Пояснения в налоговую: правила составления, сроки, формулировки

Когда ИФНС потребует пояснений

Чаще всего требования о представлении пояснений направляют по результатам выездных и камеральных налоговых проверок. Причины могут быть разные. Например, в сданных формах 6-НДФЛ сумма уплаченного налога менее удержанного – не исключено, что был возврат работникам излишне удержанного НДФЛ. Нередко показатели доходов в формах 6-НДФЛ и РСВ расходятся не из-за ошибки, а потому, что тот или иной доход НДФЛ облагается, а страховыми взносами – нет (пример – матпомощь бывшему работнику, ст. 210, 420 НК).

Ну, а УСН – вообще простор для разночтений. Данные по расчетному счету и по декларации легко могут различаться, если упрощенцу поступила сумма, которая не учитывается в доходах в целях исчисления единого налога.

В рамках камеральной проверки налоговики могут потребовать пояснений, например, если:

В рамках выездной налоговой проверки пояснения требуют при выявлении признаков нарушений, чтобы уточнить позицию проверяемого налогоплательщика относительно них.

При проведении налогового мониторинга налоговый орган также может истребовать информацию, документы, пояснения (в порядке п. 3 ст. 105.29 НК).

Но в принципе ИФНС вправе пригласить налогоплательщика для дачи пояснений по любым вопросам, которые связаны с уплатой налогов, сборов, взносов (подп. 4 п. 1, п. 2.1 ст. 31 НК, письмо ФНС от 17.07.2013 № АС-4-2/12837).

Итак, вы получили требование представить пояснения. Приведем алгоритм действий.

Шаг 1. Ознакомьтесь с требованием, проверьте оформление

Форма требования приведена в приложении № 4 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628.

В нем должны быть указаны, в частности:

Так, если выявлены ошибки или расхождения в отчетности, то должно быть указано, в чем они проявляются; если требуются пояснения по декларации по НДС, то должны быть обозначены коды возможных ошибок (указанные в приложении к письму ФНС от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367), и т.п.

Если причины направления требования не указаны, то оно может расцениваться как незаконное. Неуказание причин лишает налогоплательщика возможности исполнить требование по существу, что является нарушением его прав, предусмотренных подп. 7 п. 1 ст. 21 НК. На основании подп. 11 п. 1 ст. 21 НК налогоплательщик вправе не выполнять неправомерные акты и требования налоговых органов, но все-таки разумнее связаться с исполнителем и уточнить причины.

Шаг 2. Проверьте свою документацию

Убедились в том, что требование составлено корректно? Надо проверить, в самом ли деле есть ошибки в представленной декларации (расчете).

Шаг 2.1. Все проверили, ошибок нет

Если по итогам проверки (лучше неоднократной) вы готовы поручиться в том, что ошибок нет, то следует дать соответствующий ответ: ошибки и несоответствия в декларации отсутствуют, основания для подачи уточненной декларации (расчета) – тоже. Голословного утверждения может быть недостаточно, надо обосновать его, приложить в подтверждение документы, например, выписки из регистров учета и т.п.

Шаг 2.2. Ошибка есть, налог не занижен

Если по итогам тщательной проверки выяснилось, что ошибка в самом деле присутствует, но сумма налога к уплате не занижена, то в ответе следует:

Есть другой вариант – вместо пояснений представить уточненку, но учтите два момента: во-первых, это ваше право, а не обязанность, во-вторых, подача уточненки «спровоцирует» новую камералку (ст. 81, 88 НК).

Шаг 2.3. Ошибка есть, налог занижен

Если ошибка есть и в этой связи налог занижен, то следует подать уточненку. Пояснения одновременно с ней представлять не обязательно, поскольку такого правила в НК нет. Однако надо учесть, что инспектор, который будет проводить камералку, вправе все равно их потребовать (в особенности если в уточненке заявлено уменьшение налога – ст. 88 НК).

По какой форме ответить и как сформулировать пояснения

Форма пояснений произвольная. Только лица, представляющие налоговую декларацию по НДС в электронной форме, представляют пояснения по ней исключительно по ТКС через оператора ЭДО (абз. 4 п. 3 ст. 88 НК).

Например, вы получили требование о представлении пояснений, в котором отсутствует указание на конкретные противоречия, выявленные камеральной налоговой проверкой декларации по НДС. В этом случае вы имеете право не исполнять требование (подп. 11 п. 1 ст. 21 НК) или же дать ответ, формулировки которого могут быть такими:

Подчеркнем: то, что у вас требуют пояснений, не означает, что налоговики на 100% правы.

Сроки и ответственность за их нарушение

Пояснения надо подавать не позднее пяти рабочих дней с даты получения требования (ст. 6.1, пп. 3, 6 ст. 88 НК). Если последний день срока выпадает на выходной, нерабочий праздничный и (или) нерабочий день, пояснения нужно подать не позднее следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК).

Есть любопытный нюанс в определении срока, в течение которого нужно успеть отправить пояснения. Срок начинается со дня, когда вы получили требование о представлении документов, либо со дня, когда оно считается полученным. Если мы обратимся к п. 4 ст. 31 НК, то увидим, какой должна быть дата, которая считается датой получения требования от налоговой. Это зависит от способа передачи документа налоговым органом лицу, которому он адресован, или его представителю.

Варианты:

Таким образом, у вас есть пять дней с момента получения требования для того, чтобы отправить пояснения; иногда к ним добавляются дополнительные шесть дней (в случае если пришло требование в электронной форме по ТКС или заказным письмом).