С 2025 года отгрузочные счета-фактуры выставляют и некоторые налогоплательщики УСН, при этом изменились реквизиты и правила заполнения книги продаж. В статье рассмотрим, что нового по счетам-фактурам, приведем их готовые образцы, расскажем, как избежать ошибок, и ответим на FAQ.
Налоги и взносы
28.05.2025
Поделиться
Налоги и взносы
28.05.2025
Поделиться
Счет-фактура – 2025. Новые правила и форматы – полное руководство для бизнеса
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
60
просмотров
При работе со счетом-фактурой суть в том, что это не первичный документ, а основание для вычета НДС и заполнения регистров налогового учета по НДС. Состав реквизитов и правила заполнения счетов-фактур регулирует постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 (далее – постановление Правительства № 1137). Этот НПА то и дело претерпевает изменения.
Счет-фактура 2025 года – это документ, на основании которого фирмы и ИП заполняют налоговые регистры по НДС. Чем подробнее в нем представлена информация, тем больше сведений поступает в налоговую инспекцию и тем проще ей контролировать деятельность бизнеса. Поэтому законодатели постоянно улучшают и совершенствуют документ «Счет-фактура». И важно не пропускать изменения, влияющие на его форму, состав реквизитов и правила заполнения.
Последние по времени изменения датированы 1 октября 2024 г., когда в табличную часть счетов-фактур добавили графу 14 для отражения стоимости прослеживаемого имущества (постановление Правительства от 16.08.2024 № 1096). Одновременно законодатели усовершенствовали подход к заполнению нового счета-фактуры, книги покупок и книги продаж.
А с 1 января 2025 г. у многих налогоплательщиков на упрощенной системе налогообложения (УСН) появилась обязанность платить НДС. И книга продаж пополнилась новыми графами для указания:
-
стоимости продаж, облагаемой по специальной налоговой ставке 5% (5/105) или 7% (7/107) при УСН;
-
суммы налога, начисленного по специальной ставке.
На сайте есть подробная статья про изменения в книгах покупок и продаж, вступившие в силу с 2025 года применительно к УСН. Рекомендуем ознакомиться с ней для самопроверки.
Существенные ошибки при оформлении счета-фактуры 2025 года не позволяют покупателю/заказчику получить вычет и законно уменьшить сумму НДС к уплате в бюджет (п. 1 ст. 173 НК). Поэтому каждой из сторон сделки важно быть в курсе изменений и соблюдать правила составления счетов-фактур.
В этой статье подробно расскажем об этих правилах, приведем правильно заполненные образцы и разберем принципиальные ошибки, которых важно избегать. Рекомендуем при чтении переходить по ссылкам и знакомиться с нормативно-правовой базой и первоисточниками.
Счет-фактура: что это такое и зачем он нужен бизнесу
По счету-фактуре суть состоит в том, что его выставляет продавец (поставщик, подрядчик, исполнитель) своему контрагенту по гражданско-правовому договору для получения этим контрагентом вычета по НДС. Вычет уменьшает сумму налога, причитающуюся к внесению в бюджет.
В случае последующего изменения стоимости отгрузки передающая сторона выставляет партнеру корректировочный счет-фактуру для приведения суммы вычета у партнера в соответствие с уточненной стоимостью реализации. А для исправления ошибок служат исправительные счета-фактуры. Подробнее о каждом из видов читайте в таблице.
Таблица. Виды счетов-фактур
| Тип документа | Когда и для чего применяется |
|---|---|
| Первичный отгрузочный | Составляется по факту реализации |
| Первичный авансовый | Оформляется при получения предоплаты в счет дальнейшей реализации |
| Первичный | Составляется по факту возникновения налоговой базы при других объектах налогообложения НДС, кроме ввоза товаров на территорию России |
| Исправленный | Оформляется, если в первичном выявлены существенные ошибки, препятствующие вычету |
| Корректировочный | Составляется, если после отгрузки изменилась цена или количество переданных объектов |
| Исправленный корректировочный | Оформляется, если в корректировочном допущены существенные ошибки, препятствующие вычету |
Как документ счет-фактура сложен для составления и включает в себя десятки реквизитов. Правила его заполнения закреплены в приложении № 1 к постановлению Правительства № 1137. Этим же НПА утверждена форма счета-фактуры, единая для всех компаний и предпринимателей России.
