Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронная доверенность, сформированная в виде документа, «понятного» ПК (например, в формате XML). МЧД хранится в одной из информационных систем. Для подписания электронных документов от имени фирмы уполномоченному представителю необходимы и УКЭП, и МЧД.

МЧД: основное про машиночитаемую доверенность в 2025 году

МЧД: что это и для чего нужна
УКЭП организации может получить только ее законный представитель – руководитель. Всем прочим для подписания электронных документов от имени фирмы с 1 сентября 2024 г. нужны личная УКЭП и МЧД.
МЧД – электронная доверенность, скрепленная УКЭП организации. В МЧД, как и в бумажной доверенности, указывают сведения об организации, представителе, его полномочиях, дату выдачи и срок действия. МЧД создают, передают и хранят в едином формате, читаемом программами. Распечатывать МЧД не надо.
Сервисы по созданию МЧД есть у многих ведомств, прежде всего у ФНС и СФР. В рамках ЭДО с контрагентами можно применять МЧД, созданную на сайте ФНС или на Госуслугах. Сервисы по формированию МЧД также предлагают бухгалтерские программы, операторы ЭДО, сайты госорганов. МЧД с Госуслуг подойдет для всех госорганов, у которых нет собственного формата доверенности.
Зачем потребовалось вводить МЧД? Дело в том, что сертификат персональной УКЭП не содержит реквизитов работодателя. Физическое лицо может ее использовать и в личных целях, например, чтобы зарегистрировать свое имущество, представить декларацию 3-НДФЛ и т.п.
Чтобы получателю электронного документа было очевидно, что он исходит от уполномоченного представителя именно юридического лица, необходимы и УКЭП, и МЧД.
Основные преимущества МЧД:
- Электронный формат – это простота передачи и проверки действительности в АИС.
- МЧД – это повышенная степень защищенности от изменений, подделок и т.п. технологиями шифрования.
- Универсальность. Закодированная информация, которую содержит МЧД, быстро и корректно считывается всеми современными устройствами.
Какой формат МЧД выбрать для работы
Технически МЧД представляет собой электронный файл XML, в котором зашифрована информация о доверителе, уполномоченном физлице и полномочиях, которые ему передаются.
Форматы МЧД разработаны для интеграции с различными системами и предоставления данных в стандартизированном виде, например:
-
формат 002 – используется для документооборота в секторе B2B. Подходит для большинства стандартных процедур. Госструктуры такой формат не принимают;
-
формат 003 – расширенная версия формата 002, которая включает в себя дополнительные данные (например, возможность передоверия). Этот формат обычно используется в более сложных юридических или финансовых операциях, где требуется детализированная информация о правах и обязанностях уполномоченных сотрудников. На текущий момент с ним работают ЕГАИС, ФТС, Федресурс, Честный знак, Росреестр, ЛесЕГАИС, Главгосэкспертиза, Минтруд, Центробанк;
-
форматы 5.01 и 5.0 – предназначены исключительно для взаимодействия с госорганами, которые требуют соблюдения строгих стандартов для передачи данных (в частности, их использует ФНС).
Онлайн-классификатор полномочий: какие коды включать в МЧД
Классификатор расположен на портале ЕСНСИ, и он продолжает пополняться. Доступ к актуальным спискам можно получить через Госуслуги.
Примеры полномочий по классификатору:
-
«1_FNS05 – подписывать документы, используемые при постановке на учет, снятии с учета и сообщении сведений, установленных НК РФ».
-
«1_FNS99 – представлять интересы налогоплательщика в отношениях с налоговыми органами (полные полномочия)».
-
«1_FNS29 – получать от налогового органа квитанцию о присвоении регистрационного номера партии товара, подлежащего прослеживаемости».
Скриншот с портала ЕСНСИ
Каждое полномочие из классификатора имеет:
-
свой уникальный идентификационный номер (CODE);
-
наименование (NAME);
-
дату включения в справочник (STARTED).
Информационная система благодаря единым кодам автоматически и безошибочно выясняет, есть у подписанта права или нет, и фиксирует, что электронный документ оформили правильно.
Как работать с МЧД на практике
Оформление машиночитаемой доверенности
Для создания МЧД необходимо использовать специализированные электронные сервисы (Честный знак, сайт ФНС, платформа ЭДО и т.п.). Оформление начинается с заполнения данных о доверителе, представляемом лице и их полномочиях. Готовый документ заверяется УКЭП доверителя.
Подписание документов
МЧД позволяет доверенному лицу подписывать документы в электронном формате. Это могут быть контракты, налоговые декларации, бухгалтерская отчетность и другие юридически значимые документы. Подписание осуществляется через системы ЭДО с использованием ЭП доверенного физлица, что гарантирует подлинность и юридическую силу документа.
Проверка актуальности
Актуальность МЧД можно проверить через специальные государственные сервисы, такие как ФНС, или через сервисы ЭДО, где доверенность зарегистрирована. В системе обычно отображаются сведения о статусе доверенности, ее сроках действия и возможных ограничениях.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Чтобы отозвать цифровую доверенность, необходимо:
- подать заявление об отзыве через тот электронный сервис, где она была оформлена;
- заверить отзыв УКЭП директора, чтобы подтвердить подлинность действий;
- уведомить сотрудника и все заинтересованные стороны об отзыве МЧД, чтобы исключить ее использование.