Электронные транспортные накладные (ЭТрН). Главные вопросы

К этому времени формат ЭТрН (или по-другому их называют ЭТН) будет актуализирован ФНС, а конкретику по порядку обмена ЭТН установит Правительство РФ. Но в любом случае понадобятся договор с уполномоченным оператором ИС ЭПД, УКЭП, при необходимости машиночитаемые доверенности.

Кому придется перейти на ЭТН

Перейти на ЭТН придется всем участникам перевозок, причем сфера деятельности значения не имеет. Это следует из положений Закона № 140-ФЗ. В нем сказано, что в электронном виде формируются:

То есть практически все документы, составляемые при перевозке, оцифровываются. Реалии таковы: всем придется или переходить на электронные перевозочные документы, или не участвовать в перевозках вообще.

Образец заполнения транспортной накладной

Команда BIZNESINALOGI

1743

27.10.2025

Зачем понадобилось обязательное введение ЭТН

Изначально – для придания прозрачности перевозкам (и для усиления госконтроля, но тут не все так негативно, об этом см. ниже). Понятно, что использование электронных перевозочных документов потребует перестройки процессов, переоборудования, переобучения и т.п., но обратной дороги нет.

К тому же это на самом деле удобно, экономично и более безопасно. Использование ЭТН, как и вообще всех цифровых документов, позволяет сократить расходы на оргтехнику, расходные материалы (бумагу, картриджи и т.п.), курьерские услуги и др. ЭТН вряд ли получится потерять, уничтожить безвозвратно, поскольку они хранятся и у участников перевозки, и у операторов ИС ЭПД, и в ГИС ЭПД.

Использование ЭТН практически исключает подделки и подчистки, не исключено, что и споры. Ведь участники правоотношения работают с одним и тем же документом, причем изменения фиксируются одновременно.

Вернемся к тезису о том, что введение ЭТН не так плохо в смысле упрощения контроля. Как минимум есть надежда на то, что снизится количество обращений контролеров к бизнесу: если контролерам понадобится информация из ГИС, то они могут получить ее сами (в результате межведомственного электронного взаимодействия или же через свои ЛК в ГИС), а не обращаться с запросами к проверяемому лицу.

Доступ к данным ЭТН через ГИС имеют ФСБ, МВД, Минтранс, Минцифры, ФНС, Ространснадзор, Минпромторг, Минздрав, Минсельхоз, Россельхознадзор, Росалкогольтабакконтроль, Рослесхоз, ФТС, а также органы субъектов РФ, контролирующие на уровне региона перевозки пассажиров и багажа легковым такси, транспортную сферу.

В ГИС ЭПД поступает следующая информация из ЭТН:

ЕТД – основные вопросы по единому транспортному документу

Команда BIZNESINALOGI

444

09.02.2026

Какие данные должны быть в ЭТН

Повторимся: до 1 сентября 2026 г. актуальный формат ЭТН содержится в прил. 1 к приказу ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065, т.е. формат будет обновлен. Но структура ЭТН, которая утверждена в этом документе, вполне логична и, возможно, сохранится. Итак, ЭТН содержит четыре обязательных файла обмена:

1. Информация грузоотправителя.

   В файле отражаются сведения:

   • об участниках перевозки;
   • существенных условиях договора перевозки;
   • поданном под погрузку ТС, его водителе (водителях);
   • грузе и сопроводительных документах на него;
   • фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке и погрузки груза в ТС.

   Этот файл подписывается УКЭП грузоотправителя или лица, которое уполномочено провести погрузку в ТС.

2. Информация перевозчика о приеме груза к перевозке.

   Перевозчик отражает информацию о принятии вверяемого груза, фактических обстоятельствах погрузки. Этот файл подписывает перевозчик.

3. Информация грузополучателя.

   В этом файле содержатся сведения о приеме груза от перевозчика грузополучателем, отражаются также:

   • фактические характеристики принятого груза;
   • обстоятельства приемки.