В отличие от первичных документов, таких как накладные и акты, не имеющих законодательно установленного стандартного вида, документ «Счет-фактура» унифицирован Правительством для применения на всех территориях РФ. И если обязательные реквизиты первички регулирует ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, то состав показателей счетов-фактур устанавливает постановление Правительства № 1137.
Аналогом документа «Счет-фактура» считается универсальный передаточный документ (УПД), форма которого является рекомендованной и приведена в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Такой УПД допустимо применять или как первичный документ, или как совокупность первички и документа для вычета НДС.
Форматы счетов-фактур в 2025 году: бумага или электронный документ?
Выбирать формат счета-фактуры стороны сделки вправе самостоятельно, по взаимному согласию. Исключение – реализация прослеживаемых товаров, при которой допустим исключительно электронный формат (п. 1.1 ст. 169 НК). При любом формате набор показателей, строк и граф документа и его подписантов будет аналогичным, как и алгоритм заполнения.
Выбор формата зависит от предпочтений и технических возможностей контрагентов. Зачастую предпринимателям проще оформлять все на бумаге, тогда как в крупных компаниях налажен электронный документооборот (ЭДО) и им удобнее работать с электронным форматом. В любом случае контрагент, претендующий на вычет, должен иметь техническую возможность получить и обработать электронный формат счета-фактуры. В противном случае бумажное оформление – единственно возможный вариант.
Электронный формат счета-фактуры утвержден приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. С 1 апреля 2025 г. применение любого иного электронного формата запрещено.
Новый счет-фактура – 2025: чего ожидать от изменений?
Появление у налогоплательщиков УСН обязанности начислять НДС не повлияло на реквизиты счета-фактуры 2025 года, а затронуло в основном показатели книги продаж. В то же время многие фирмы и ИП на упрощенке начали составлять счета-фактуры впервые. Для них это кардинальное изменение и серьезное испытание, особенно если с контрагентом согласована работа в электронном формате.
Параллельно с усовершенствованием налогового законодательства ФНС расширяет возможности ЭДО и охват им экономических субъектов. Например, в течение семи месяцев, с сентября 2024 г. по март 2025 г., проводился эксперимент по вовлечению в сферу ЭДО самозанятых. По итогам пилотного проекта им предоставлена возможность продолжить обмен электронными документами (см. информацию на официальном сайте ФНС).
Образец счета-фактуры – 2025: как правильно заполнить документ
Чтобы правильно заполнить отгрузочный счет-фактуру, важно использовать актуальный бланк и внести в него обязательные реквизиты. Мы приведем этот бланк, пошаговую инструкцию по его заполнению и готовые образцы, которые можно скачать для использования в работе.
Бланк документа
Универсальный для всех российских предприятий и ИП бланк документа приведен в приложении № 1 к постановлению Правительства № 1137. Он включает в себя номер и дату, а также строчную и табличную часть. Актуальный бланк выглядит так:
Вы можете скачать этот шаблон бесплатно и использовать как памятку или справочник.
Посмотреть актуальный бланк и скачать его можно также в справочно-правовых системах. Например, открытая версия СПС «КонсультантПлюс» позволяет ознакомиться с шаблоном и скачать его в формате Excel. А вот на сайте налоговой службы, к сожалению, приведена немного устаревшая версия.
Состав реквизитов
Правила заполнения строчной и табличной частей документа содержатся там же, в приложении № 1 к постановлению Правительства № 1137. Как правильно составить первичный отгрузочный документ и что в нем указать, смотрите в таблицах.
Начнем со строчек. По ним отражают сведения о продавце, покупателе, грузоотправителе, грузополучателе, документальном обосновании и валюте взаиморасчетов.
