Расчет больничного листа: пошаговая инструкция
Зарплата и другие выплаты
27.12.2024
Поделиться

Расчет больничного листа: пошаговая инструкция

В период болезни работник имеет законное право заниматься своим здоровьем, восстанавливать силы и не отвлекаться на трудовые задачи. Для этого ему положен больничный, а подтверждением временной нетрудоспособности и основанием для оплаты пособия служит больничный лист (листок нетрудоспособности). Приведем подробный алгоритм действий с примерами расчета.

Команда BIZNESINALOGI
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
374
просмотра

Больничный оплачивается, если страховой случай наступил:

  • в период работы гражданина по трудовому договору или по договору ГПХ (если по его условиям и по ситуации в целом исполнитель считается застрахованным);
  • в течение 30 календарных дней после прекращения указанной работы или деятельности.

Листок нетрудоспособности (в обиходе больничный лист) – это официальное документальное основание для назначения работнику пособия по временной нетрудоспособности (п. 16 постановления Правительства от 23.11.2021 г. № 2010).

Страховыми случаями могут быть, в частности (подп. 2 п. 1, п. 1.1 ст. 7, подп. 5 п. 2 ст. 8 Закона от 16.07.1999 г. № 165-ФЗ, п. 1, 2 ч. 1 ст. 1.4, п. 1, 2 ч. 1 ст. 5 Закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ, далее – Закон № 255-ФЗ):

  • утрата трудоспособности по болезни или травме;
  • утрата трудоспособности вследствие операции по искусственному прерыванию беременности или осуществления ЭКО;
  • необходимость осуществления ухода за больным членом семьи;
  • карантин застрахованного лица;
  • карантин ребенка в возрасте до 7 лет, посещающего дошкольную образовательную организацию, или другого члена семьи, признанного в установленном порядке недееспособным;
  • осуществление протезирования по медицинским показаниям в специализированном стационаре и т.п.

Медицинское учреждение формирует документ строго в электронном виде, а затем размещает его в информационной системе СФР. Фонд проверяет больничный лист и направляет работодателю по ЭДО. Работодатель в свою очередь передает в СФР показатели для корректного расчета пособия.

Источник финансирования зависит от страхового случая, по которому назначена выплата. Чаще всего это СФР, но при определенных условиях и работодатель (п. 1 ч. 2, ч. 3 ст. 3 Закона № 255-ФЗ). Представим информацию в таблице.

Таблица. Как финансируются пособия

Вид пособия Обязанности работодателя Обязанности СФР
По болезни, травме самого застрахованного Финансирует и оплачивает первые три дня нетрудоспособности Оплачивает четвертый и последующие дни болезни
По болезни члена семьи работника (исключая уход за больным ребенком) Не финансирует пособие и не выплачивает его, при необходимости по запросу СФР представляет необходимые ему сведения

Оплачивает не более чем:

  • 7 календарных дней по каждому случаю заболевания;
  • 30 календарных дней в календарном году по всем случаям ухода за этим членом семьи
По уходу за ребенком младше 7 лет

Оплачивает весь период, но не более:

  • 90 календарных дней в календарном году (по коду «12»);
  • 60 календарных дней в календарном году (по коду «09»)
По уходу за ребенком с 7 до 15 лет

Оплачивает:

  • до 15 календарных дней по каждому случаю ухода;
  • не более 45 календарных дней в календарном году по всем случаям ухода за ребенком
По уходу за ребенком 15 лет и старше

Оплачивает в таких пределах:

  • до 7 календарных дней по каждому случаю ухода за больным ребенком;
  • не более 30 календарных дней в календарном году по всем случаям ухода за ребенком
По уходу за ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет (код «13») Оплачивается весь период нетрудоспособности, но не более 120 календарных дней в календарном году

Пособие по беременности и родам и ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора лет также назначает и выплачивает СФР.

Работодатель производит выплаты по больничному листу в дни выдачи зарплаты (ч. 1 ст. 14.1 Закона № 255-ФЗ). Рекомендуется прописать конкретные сроки в локальном нормативном акте.

