Как принять сотрудника на работу в 2026 году

Кадры

16.02.2026

Как принять сотрудника на работу в 2026 году

В 2026 году фокус контролеров – на правильном оформлении трудовых отношений. Ошибки, на которые раньше могли закрыть глаза, теперь могут привести не просто к проверке ГИТ, но и к вопросам от других ведомств. Да и споры с работниками крайне разорительны. Рассказываем, как не наделать ошибок в самом начале трудовых отношений.

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

просмотра

комментариев 0

Помните о том, что в России функционируют межведомственные комиссии, и все ведомства, входящие в них, информируются о нарушениях трудовых прав граждан. Так, например, ГИТ проводит проверку по жалобе лица, с которым не заключили трудовой договор. ИФНС может заинтересоваться, а не пытаетесь ли вы маскировать трудовые отношения, чтобы не платить «зарплатные» налоги и взносы.

Иной раз приходится сталкиваться с тем, что работодатели произвольно расширяют список этих документов. Подчеркнем: работодатель не вправе этого делать. Даже если это в интересах работника. Например, вы не можете потребовать сведения об инвалидности (даже ИПРА) или справку с предыдущего места работы о размере процентной надбавки, которая выплачивалась. И уж тем более заявление об увольнении по собственному желанию с открытой датой (реальный пример из жизни, см. апелляционное определение Хабаровского крайсуда от 17.01.2024, дело № 33-167/202).

Не требуйте от соискателя документов сверх того, что указано в ст. 65 ТК.

Итак, какие документы при приеме на работу можно потребовать в 2026 году:

1. Документ, удостоверяющий личность, – по преимуществу это паспорт, но в некоторых (весьма редких) случаях это может быть и другой документ, например, паспорт моряка, временное удостоверение.

2. Трудовая книжка, сведения о трудовой деятельности. Разумеется, если это первое официальное место работы, человек не должен представлять эти сведения. От совместителя тоже не надо требовать трудовую книжку, равно как от дистанционного работника.

Если у работника явно есть стаж, но он не принес ни СТД-Р, ни трудовую книжку, то ему следует разъяснить, что вы оформите его на работу, но учесть предыдущий стаж не сможете.

3. Документ о регистрации в системе персонифицированного учета – карточка СНИЛС, после 01.04.2019 – уведомление о регистрации. Исключение также сделано для первого трудоустройства – работодателю придется самостоятельно поставить гражданина на учет (если он еще на нем не состоит).

Дистанционный работник, впервые поступающий на работу, для заключения договора в электронном виде документ о регистрации получает самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК).

Если на работу устраивается призывник или военнообязанный, то оформление приема на работу подразумевает представление документов воинского учета. Хотя отсутствие этих документов – не препятствие для заключения трудового договора (см., например, письмо Роструда от 20.12.2023 № ПГ/26681-6-1), на практике работодатели предпочитают требовать эти документы. С одной стороны, понятно стремление обезопасить себя, в 2026 году вопросам воинского учета контролеры уделяют особое внимание. С другой – если вы прямо откажете в приеме на работу потому, что у кандидата нет военного билета, то он может пожаловаться в ГИТ, и она, скорее всего, его поддержит.

Справка об отсутствии судимости – обязательный документ только в том случае, если это прямо предусмотрено законом. Например, для работы с несовершеннолетними, в образовании, здравоохранении и т.п. Работа продавцом в обычном магазине, труд бухгалтера, кассира по закону не требуют представления такой справки.

Документ об образовании и (или) квалификации представляется, если работа требует специальных знаний или подготовки. Например, юристу нужен диплом, бортпроводнику – свидетельство, водителю – удостоверение и т.п.

Справка об отсутствии административного наказания за употребление наркотиков также нужна при приеме на работу по отдельным видам деятельности, к которым по закону не допускаются лица, подвергнутые такому наказанию (например, авиационный персонал, работа в сфере транспортной безопасности).

Документы для оформления на работу дистанционного характера могут быть представлены и в электронной форме (если иное не установлено законом). А работодатель вправе потребовать от соискателя представить нотариально удостоверенные копии на бумажном носителе (ст. 312.2 ТК).