Таблица. Заполнение счета-фактуры (образца) по строкам
| Наименование показателя | Смысл показателя при отгрузке |
|---|---|
| Номер и дата | Порядковый (хронологический) номер счета-фактуры и дата его составления |
| Номер и дата исправления | – |
| К счету-фактуре (счетам-фактурам) | – |
| С учетом исправления | – |
| Продавец | Для юридического лица – полное и/или сокращенное наименование. Для ИП – фамилия, имя и отчество |
| Адрес | Для юрлиц – официальный адрес, указанный в ЕГРЮЛ, дополнительно можно указать фактический адрес. Для ИП – место жительства, указанное в ЕГРИП |
| ИНН/КПП продавца | Для юрлица – ИНН из 10 знаков и КПП. Для ИП – только ИНН из 12 знаков |
| Грузоотправитель и его адрес |
или
|
| Грузополучатель и его адрес | Полное или сокращенное название грузополучателя и его почтовый адрес |
| К платежно-расчетному документу |
или
|
| Документ об отгрузке |
или
|
| Покупатель | Для юрлица – полное и/или сокращенное название. Для ИП – Ф.И.О. |
| Адрес | Для юрлица – адрес, содержащийся в ЕГРЮЛ, дополнительно можно указать фактический адрес. Для ИП – место его жительства, содержащееся в ЕГРИП |
| ИНН/КПП покупателя | Для юрлица – ИНН из 10 знаков, а также КПП. Для ИП – только ИНН из 12 знаков |
| Валюта: наименование, код | Условное обозначение российского рубля из Общероссийского классификатора валют ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000 (постановление Госстандарта от 25.12.2000 № 405-ст). Код иностранной валюты указывают, только если ведут в ней расчеты |
В табличной части внимание уделено кодировкам и натуральным и стоимостным характеристикам операции. Подробнее о показателях по столбцам читайте в таблице.
Таблица. Составление счета-фактуры (образца) по столбцам
| Наименование показателя | Смысл показателя при отгрузке |
|---|---|
| № п/п | Порядковый номер записи о поставляемых/отгруженных ценностях |
| Наименование | Наименование ценностей по договору, накладной, акту или иному формуляру, которым оформляется продажа, поставка или передача |
| Код вида товара | Код вида товара по товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза (ТН ВЭД ЕАЭС), если имущество экспортируется в страну – участницу ЕАЭС |
| Единица измерения – код |
или
|
| Единица измерения – условное обозначение (национальное) |
или
|
| Количество (объем) | Количество (объем) поставляемых ценностей в вышеуказанных единицах измерения, если проставлена единица измерения |
| Цена (тариф) за единицу измерения | Цена (тариф) за единицу измерения без учета НДС, если проставлена единица измерения |
| Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога – всего | Стоимость всего количества (объема) отгруженных имущественных или неимущественных ценностей без НДС |
| В том числе сумма акциза |
или
|
| Налоговая ставка |
или
или
|
| Сумма налога |
или
или
|
| Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом – всего | Вся стоимость отгруженных ценностей с НДС |
Стандартную форму разрешено дополнять собственными реквизитами (письмо Минфина от 28.07.2021 № 03-07-09/60435). Их можно расположить:
-
после строк и до табличной части;
-
в табличной части, сохранив последовательность граф;
-
после подписей должностных лиц в нижней части документа.
На сайте есть подробная статья, как и в каких случаях заполнять корректировочный счет-фактуру. Рекомендуем ознакомиться с ней для самопроверки.
Пошаговая инструкция по заполнению
Чтобы корректно заполнить первичный отгрузочный счет-фактуру, действуйте по следующему алгоритму.
Шаг 1. Присвойте порядковый номер и дату.
Нумеровать счета-фактуры необходимо сквозным способом в хронологическом порядке, независимо от того, являются ли они отгрузочными, корректировочными или исправительными. В качестве даты проставляется день составления, а не день фактической отгрузки.
Шаг 2. Укажите сведения о продавце и грузоотправителе.
В отношении передающего юридического лица укажите его наименование (полное или краткое), юридический адрес, десятизначный ИНН и КПП. Предприниматели указывают свои фамилию, имя и отчество, место проживания и двенадцатизначный ИНН, а КПП они не имеют.
Сведения о грузоотправителе вносите только в случае реализации имущества. При выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав здесь ставится прочерк. При отражении реализации одновременно имущества и работ/услуг указывайте грузоотправителя в общем порядке. Если продавец и грузоотправитель – это один и тот же субъект, в отношении грузоотправителя проставляют фразу «он же».
Шаг 3. Укажите сведения о покупателе и грузополучателе.
В отношении получающего юрлица укажите его название (полное или сокращенное), юридический адрес, ИНН и КПП. Предприниматели указывают свои Ф.И.О., место жительства и ИНН. Сведения о грузоотправителе заполняйте только в случае отгрузки имущества, а не услуг или работ. Если покупатель и грузополучатель – это один и тот же субъект, в отношении грузополучателя не проставляйте отметку «он же», а внесите данные в обычном порядке.
Шаг 4. Заполните остальные строчные реквизиты.
По оставшимся строкам чаще всего указывают:
-
реквизиты платежного поручения или кассового чека – в случае получения денежного аванса наличными или безналичным переводом (при отсутствии аванса или его получении в натуральной форме строку прочеркните);
-
реквизиты одного или нескольких отгрузочных документов, например, товарной накладной, акта приема-передачи выполненных работ или оказанных услуг;
-
название и кодовое обозначение валюты расчетов – при расчетах как денежными средствами, так и в безденежной форме.
Шаг 5. Заполните табличную часть.
Подробно о показателях табличной части читайте в таблице выше. Здесь приведем примеры отдельных формулировок.
Например, наименование отгрузки по договору, накладной или акту может формулироваться так: «Дверь деревянная межкомнатная, М8» или «Зеленый чай "Золотой лист", 100 г». А, например, для единицы измерения «квадратный метр» ее код по ОКЕИ – 055, а национальное условное обозначение – «м2».
Шаг 6. Заверьте надлежащими подписями.
В общем случае подписантами выступают руководитель компании и ее главный бухгалтер. Руководитель вправе уполномочить иных работников заверять счета-фактуры, издав соответствующий приказ и/или выдав доверенность.
В случае с ИП подписантом выступает он лично или уполномоченное им лицо. Кроме подписи, ИП указывает сведения из листа записи ЕГРИП или реквизиты свидетельства о госрегистрации в предпринимательском статусе.
Образцы заполнения
Правильно заполненный отгрузочный документ от имени предприятия на поставку готовой продукции выглядит так:
Предлагаем бесплатно скачать этот образец счета-фактуры и взять его за основу для использования в работе.
При отгрузке от имени ИП для счета-фактуры образец выглядит немного иначе:
Этот образец также рекомендуем скачать бесплатно в формате PDF и использовать в работе.
Типичные ошибки
В любом счете-фактуре важно не иметь существенных ошибок, так как они препятствуют получению вычета контрагентом. Существенными считаются неточности, не позволяющие ИФНС идентифицировать:
-
любую из сторон сделки – например, при указании неверного ИНН;
-
наименование отгруженной ценности;
-
ее стоимость;
-
налоговую ставку;
-
сумму «отгрузочного» НДС.
Обычно счета-фактуры формируются автоматически, в бухгалтерской программе, на основании введенной в нее первички и проведенных операций. Но даже самой продвинутой компьютерной программе не стоит доверять вслепую. Если есть время, желательно вручную перепроверить все показатели, текст и коды. В противном случае не исключены досадные недоразумения. Вот несколько примеров из жизни.
Пример. ООО «Веселый марсианин» указало в строке «Продавец» не свое наименование по уставу, а Ф.И.О. своего сотрудника. Такая ошибка признается существенной, так как не позволяет налоговикам однозначно идентифицировать продавца.
Негативные последствия влекут и иные существенные ошибки. Например, когда нельзя определить наименование товара.
Пример. ИП Юферев, работающий на УСН и начисляющий НДС, указал в графе «Наименование товара» «хлеб пшеничный» вместо «хлеб ржаной». Это не соответствует наименованию хлеба в договоре и товарной накладной. Налицо существенная ошибка, не позволяющая идентифицировать наименование отгруженного объекта.