Средства от СФР поступают напрямую работникам в течение 10 дней с момента получения фондом от работодателя необходимых сведений для назначения пособий (ч. 3 ст. 3, ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Формула для расчета пособия используется следующая:

где СРЗ - средний заработок за два предыдущих года;
730 - всегда фиксированное количество дней (даже если год високосный);
КТ - коэффициент оплаты по стажу (чем меньше трудовой стаж, тем ниже и коэффициент, от 0,6 до 1,0);
ДМ - количество календарных дней, приходящихся на период приостановления действия трудового договора (в соответствии со ст. 351.7 ТК);
ДН - количество календарных дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности.

На размер пособия, которое в итоге получит сотрудник за время своего отсутствия, влияют:

  • сумма доходов за два года, предшествующих году возникновения страхового случая;
  • страховой стаж;
  • факты нарушения режима, невыполнения предписаний лечащего врача и иные причины для снижения пособия или отказа в его назначении.

Дневное пособие не может быть менее дневного заработка, рассчитанного исходя из МРОТ, установленного на дату начала болезни (с учетом районного коэффициента), и не должно быть выше среднего дневного заработка, рассчитанного исходя из суммы предельных величин базы для начисления страховых взносов, установленных на каждый год расчетного периода.

Размер пособия в расчете за полный календарный месяц не может быть меньше федерального МРОТ, установленного на дату начала болезни (в 2025 году – 22 440 руб./мес.). В местностях и районах, где применяются районные коэффициенты, они прибавляются к МРОТ.

Влияние среднего заработка

Основные правила расчета больничного листа касаются среднего заработка. Именно его выплачивают за период отсутствия на рабочем месте по болезни или непроизводственной травме и т.д. Алгоритм подсчета среднего заработка закреплен в Положении, утвержденном постановлением Правительства от 11.09.2021 г. № 1540 (далее – Положение).

База для расчета пособия по временной нетрудоспособности включает в себя сумму выплат в пользу работника за каждый календарный год расчетного периода, на которую начислены страховые взносы.

Это может быть один из двух вариантов (ч. 2, 3.2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ, пп. 3, 5.1 ст. 421 НК, пп. 2, 20 Положения):

  • сумма фактически начисленных в пользу работника облагаемых выплат, если она не превышает предельную величину базы для начисления страховых взносов;
  • предельная величина базы для начисления страховых взносов, если сумма фактически начисленных выплат превышает ее.

Предельная база по взносам ежегодно устанавливается Правительством. Вот статистика за последние четыре года.

Таблица. Предельная величина базы для исчисления страховых взносов, уплачиваемых в СФР в 2023–2025 гг., в ФСС в 2022 г.

Год База для исчисления страховых взносов с учетом ее индексации (в отношении каждого физического лица), руб. Основание, реквизиты постановления Правительства РФ
2025 2 759 000 от 31.10.2024 № 1457
2024 2 225 000 от 10.11.2023 № 1883
2023 1 917 000 от 25.11.2022 № 2143
2022 1 032 000 от 16.11.2021 № 1951

Как уже было сказано, пособие за первые три дня назначает и платит работодатель. Поэтому надо представлять себе порядок расчета. Для этого используется средний дневной заработок работника за расчетный период (п. 11 Положения), который рассчитывается по следующей формуле (ст. 14 Закона № 255-ФЗ, п. 12 Положения):

Далее полученный показатель надо сравнить с предельной величиной среднего дневного заработка для исчисления пособия. Формула ее расчета такова (ч. 3.3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ, п. 13(1) Положения):

где СПВБ - это сумма предельных величин базы для начисления страховых взносов за два календарных года перед страховым случаем;
730 - всегда фиксированное количество дней (даже если год високосный).

Если сумма среднего дневного заработка больше предельной величины, при расчете пособия используйте предельную величину.

Далее сумма среднего дневного заработка сравнивается с величиной среднего дневного заработка, исчисленного исходя из МРОТ, установленного на дату наступления нетрудоспособности (при необходимости – с учетом районного коэффициента к зарплате). Для расчета пособия используется большая из величин (ч. 1.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ, п. 8 Положения).

Помните о том, что размер пособия в расчете за полный календарный месяц не может быть менее федерального МРОТ на день наступления страхового случая (ч. 6.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Приведем пример расчета среднего заработка для оплаты больничного.

Монтажник В.И. Симонов был на больничном в 2024 году. Предположим, что его зарплата за 2022 год составила 1 630 000 руб., за 2023 год – 1 920 000 руб. Обратившись к таблице предельных величин, увидим, что в 2022 году показатель составил 1 032 000 руб., в 2023 году – 1 917 000 руб.

