги нельзя представить налоговикам.

Если есть возможность представить документы – укажите необходимый срок. Нет возможности – укажите причины.

Заполнить форму КНД 1125045 несложно, тем более что пояснения приведены в самом бланке, и большинство реквизитов найти просто.

Например, выяснить четырехзначный код ИФНС, в которую подаете уведомление, можно через электронный сервис «Определение реквизитов ИФНС». С датой составления уведомления все понятно – достаточно посмотреть на календарь.

Рекомендация: проставляйте прочерки в полях, для которых нет сведений.

В зависимости от ситуации заполняются разделы 1, 2, 3 или 4. С учетом темы нашего разговора заполняется разд. 2 (нет возможности представить документы (информацию)). Если запрашиваемые документы и (или) информация отсутствуют, то надо в строке:

«1) документы» указать названия, реквизиты запрошенных документов, в строку «2) информацию» проще всего перенести соответствующие сведения из требования проверяющих;
«по причине...» указать, почему запрашиваемые документы (информация) отсутствуют.

Если причина «Документы были утрачены», то укажите обстоятельства, при которых это произошло. Например, если документы физически уничтожены в результате пожара, то сошлитесь на соответствующий акт МЧС; если погибли в результате природного катаклизма, теракта, то нужна справка МЧС, МВД в подтверждение этого факта.

Если причина «Документы были переданы», то следует указать:

Ф.И.О. аудитора;
наименование и государственный регистрационный номер аудиторской организации;
название правоохранительного органа, изъявшего документы, его адрес.

Заключительную часть заполнить труда не составит.

В поле «Достоверность сведений, указанных в настоящем уведомлении, подтверждаю» проставляют код подписанта:

1 – ИП;
2 – его представитель;
3 – гендир, иной законный представитель организации;
4 – доверенный представитель юрлица (дополнительно указывают реквизиты, т.е. дату и номер доверенности).

Указываются Ф.И.О., должность подписавшего лица, контакты (телефон, емейл), проставляется подпись.

Могут ли налоговики требовать наличие оттиска печати, которой нет? Не могут, так разъяснил Минфин (см. письма от 30.08.2018 № 03-01-10/61983, от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Каким образом это сделать (варианты):

подать через ЛК на сайте ФНС;
отнести лично в ИФНС. Обязательно возьмите с собой копию заполненной формы, чтобы у инспектора была возможность проставить отметку о приеме;
направить почтой, заказным письмом с описью – не самый лучший вариант, Почта России все еще удивляет неторопливостью. И этот вариант доступен лишь для тех, кто не обязан представлять отчетность в электронной форме;
направить по ЭДО, ТКС.

ИФНС в течение двух рабочих дней должна принять решение и уведомить о нем. Если последовал отказ, то, полагаем, придется или восстанавливать документы, запрашивать у контрагентов и т.д., или готовиться к обжалованию и судам.

Имейте в виду, что отказ от представления выльется в штрафы:

200 руб. за каждый непредставленный документ, указанный в требовании (ч. 1 ст. 126 НК);
5 000 руб. за непредставление сведений (ч. 1 ст. 129.1 НК), при повторном нарушении в течение календарного года – 20 000 руб.

Аналогичные штрафы (5 000 и 20 000 руб.) последуют за несообщение информации о деятельности контрагентов и третьих лиц, если она имеется у нарушителя.

Не отправите уведомление – налоговая может прийти с выемкой, в т.ч. вскрыть сейфы, изъять технику, жесткие диски и т.п. (ст. 94 НК).

Теперь разберем подробнее несколько частных случаев с опорой на арбитражную практику.

По общему правилу п. 1 ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документов в установленный срок. В некоторых случаях суды полагают, что если документы утрачены или стали негодными, а вина налогоплательщика не доказана, то этого уже достаточно, чтобы не штрафовать (см., например, вердикты АС Западно-Сибирского округа от 20.06.2023 № Ф04-2150/2023, Московского округа от 27.07.2020 № Ф05-7727/2020, Поволжского округа от 06.02.2018 № Ф06-28008/2017 и т.п.).

Если нет вины (это необходимый элемент состава правонарушения, п. 1 ст. 109 НК), то нельзя привлечь к ответственности по п. 1 ст. 126 НК.

В то же время другие суды подчеркивают: была возможность восстановить документы, этого не было сделано – значит, штраф по п. 1 ст. 126 НК правомерен (см., например, постановление АС Дальневосточного округа от 21.02.2022 № Ф03-352/2022, Волго-Вятского округа от 02.11.2017 № Ф01-4883/2017, Западно-Сибирского округа от 15.03.2018 № Ф04-281/2018, Московского округа от 03.03.2017 № Ф05-1240/2017 и т.п.).

Например, налоговики требуют документы, составление которых не было предусмотрено договором. Есть прецедент (и не один), когда суд отменил штрафы за непредставление товарных накладных, которых фактически не было по этой причине, а налоговики не доказали, что такие документы вообще существовали (постановление АС Московского округа от 26.03.2019 № Ф05-2920/2019). Суды нередко подчеркивают, что ИФНС должна доказать, что документы у налогоплательщика имеются, – в противном случае штрафовать не за что (см., например, постановление АС Западно-Сибирского округа от 26.01.2018 № Ф04-6104/2017). Вины налогоплательщика в этом нет (см. постановления АС Западно-Сибирского округа от 20.06.2023 № Ф04-2150/2023, Московского округа от 27.07.2020 № Ф05-7727/2020 и т.п.).

Если документы на самом деле отсутствуют не по вине налогоплательщика, при этом ИФНС не может доказать, что они есть, то можно оспорить привлечение к ответственности.

Если закон обязывает налогоплательщика составлять истребуемые документы, но их нет, то, скорее всего, суд признает штраф правомерным. Так, если ИФНС истребовала первичку, а у налогоплательщика ее просто нет (т.е. документы не утрачены, не пришли в негодность и т.п.), то это нарушение, и штраф правомерен (см. постановление АС Западно-Сибирского округа от 26.12.2019 № Ф04-5991/2019). Истребовали товарно-транспортные накладные у транспортной компании, а их нет – санкции законны (постановление ФАС Уральского округа от 24.03.2008 № Ф09-1746/08-С3).

Если документы должны быть в силу закона, иных нормативно-правовых актов или договоров, то «отбиться» от штрафа не получится.

Когда у налогоплательщика вообще нет обязанности вести бухучет (как, например, у ИП и (или) бизнеса на спецрежиме), налоговики не вправе штрафовать за непредставление регистров (письмо ФНС от 26.06.2023 № СД-4-2/8096).

Если согласно учетной политике не утверждаются и не ведутся регистры бухучета, то нет и оснований для привлечения к ответственности (см. письмо Минфина от 25.01.2012 № 07-02-06/10, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.11.2008 № А33-9732/2007-Ф02-5626/2008).

По общему правилу срок обязательного хранения документов – пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Поэтому вряд ли обоснованно наказывать за непредставление документов, срок хранения которых истек и которые уже уничтожены (см., например, постановления АС Восточно-Сибирского округа от 16.12.2019 № Ф02-6306/2019, ФАС Уральского округа от 17.11.2009 № Ф09-8891/09-С3).

Резюмируем: не игнорируйте требования ИФНС, даже если документов нет. Уведомление – это законная возможность защититься от штрафов, получить дополнительное время для решения вопроса и показать, что вы законопослушный налогоплательщик.

Что делать, если ИФНС запросила документы, которых у меня нет?

Немедленно направьте в ИФНС уведомление по форме КНД 1125045, укажите, какие именно документы отсутствуют, и обоснуйте причину их отсутствия (например, утрата при пожаре, передача аудиторам, изъятие правоохранителями и т.д.). Это поможет избежать штрафов и покажет вашу добросовестность.

Какие причины отсутствия документов считаются уважительными?

К уважительным относятся следующие причины:

документы утрачены (при наличии подтверждающих доказательств: актов МЧС, справок и т.п.);
не поступали от контрагентов;
не составлялись (если их составление не предусмотрено законом или договором);
переданы аудитору или изъяты правоохранительными органами.

Важно: каждую причину нужно подтвердить документально.

Можно ли избежать штрафа, если документы сгорели или были уничтожены?

Да, если утрата произошла не по вашей вине и подтверждена официальными документами (например, актом МЧС о пожаре, справкой о затоплении и т.д.). Отсутствие вины – это обязательное условие для освобождения от ответственности по ст. 126 НК. Однако если была возможность восстановить документы, а вы этого не сделали, то штраф может быть признан правомерным.

Нужно ли подавать уведомление, если документы вообще не должны были составляться?

Полагаем, что да. Даже если запрашиваемые документы не предусмотрены законом или договором, уведомление защитит от необоснованного штрафа.

Как подать уведомление по форме КНД 1125045?

Это можно сделать через ЛК налогоплательщика на портале ФНС, лично на приеме, заказным письмом с описью вложения (если не обязаны представлять отчетность в электронном виде), по ТКС, ЭДО.

Говорят, что если не представить документы, будет выемка. Это правда?

Верно, ИФНС вправе провести выемку документов с изъятием техники, жестких дисков и вскрытием сейфов (ст. 94 НК). Также штрафуют по 200 руб. за каждый документ (ст. 126 НК) или на 5 000–20 000 руб. за непредставление сведений о сделках (ст. 129.1 НК).

Бесплатное обучение. Налоговая реформа 2.0