Очевидно, что даже при нынешнем уровне автоматизации и развития технологий составление счетов-фактур требует особого внимания.
Электронный документооборот счетов-фактур в 2025 году: практическое руководство
Если стороны договора применяют при ЭДО усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), то их электронные документы по умолчанию эквивалентны бумажным (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, п. 2 порядка из приказа Минфина от 05.02.2021 № 14н). В этом случае сторонам не требуется подписывать соглашение об ЭДО. Однако при наличии только простой ЭП без соглашения об ЭДО не обойтись. Соглашение можно оформить отдельным документом, как специальную оговорку в основном договоре или путем обмена письмами (письма Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26, ФНС от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@).
В электронном формате счет-фактура выставляется только через российского оператора ЭДО, числящегося в реестре ФНС. А при исполнении государственных контрактов документооборот идет через единую информационную систему (п. 3 порядка из приказа Минфина № 14н).
Хранить бумажные и электронные счета-фактуры следует не менее пяти лет, считая с 1 января календарного года, следующего за годом, когда документ был закончен делопроизводством (п. 2 ст. 2.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, ст. 317 перечня из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, пп. 4.1, 4.2 инструкции из приказа Росархива от 20.12.2019 № 237). Минимальный период хранения определяют так.
Пример. АО «Разноцветный закат» в мае 2025 г. приобрело у ИП Юферева (налогоплательщика НДС) 100 кг зеленого чая на условиях постоплаты. В том же месяце «Разноцветный закат» получил от Юферева отгрузочный счет-фактуру и зарегистрировал его в книге покупок для получения вычета НДС со стоимости чая.
Отсчет минимального срока для хранения отгрузочного счета-фактуры Юферева начинается с 1 января 2026 г. Значит, пятилетний срок хранения истекает 31 декабря 2030 г.
Хранение бумажных и электронных экземпляров организуют по разным правилам. Электронные экземпляры в целях хранения на печать не выводят (письмо ФНС от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@). Но вместе с ними необходимо хранить информацию, сопровождающую ЭДО, а именно:
-
подтверждение от оператора ЭДО получения или отправки счета-фактуры;
-
извещение оператору ЭДО о получении его подтверждения;
-
подтверждение уполномоченного органа (при участии в госзакупках и направлении счетов-фактур через ЕИС);
-
извещения, уведомления и сообщения, полученные от контрагента или направленные ему.
Кроме того, необходимо обеспечить хранение квалифицированных сертификатов ключей проверки УКЭП.
Типичные ошибки при работе со счетами-фактурами в 2025 году и как их избежать
Невнимательный бухгалтер рискует ошибиться с реквизитами, составить электронный документ по устаревшему формату или выставить его с нарушением срока. В зависимости от вида нарушения последствия различаются. Рассмотрим каждый из рисков подробнее.
Ошибки в реквизитах
Применительно к реквизитам счетов-фактур ошибки подразделяются на существенные и несущественные. Существенными считаются неточности, не позволяющие инспектору идентифицировать:
-
любую из сторон сделки;
-
название отгруженного объекта;
-
его стоимость;
-
налоговую ставку;
-
сумму налога.
О том, какие погрешности критичны, а какие нет, читайте в таблице.
Таблица. Существенные и несущественные ошибки в показателях
| Показатель | Критичные ошибки | Некритичные ошибки |
|---|---|---|
| Сторона сделки | Допущенные в:
|
|
| Наименование отгруженного объекта | Несоответствие названий товара, работы или услуги их названиям в договоре, в первичных документах | Неполнота информации, достаточная для определения товара, работы, услуги, имущественного права |
| Стоимость отгруженного объекта | Ошибки, при которых:
|
Не критично:
|
| Ставка НДС | Налоговая ставка отсутствует или неправильно указана из-за арифметической ошибки | Иные ошибки |
| Сумма НДС | Невозможно определить сумму налога, в том числе из-за:
|
Иные ошибки, не препятствующие определению суммы налога |
Вот несколько примеров, когда банальные ошибки в счете-фактуре 2025 года оказываются существенными и требуют исправления. Начнем с ошибки в стоимости отгруженного объекта.
