Что такое ЕГАИС и как с ней работать в 2025 году

Что такое ЕГАИС

Аббревиатура ЕГАИС расшифровывается как «Единая государственная автоматизированная информационная система». Через нее Правительство РФ отслеживает оборот алкоголя и спиртосодержащей продукции, бизнес должен регистрировать все сделки от производства до продажи конечному потребителю на кассе. Таким образом, можно проверить весь путь продукта от изготовителя через оптовых продавцов и вплоть до розницы.

Стартовая страница системы – egais.ru

Цели применения системы:

Нормативная база для применения ЕГАИС

Суть ЕГАИС: принципы работы и этапы движения алкогольной продукции

Система отслеживает полный цикл оборота алкогольной продукции, обеспечивая контроль на каждом этапе:

1. Производство

   Изготовитель либо импортер приклеивает акцизные марки к каждой бутылке и фиксирует данные в ЕГАИС: сколько сделал или ввез продукта на территорию страны. В системе должны быть зарегистрированы объемы производства, используемое сырье, дата выпуска или ввоза. Эта информация становится начальной точкой для отслеживания подакцизного товара.

2. Отгрузка от производителя

   Прежде чем передать алкогольную продукцию магазину или торговой точке, производитель (импортер) создает сопроводительные документы (электронную товарно-транспортную накладную – ТТН) и передает сведения в ЕГАИС: кому, в каком количестве и какой товар он продал. Каждая партия получает уникальный идентификатор, позволяющий проследить ее движение.

3. Приемка у дистрибьютора или оптовика

   Приемщик проверяет продукцию, сопоставляет фактически поставленный товар с данными по ТТН, а затем подтверждает или отклоняет товарно-транспортную накладную в ЕГАИС. Если все в порядке, сведения о партии обновляются в системе, фиксируя нового владельца продукции. В ЕГАИС отражается, сколько единиц товара принято, отклонено или потеряно. В случае расхождений немедленно нужно составить акт об излишках или недостаче и заверить его у поставщика.

4. Передача в розничную торговлю

   Следующий этап – направление алкоголя от оптовика или дистрибьютора в магазин, торговую точку, заведение общепита. Оптовая компания оформляет также ТТН, розница подтверждает получение партии через ЕГАИС, и только после этого она становится доступной для продажи.

   Важно: сведения должны быть отправлены в систему ЕГАИС не позднее следующего рабочего дня после поставки или получения алкоголя очередным владельцем.

5. Продажа конечному потребителю

   При продаже в розницу кассир сканирует акцизную марку, и информация о каждой единице товара автоматически передается в ЕГАИС. Система проверяет, соответствует ли реализованная продукция учтенным остаткам, и подтверждает транзакцию. Чек, сформированный с использованием ККТ, содержит информацию о конкретной бутылке, это предотвращает продажу контрафакта и гарантирует конечному потребителю качество.

   В общепите списание подакцизного товара происходит не при продаже, а при вскрытии бутылки.

6. Списание остатков

   ЕГАИС фиксирует списание остатков – при продаже, утилизации или утрате. Розничная торговая точка регулярно сверяет свои запасы с данными госсистемы.

Схема подачи информации в ЕГАИС

Итак, ЕГАИС действует как цифровая платформа, которая собирает, хранит и анализирует данные о производстве, перемещении, хранении и продаже алкогольной продукции:

Кто обязан работать с ЕГАИС?

Обязанность работать в ЕГАИС регулируется, в частности, Законом от 22.11.1995 № 171-ФЗ. Согласно данному нормативно-правовому акту, к государственной системе должны подключаться все, кто продает или покупает алкогольную продукцию для бизнеса.

Как подключиться к ЕГАИС: пошаговая инструкция

Разберем пошаговый алгоритм подключения к единой госсистеме нового участника оборота.

Шаг 1. Регистрация подходящих кодов ОКВЭД

Убедитесь, что у вашей компании есть соответствующие коды для работы с алкоголем.

Можете также самостоятельно поискать другие коды, связанные с изготовлением, хранением и реализацией алкоголя, в общероссийском классификаторе ОКВЭД 2 ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2) с изм. № 74 от 1 декабря 2024 г.

Шаг 2. Получение КЭП

Для подключения к ЕГАИС не подойдут электронные подписи, которые используются бизнесом для сдачи отчетности, это обусловлено некоторыми техническими особенностями USB-носителей и требованиями безопасности. Но можно использовать наоборот: ЭП для ЕГАИС удостоверяет отчеты.

Закажите подпись в любом аккредитованном удостоверяющем центре. КЭП может быть на носителе JaCarta или Рутокен ЭЦП 2.0. Если у юрлица несколько торговых точек (с отдельными КПП), необходимо сделать подпись на каждую из них. Для ИП правила проще: предприниматель обойдется и одним сертификатом на все магазины.

После получения ЭП активируйте криптоключ на своем ПК, вставив флешку и следуя инструкциям, появившимся на экране монитора.

Шаг 3. Авторизация в личном кабинете ЕГАИС

Именно на данном этапе потребуется сертификат электронной подписи. Перейдите на сайт https://egais.ru/ в браузере Internet Explorer 9 или Microsoft Edge с эмуляцией Internet Explorer. Это важно, потому что подключиться через другие браузеры к системе не получится.

В верхнем правом углу экрана выберите вкладку «Войти в личный кабинет».

Далее система предложит проверить, готов ли ПК к работе с ЕГАИС, и выдаст рекомендации, что нужно исправить.

Необходимый минимум:

Если все в порядке, для входа в систему далее нужно ввести ПИН-код, который выдается вместе с USB-носителем, и перейти в личный кабинет.

Шаг 4. Генерация RSA-ключа

RSA-ключ необходим для установки защищенного соединения с сервером ЕГАИС, он записывается на тот же токен, что уже содержит ЭП.

Для генерации:

Шаг 5. Установка УТМ (транспортного модуля)

Посредством транспортного модуля реализуется передача информации между учетной системой участника оборота алкогольной продукции и сервером ЕГАИС. Программа бесплатная, ее можно скачать и установить также через ЛК в разделе «Транспортный модуль».

После завершения всех шагов компания или ИП может полноправно работать в единой госсистеме. Дополнительная информация о подключении к ЕГАИС размещена на сайте федеральной службы.

Что еще учесть перед началом работы с ЕГАИС

Подберите оборудование, которое будет соответствовать техническим требованиям ЕГАИС. Например, понадобится кассовый аппарат с ПО, поддерживающим работу с системой, а также сканер 2D-штрихкодов, чтобы считывать данные акцизных марок на каждой бутылке. Компьютер с установленным УТМ должен быть подключен к той же сети, что и кассы, чтобы информация о продажах алкоголя фиксировалась со всех торговых точек.

Работа с ЕГАИС на практике

Для работы с ЕГАИС необходимо соблюдать четкий порядок действий на каждом этапе учета алкогольной продукции. Вот основные процессы и их алгоритмы.

Фиксация поступления алкогольной продукции

1. Для начала нужно получить ТТН из ЕГАИС и убедиться в том, что вы ее получили. Сверить все данные в документе. Приемка продукции без накладной невозможна.

2. Далее используйте сканер для считывания акцизных марок. В работе с алкоголем ведется поштучный учет, поэтому каждая бутылка должна быть проверена и отсканирована.

   Сравните информацию с марок с данными в накладной, чтобы предотвратить пересортицу. Это необязательно по закону, но помогает избежать ошибок. Для ускорения работы можно сначала сканировать коробки, если у них есть штрихкод, а потом марки на бутылках.

3. Если данные корректны, подтвердите накладную через ЕГАИС. При обнаружении несоответствий отклоните накладную или составьте акт расхождений.

4. Следующий шаг – внесение продукции на баланс. Продукция поступает на учет компании в ЕГАИС только после подтверждения накладной. До этого она числится за поставщиком.

Правильная фиксация поступлений защищает ваш бизнес от нарушений и гарантирует точный учет.

Фиксация продажи алкоголя в рознице

Магазину потребуется онлайн-касса с подключением к оператору фискальных данных (ОФД) и интеграцией с ЕГАИС. Поставьте также 2D-сканер для считывания акцизов с каждой емкости.

Для ресторанов и баров есть свои нюансы. При реализации крепких напитков отчитываться нужно о каждой порции (например, стакане виски или рюмке водки). По слабоалкогольным напиткам в ЕГАИС фиксируется факт вскрытия тары, а не каждая порция.

Возврат алкогольной продукции

Возможные причины возврата:

Как оформить возврат через ЕГАИС:

1. Убедитесь, что возвращаемый алкоголь числится на первом регистре ЕГАИС, где фиксируются остатки продукции, поступившей на склад после подтверждения накладных. С первого регистра списываются продажи, перемещения в торговый зал или возвраты.
2. В учетной системе сформируйте расходную (возвратную) товарно-транспортную накладную (ТТН). Укажите точное количество и причину возврата продукции.
3. После согласования поставщик подтверждает возврат, и продукция списывается с ваших остатков в ЕГАИС.

Списание алкоголя

Списание необходимо в ситуациях, когда продукция больше не подлежит реализации. Это может быть связано с порчей, повреждением акцизных марок, разбитием бутылок или их утратой (например, кражей).

1. Для начала составьте акт списания. Укажите причину списания, например, «порча», «бой» или «утрата». Уточните количество и данные продукции, которая списывается.
2. Далее зарегистрируйте акт в ЕГАИС. Списание происходит с первого регистра, где зафиксированы остатки продукции на складе. Сохраните документы для отчетности.

FAQ