Шаблон заявления о приеме на работу

Команда BIZNESINALOGI

1793

09.04.2025

Подчеркнем еще раз: лишь в строго определенных случаях – по прямому указанию ТК, федеральных законов, указов Президента, постановлений Правительства можно запросить дополнительные документы (ч. 2 ст. 65 ТК). Всегда проверяйте, есть ли такие основания.

Да, при приеме на работу нужно согласие работника на обработку его персональных данных (ПД). Безопаснее оформить его отдельным документом. По смыслу ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее – Закон о ПД) недостаточно включить условие о согласии в трудовой договор. Если необходима обработка биометрии (чаще всего это фото для пропусков), обязательно укажите ее в перечне данных, на обработку которых работник соглашается (ст. 11 Закона о ПД). Срок согласия целесообразно указать как «до дня отзыва», а не бессрочно.

Рассмотрим еще такую ситуацию из практики: у вас разработана и принята форма согласия на обработку ПД, а кандидату она не нравится. То есть он не против дать согласие, но в произвольной форме. Не следует настаивать на применении именно своей формы, это требование не соответствует законодательству (см., например, определение Первого КСОЮ от 18.06.2024, дело № 88-19257/2024).

Внимание: до 1 сентября 2026 г. допускается выдача и бумажных медицинских книжек!

Медицинский осмотр в 2026 году обязателен при приеме на работу определенных категорий людей, в частности если:

работа будет осуществляться во вредных, опасных условиях (перечень см. в приложении к приказу Минтруда и Минздрава от 31.12.2020 № 988н / 1420н);
трудовая функция предполагает работу с ТС (например, шоферы);
речь идет о труде несовершеннолетних;
предполагается работа в определенных сферах (общепит, торговля, пищевая промышленность, обслуживание водопроводных систем и т.п.) и т.д.

Нужен ли предварительный медосмотр при приеме сотрудника на работу? Это зависит от категории лиц, сферы, особенностей труда. Общий порядок организации предварительных медосмотров установлен приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н.

Нужен ли медосмотр офисным работникам в 2026 году? Если речь идет об организациях пищевой промышленности, общепита, торговли, водопроводных сооружений, медицинских, детских учреждениях, то да, нужен (ст. 220 ТК). Даже если они не контактируют напрямую с продуктами, детьми и т.п.

Офисным работникам других компаний медосмотр не нужен, а подтвердить отсутствие вредного воздействия можно отчетом по СОУТ, документами на оргтехнику – это вполне обоснованная и законная позиция Минтруда, выраженная в письме от 05.05.2021 № 15-0/ООГ-1560.

Подчеркнем: допуск к работе без обязательного медосмотра может повлечь за собой административную ответственность по ст. 5.27.1 КоАП, штраф до 130 000 руб. для юрлиц.

Какие документы нужны при приеме работникам

Команда BIZNESINALOGI

1177

20.11.2024

Прежде чем новый сотрудник поставит подпись под трудовым договором, закон требует ознакомить его с ЛНА, которые напрямую касаются его будущей работы. Это не формальность – это ваша обязанность как работодателя, и исполнение нужно документально подтвердить. С какими документами ознакомлять в 2026 году:

правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) – это основной документ, регулирующий режим работы, дисциплину, время начала и окончания смены (ст. 68 ТК);
правила хранения и использования персональных данных (ПД) работников – требование ст. 87 ТК, актуальное в условиях усиленного внимания к защите данных, которое из года в год возрастает;
положение об оплате труда (если этот вопрос не раскрыт в ПВТР, ст. 135 ТК);
правила и инструкции по охране труда – для всех категорий работников без исключения (ст. 214 ТК).

Также надо ознакомить с должностной инструкцией, коллективным договором, положением о соцобеспечении работников, если эти документы есть.

В 2026 году работодателям крайне важно фиксировать каждый факт документально, в т.ч. факт ознакомления с ЛНА, который предварял прием на работу. При традиционном документообороте позаботьтесь о том, чтобы был, например, лист ознакомления, в котором присутствует собственноручная подпись работника, указываются Ф.И.О., даты. При КЭДО факт ознакомления фиксируется в информационной системе через обмен электронными документами.

Что не может считаться доказательством ознакомления:

размещение документов в общедоступном месте (на стенде, в папке);
зачитывание вслух на собрании;
информация со слов коллег.

Возможно, по каким-то причинам работник откажется ознакомиться с ЛНА – тогда фиксируйте отказ письменно, составив акт.

Помните о том, что если вы не ознакомили кандидата с должностной инструкцией, то не сможете потом наказывать его за ее невыполнение. В общем случае ответственность за неполное ознакомление при приеме сотрудника на работу установлена ст. 5.27 КоАП как за нарушение трудового законодательства.

Вышеперечисленных документов недостаточно, необходим трудовой договор. Без него невозможен прием на работу, сроки оформления могут быть такие:

до начала работы,
в день начала работы,
не позднее трех рабочих дней со дня фактического начала работы.

Если человек приступил к работе, но отказывается подписать трудовой договор, следует составить акт об отказе, в котором, помимо прочего, имеет смысл указать, что:

содержание трудового договора зачитано вслух;
согласно ст. 16, 67 ТК в день фактического допуска к работе трудовой договор считается заключенным.

В таком случае обязательно на экземпляре трудового договора, который будет храниться у работодателя, нужно сделать запись об отказе от подписания трудового договора.

В бумажной трудовой книжке запись о приеме на работу делается в течение пяти рабочих дней после заключения договора на основании приказа (если приказ не издавался – на основании трудового договора) (п. 9 порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Если у человека бумажная книжка и он желает перейти на электронную, алгоритм действий такой:

внесите в трудовую книжку запись о приеме сотрудника на работу;
попросите работника написать заявление о переходе на электронную книжку;
внесите запись об этом в бумажную;
выдайте бумажную книжку на руки.

Так вы обезопасите себя от претензий, связанных с утратой, удержанием бумажной трудовой.

После подписания трудового договора, как правило, издают приказ (распоряжение) о приеме на работу. Конечно, издание приказа является правом, а не обязанностью, но приказ – это удобно. Он станет внутренним основанием для запуска кадровых и бухгалтерских процессов (начисления зарплаты, открытия личной карточки, внесения записи в трудовую книжку, СТД и т.п.).

Разумеется, содержание приказа должно соответствовать содержанию трудового договора. То есть должны совпадать положения о:

характере работы (основное место, совместительство);
сроке действия (бессрочном, срочном – обязательно с указанием основания);
должности, подразделении, условиях оплаты труда и т.п.

Не надо устанавливать испытательный срок в приказе, если он отсутствует в трудовом договоре: никакой юридической силы это указание иметь не будет.

Закон не устанавливает четкого срока для издания приказа. Рекомендация Роструда – не позднее трех рабочих дней со дня фактического начала работы (письмо от 12.04.2024 № ПГ/06177-6-1), – представляется вполне разумной. Но лучше издать приказ сразу после подписания трудового договора.

Если ведется трудовая книжка, то запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Срок – не позднее пяти рабочих дней со дня подписания трудового договора или приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Приведем пример заполнения трудовой книжки.

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
№ записи	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Москва-Петушки» (ООО «Москва-Петушки»)
12	09	02	2026	Принят в отдел контроля качества готовой продукции	Приказ от 09.02.2026 № 11-п

В примере мы указали реквизиты приказа, но если он не издавался, то в гр. 4 указываются реквизиты трудового договора.

Внимание: ни в коем случае не указывайте в трудовой книжке испытательный срок, даже если он установлен; не надо указывать на срочность трудового договора, срок его действия. Слова наподобие «на условиях совместительства» или «временно» не предусмотрены формой записи.

Безусловно под запретом в 2026-м отсутствие письменного договора, маскировка трудовых отношений договором ГПХ, принуждение кандидата регистрироваться в качестве самозанятого, в качестве ИП.

Даже опытные кадровики и руководители компаний регулярно допускают и другие ошибки при оформлении новых сотрудников (причем одни и те же из года в год). Многие из них кажутся формальностью и мелочами – до тех пор, пока в дверь не постучится ГИТ или обиженный трудящийся не подаст в суд. Вот лишь несколько типичных нарушений, которые в 2026 году точно не пройдут даром.

Возьмем необоснованный отказ в приеме на работу. Помните о том, что кандидат вправе потребовать, а работодатель должен дать письменный ответ о причинах отказа в приеме на работу. Необоснованный отказ – отказ незаконный (ст. 64 ТК). Колоссальный риск таят в себе следующие ситуации:

отказ в приеме на работу беременной. Если работа не противопоказана в период беременности, то отказ по мотивам, связанным с беременностью, носит дискриминационный характер;
отказ инвалиду в приеме на квотируемое место;
отказ совместителю в приеме на основную должность. Если совместитель уже выполнял работу и подал заявление на прием на полный день, то отказывать ему без объяснения причин опасно.