То есть доходы Симонова превысили предельные величины, поэтому при расчете берем не его реальный доход, а предельные величины.

База для исчисления среднего заработка - 2 949 000 руб. (1 032 000 + 1 917 000).

Сумма среднего дневного заработка – 4039,73 руб. (2 949 000 руб. : 730), и она, конечно, не превышает предельную величину среднего дневного заработка, поскольку рассчитывается исходя из базовых предельных величин.

Влияние страхового стажа

Среднедневной заработок при расчете больничного корректируют в соответствии со страховым стажем (ч. 1 ст. 7 Закона № 255-ФЗ). После расчета среднедневного заработка его при необходимости уменьшают на установленный процент.

Таблица. Как стаж влияет на размер пособия

Длительность стажа, лет Величина выплаты
Менее пяти 60% от исчисленной средней зарплаты
От пяти (включительно) до восьми 80% от исчисленной средней зарплаты
От восьми 100% исчисленной средней зарплаты

Вот еще один пример.

Предположим, что секретарь И.И. Великанова сидела на больничном в июне 2024 г., с 4-го по 10-е. Страховой стаж у нее – 5 лет, средний дневной заработок (упрощенно, для расчета) – 800 руб. С учетом стажа Великановой полагается дневное пособие в 640 руб. (800 руб. x 80%).

В июне 30 дней, следовательно, пособие за полный месяц – 19 200 руб. (640 руб. х 30 дн.).

Но в этом месяце федеральный МРОТ равен 19 242 руб., и потому пособие исчисляется исходя из него. Следовательно, в день Великановой полагается 641,40 руб. (19 242 руб. : 30 дн.), за весь период – 4489,80 руб. (641,40 руб. x 7 дн.), из них работодатель обязан оплатить первые три дня, т.е. 1924,20 руб. (641,40 руб. x 3 дн.). Остальные 2565,60 руб. (641,40 руб. x 4 дн.) заплатит СФР.

При маленьком стаже размер пособия, рассчитанного за полный календарный месяц, не должен быть более МРОТ, установленного в месяце нетрудоспособности (ч. 6 ст. 7 Закона № 255-ФЗ, п. 21 Положения). При этом пособие в расчете за полный календарный месяц не может быть менее МРОТ, установленного на день наступления страхового случая (ч. 6.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Если больничный работника с небольшим стажем распространился на два месяца, то МРОТ ограничивает пособие, которое рассчитываем за каждый месяц. Поясним на примере.

Предположим, что аниматор Алешин при страховом стаже в пять месяцев сидел на больничном с 27 июня по 4 июля 2024 г. Фактический среднедневной заработок был в пределах допустимых ограничений и составил 1050 руб.

Поскольку дни болезни пришлись на два месяца, то при стаже до полугода надо считать размер пособия, исходя из фактического среднедневного заработка на каждый полный календарный месяц, и сравнивать полученную сумму с МРОТ, который действовал в те месяцы.

(Хорошо еще, что в 2024 году МРОТ весь год был 19 242 руб.)

Вычисляем сумму пособия за полный месяц:

  • за июнь – 18 900 руб. (1050 руб. x 60% x 30 дн.) – меньше МРОТ;
  • за июль – 19 530 руб. (1050 руб. x 60% x 31 дн.) – выше МРОТ, однако для расчетов мы все равно возьмем величину минимального размера оплаты труда.

Считаем сумму пособия к выплате:

  • за июнь – 2565,60 руб. (19 242 руб. : 30 дн. x 4 дн.);
  • за июль – 2482,84 руб. (19 242 руб. : 31 дн. x 4 дн.).

Итого: Алешину причитается 5048,44 руб. (2565,60 + 2482,84), из которых работодатель должен выплатить за три июньских дня 1924,20 руб. (19 242 руб. : 30 дн. x 3 дн.).

Периоды страхового стажа определяют по правилам ст. 16 Закона № 255-ФЗ. Стаж формируют периоды занятости по трудовым договорам и иные периоды, в течение которых сотрудник являлся застрахованным лицом в системе соцстраха.
Такие пособия признаются доходом работника и формируют его основную облагаемую базу по НДФЛ. Работодатель признается налоговым агентом по НДФЛ и обязан исчислить, удержать и уплатить в бюджет налог с выплаченного пособия.
Нет, данные суммы освобождены от обложения страховыми взносами как по НК РФ, так и по закону от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ.