Электронная подпись ИП: для каких операций нужна

Сразу ответим, почему для ИП недостаточно ЭП физического лица. Дело в том, что в составе данных в сертификате ЭП обычного человека содержатся только его персональные данные, тогда как состав данных в сертификате ЭП предпринимателя включает в себя его основные регистрационные данные, в т.ч. ОГРНИП. Поэтому для того, чтобы выступать от имени ИП, необходима отдельная ЭП. Какая именно – сейчас узнаем.

Какую ЭП выбрать для ИП

На всякий случай напомним, что ЭП – это определенная информация в электронной форме, которая присоединяется к подписываемому документу, чтобы подтвердить подписанта, дату и время визирования (по смыслу п. 1 ст. 2 Закона об ЭП). Дату и время проставления ЭП удостоверяет метка доверенного времени, которую создает и проверяет доверенная третья сторона, удостоверяющий центр (УЦ) или оператор информационной системы (п. 19 ст. 2 Закона об ЭП).

Различают ЭП простые и усиленные.

Простые ЭП – это, например, логины, пароли, СМС-коды, подтверждающие, что подпись сформирована конкретным лицом (ч. 2 ст. 5 Закона об ЭП, п. 5.3.1 Методических рекомендаций по внедрению электронного документооборота, утв. ФНС России).

Усиленные ЭП получают путем криптографического преобразования, с использованием ключа ЭП. В основу работы такой ЭП положено сложное шифрование.

ИП может получить квалифицированную ЭП (КЭП) и неквалифицированную ЭП (НЭП). НЭП надежнее простой ЭП, и получить ее также несложно. Любой гражданин может сделать это с помощью приложения «Госключ». Однако НЭП тоже не всегда приравнена к собственноручной – только по прямому указанию НПА или на основании соглашения об этом.

Если ИП нанимает сотрудников, то для них достаточно ЭП для физлиц, но для того чтобы действовать от имени ИП (в т.ч. сдавать отчетность), на них надо оформлять машиночитаемые доверенности (МЧД).

КЭП – это универсальная, наиболее защищенная ЭП, которая приравнивается к собственноручной подписи автоматически, поскольку прошла удостоверение в установленном порядке квалифицированным сертификатом.

Внимание: ИП не сможет использовать КЭП, если в силу закона или НПА документ должен быть составлен исключительно в бумажной форме (ч. 1 ст. 6 Закона об ЭП). Самый простой пример – векселя (ст. 4 Федерального закона от 11.03.1997 № 48-ФЗ).

Если закон, НПА или соглашение участников электронного взаимодействия предусматривает дополнительные требования к электронному документу, чтобы он считался равнозначным подписанному и заверенному печатью, то необходимо соблюсти и эти требования (ч. 3 ст. 6 Закона об ЭП).

Для каких целей ИП может использовать КЭП

Наличие КЭП позволяет быстро и без лишних временных затрат решать следующие задачи:

1. Сдавать через интернет отчетность. Использование КЭП обеспечивает корректную идентификацию налогоплательщика-ИП, защиту от несанкционированных исправлений, конфиденциальность.

2. Регистрировать онлайн-кассу. КЭП необходима для регистрации ККТ, подключения фискального накопителя, работы в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

3. Использовать внешний ЭДО. Система ЭДО позволяет эффективно взаимодействовать с контролирующими органами, участвовать в электронных торгах, размещать информацию на госпорталах и т.п. Документ, подписанный КЭП, приравнен к собственноручно завизированному.

4. Взаимодействовать с ГИС, в т.ч. «Госуслуги», Росреестра, ФТС, «Честный знак».

5. Участвовать в госзакупках на восьми федеральных электронных торговых площадках: после аккредитации в Единой информационной системе закупок можно направлять заявки, участвовать в аукционах, подписывать контракты.

6. Участвовать в торгах, которые проводятся в рамках Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ, в т.ч. на портале zakupki.gov.ru.

7. Приобретать с торгов имущество банкротов, выставляемое кредиторами, например, на федеральной электронной торговой площадке «Сбербанк – Автоматизированная система торгов».

8. Заключать сделки на площадках коммерческих торгов, например на платформе Центра электронных торгов «B2B-Center».

9. Взаимодействовать с ЕГАИС – в этом случае КЭП нужна на специальном носителе (JaCarta SE PKI/ГОСТ, Рутокен ЭЦП 2.0). По сути, КЭП нужна на каждом этапе, от производства до продажи. Например, чтобы отправить в ЕГАИС цифровую копию накладной, поставщик должен подтвердить ее КЭП. При торговле в розницу надо сверять данные ЕГАИС с фактической поставкой и при расхождении составить акт, который следует завизировать КЭП, и т.д.

Как получить КЭП

В настоящее время ИП может получить КЭП по биометрии, не выходя из дома (офиса). Для этого необходимы подтвержденные учетная запись на Госуслугах и регистрация в Единой биометрической системе (ЕБС).

Проверить, есть ли у вас регистрация в ЕБС, можно на Госуслугах (раздел профиля «Биометрия»). Если ее там нет или она только упрощенная, например голосовая (для выпуска сертификата требуется подтвержденная), то имеются следующие варианты зарегистрировать биометрию:

Также потребуется оборудование:

Протестировать свое оборудование и выяснить полный перечень условий можно в сервисе «Выпуск квалифицированного сертификата электронной подписи».

Вкратце алгоритм таков. ИП требуется:

1. Зайти на сервис.

2. Проверить оборудование и иные условия для получения сертификата ЭП.

3. Ответить на несколько вопросов.

4. Убедившись в том, что оборудование соответствует требованиям, нажать кнопку «Начать выпуск сертификата ЭП».

5. Обязательно после авторизации в ЕСИА и подтверждения личности через ЕБС надо проверить заявление на получение сертификата ЭП. Поскольку данные подставляются системами автоматически, возможны ошибки, тогда необходимо скорректировать данные.

6. Дождаться формирования ключей ЭП и выпуска сертификата. Ознакомиться с сертификатом.

7. Установить сертификат на токен.

Итак, теперь вы знаете, как ИП получить электронную подпись и для каких операций она нужна.