Если суд установит, что отказ связан именно с деловыми качествами работника (образование, опыт, навыки), такой отказ будет признан обоснованным. Но бремя доказывания лежит на работодателе.

Теперь по испытательным срокам. Тут можно выделить три классические ошибки:

многократное установление испытания. Имеется в виду ситуация, когда вы заключаете и перезаключаете трудовой договор на одну и ту же должность, и каждый раз устанавливаете новый испытательный срок;
испытание по умолчанию. Если работник допущен к работе без оформления трудового договора и без отдельного соглашения об испытательном сроке, он считается принятым без испытания;
установление испытания не в трудовом договоре, а в приказе.

Следующий пункт в нашем антирейтинге – необоснованное заключение срочных договоров. Срочный договор – это исключение, не правило, и основания для заключения срочных трудовых договоров указаны в ст. 59 ТК. А работодатели часто заключают срочные договоры, чтобы упростить увольнение. Что посчитают нарушением:

есть ссылка на то, что договор заключается на срок договора с клиентом. Срок действия договоров возмездного оказания услуг с третьими лицами не является достаточным основанием для заключения срочного трудового договора с работником;
многократное заключение краткосрочных договоров;
сезонный договор без сезонности;
заключение срочного договора под давлением.

Во всех перечисленных случаях работник легко может добиться в суде переквалификации в бессрочный договор.

Суды же традиционно встают чаще на сторону трудящихся и крайне редко, при наличии серьезных оснований, поддерживают работодателя. Выигрыш в суде возможен лишь при безукоризненном соблюдении законных процедур, строго, как предписано, без удобных упрощений и самодеятельности.

Итак, оформление приема на работу в 2026 году – это не формальность, не бумажная рутина, а юридический алгоритм; самодеятельность – главный враг работодателя. Получить штрафы и столкнуться с судебными разбирательствами в 2026-м очень просто: достаточно потребовать при приеме на работу заявление об увольнении по собственному желанию с открытой датой, вписать в приказ испытательный срок, запросить ненужную справку и т.п. Чтобы избежать негативных последствий, рекомендуем придерживаться правил, следить за изменениями законодательства и фиксировать каждый шаг.

Можно ли запросить у соискателя дополнительные документы?

Да, но только если это основано на требованиях какого-либо закона.

Нужно ли оформлять приказ о приеме на работу, если уже подписан трудовой договор?

Издание приказа – право, а не обязанность работодателя (ч. 1 ст. 68 ТК). На практике приказ удобен: он служит внутренним основанием для запуска кадровых и бухгалтерских процессов: начисления зарплаты, открытия личной карточки, внесения записи в трудовую книжку. Рекомендуемый срок издания – не позднее трех рабочих дней со дня фактического начала работы, но допустимо издать сразу после подписания договора, даже до первого рабочего дня.

Забыли прописать в трудовом договоре испытательный срок. Можно прописать это в приказе?

Нет, положения приказа должны соответствовать положениям трудового договора.

Когда предварительный медосмотр должен проходить офисный сотрудник?

Зависит от сферы деятельности организации. Офисные работники организаций пищевой промышленности, общепита, торговли, водопроводных сооружений, медицинских и детских учреждений обязаны проходить предварительные и периодические медосмотры, даже если не контактируют напрямую с продуктами или детьми (ст. 220 ТК). Офисные сотрудники других компаний, работающие за компьютером, медосмотр проходить не обязаны.

Работник утверждает, что потерял трудовую книжку, что делать?

Отправьте его за дубликатом к предыдущему работодателю. Если работник не желает, то попросите его написать заявление на оформление новой трудовой книжки без записей о работе у других работодателей (ст. 66.1 ТК, письмо Минтруда от 03.06.2022 № 14-6/ООГ-3682).

Что делать, если работник отказывается ознакомиться с локальными нормативными актами до подписания договора?

Обязательно заактируйте этот факт, чтобы избежать обвинений в невыполнении требований ст. 68 ТК о предварительном ознакомлении с ЛНА и ответственности по ст. 5.27 КоАП.