   Файл подписывается УКЭП грузополучателя или лица, уполномоченного им на подписание ЭТН.

4. Информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю или уполномоченному им лицу.

   В файле отражаются дополнительные данные (если есть) и фактические обстоятельства выдачи. Этот файл подписывает своей УКЭП перевозчик.

Вышеперечисленные пункты (файлы, титулы) являются обязательными. В зависимости от того, какие договоренности достигнуты сторонами, в ЭТН могут включаться файлы с информацией:

Поскольку ЭТН – это еще и первичный учетный документ, в ней фиксируются сведения:

• о выполнении перевозки;
• стоимости перевозки груза (установленной плате);
• порядке расчета платы за перевозку груза;
• окончательном расчете.

Напомним, что ЭТН может быть применена как первичный учетный документ лишь тогда, когда она содержит обязательные реквизиты (см. ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а именно:

Как перейти на ЭТН

Для перехода на обмен ЭТН необходимо:

1. Заключить договор с оператором ИС ЭПД. Он через свои ресурсы обеспечивает обмен ЭТН между участниками перевозки, а также отправляет ЭТН и сведения, которые она содержит, в ГИС ЭПД (как это предписано в ст. 18.1 Устава автотранспорта, утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

2. Обеспечить всех уполномоченных лиц, сотрудников, которые вправе подписывать транспортные накладные, соответствующими ЭП.

Для работы с ЭТН могут использоваться не только УКЭП (усиленные квалифицированные электронные подписи), но и УНЭП (усиленные неквалифицированные электронные подписи) или даже ПЭП (простые электронные подписи). Так, например, ваш грузополучатель – физлицо, лично явившись за грузом, может воспользоваться своей ПЭП, ключ которой служит ему для получения гос- и муниципальных услуг. А водитель может использовать ПЭП или УНЭП, при условии что впоследствии ЭТН будет подписана УКЭП перевозчика. Это следует из Устава автотранспорта (п. 2 ч. 1 ст. 18.1).

3. Провести техническое перевооружение – нужны необходимые технические средства: ноутбуки, планшеты, смартфоны и т.п.

4. Обучить всех, кто непосредственно занят в процессе перевозки, новым условиям работы. Напомним, что работодатель не вправе привлекать к дисциплинарной, материальной ответственности сотрудников, если не обеспечил им возможность грамотно выполнять трудовые функции, т.е. условия труда (ст. 15, 56 ТК).

Как заполняется ЭТН

От бумажной накладной ЭТН отличается лишь цифровой формой. Она и обуславливает особенности составления, которые закреплены в следующих документах:

В целом алгоритм составления такой же, как у всех других цифровых документов: последовательно заполняются поля, которые вы в силу своего статуса должны заполнить.

Так, грузоотправитель:

Перевозчик, получив ЭТН:

Грузополучатель, получив груз, подтверждает приемку и подписывает ЭТН своей ЭП.

Перевозчик подтверждает передачу груза и тоже подписывает ЭТН.

Если ваша учетная система интегрирована с системой оператора ИС ЭПД, то многие реквизиты добавляются автоматически, на основании сформированного отгрузочного документа. Получив данные, оператор не позднее чем через 10 минут должен передать их в ГИС ЭПД, а ГИС проверяет на наличие или отсутствие ошибок и, если они не выявлены, присваивает ЭПД уникальный код-идентификатор. О найденных ошибках ГИС сообщает оператору, а тот – отправителю документа.

В заключение еще раз подчеркнем, что переход на ЭТН с 1 сентября 2026 г. производится не по желанию, а обязательно, в силу прямого указания Закона № 140-ФЗ. Бумажные накладные становятся исключением, цифровые документы – правилом и стандартом, независимо от сферы деятельности и масштаба бизнеса. Переходите на ЭТН заблаговременно, чтобы избежать сбоев в работе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)