Пример. ООО «Веселый марсианин» отгрузило ИП Юфереву 3 000 л бензина на условиях постоплаты. Единица измерения по договору – 1 000 л, и цена в отгрузочном счете-фактуре «Веселого марсианина» указана за каждую 1 000 л.
Но в графе «Единица измерения (код)» «Веселый марсианин» указал код 112 (единица измерения в литрах) вместо кода 130 (единица измерения в тысяче литров). При этом в графе «Количество (объем)» указано «3».
Такая ошибка признается существенной, так как из документа неясно:
- сколько товара отгружено – 3 л или 3 000 л;
- за какую единицу измерения указана цена – за литр или за 1 000 л;
- правильно ли рассчитаны стоимость отгруженного бензина и НДС по нему.
При невнимательном подходе возможны ошибки в ставке НДС. Вот один из жизненных примеров.
Пример. ООО «Веселый марсианин» отгрузило ИП Юфереву 3 000 л бензина на условиях предварительной оплаты. Но в графе «Налоговая ставка» авансового счета-фактуры «Веселый марсианин» указал прямую ставку 20% вместо расчетной ставки 20/120. Данная ошибка квалифицируется как существенная и требует обязательного исправления.
Как известно, не ошибается тот, кто ничего не делает. И даже самый добросовестный специалист не застрахован от неточностей. Поэтому важно не доверять слепо бухгалтерской программе, а вручную сверять показатели и контролировать заполнение полей.
На сайте есть статья о том, как определить налоговую базу по НДС при каждом из объектов налогообложения. В ней на примерах показано, в какой момент возникает налоговая база и в какой сумме. Рекомендуем ознакомиться со статьей для самопроверки.
Неверный электронный формат
Ошибочный формат счета-фактуры грозит ответственностью за налоговое правонарушение, так как приравнивается к отсутствию этого документа. Нарушителя оштрафуют на 10 000 руб., если проступок совершен впервые, и на 30 000 руб., если нарушение допущено в разных кварталах (пп. 1, 2 ст. 120 НК).
Если через устаревший формат оформлена отгрузка, то вероятно занижение налоговой базы и/или суммы НДС. Тогда виновнику грозит штраф:
-
по п. 3 ст. 120 НК – в размере 20% от суммы недоимки, но не менее 40 000 руб.;
-
по п. 1 ст. 122 НК (если виновник ошибся случайно) – в размере 20% от суммы долга;
-
по п. 3 ст. 122 НК (если виновник действовал с умыслом) – в размере 40% от суммы долга.
Применить санкции одновременно по ст. 120 и ст. 122 НК контролирующий орган не вправе (определение Конституционного суда от 18.01.2001 № 6-О).
Кроме того, контролеры легко оспорят вычеты по неверному формату счета-фактуры и привлекут к ответственности получающую сторону. Поэтому важно следить, чтобы при ЭДО применялся только актуальный формат.
Нарушение сроков при выставлении
Крайний срок для выставления нового счета-фактуры на отгрузку – пять календарных дней с даты оформления передаточного акта или товарной накладной, включая дату их оформления (п. 3 ст. 168 НК, письмо Минфина от 18.10.2018 № 03-07-14/74899). Рассчитывать пятидневный срок нужно так.
Пример. ООО «Веселый марсианин» отгрузило ИП Юфереву товар 2 июня 2025 г., в тот же день оформив товарную накладную. Поэтому выставить Юфереву отгрузочный счет-фактуру «Веселый марсианин» обязан не позднее 6 июня 2025 г. У него есть на это пять дней: 2, 3, 4, 5 и 6 июня 2025 г.
Если дедлайн по выставлению приходится на нерабочий день (выходной или праздник), то крайним сроком считается ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК). В этом случае также дата реализации учитывается при расчете пятидневного срока.
Пример. ООО «Веселый марсианин» отгрузило ИП Юфереву товар 3 июня 2025 г., в тот же день оформив товарную накладную. Формально пятидневный срок на выставление Юфереву отгрузочного счета-фактуры истекает 7 июня 2025 г. Однако в 2025 году это суббота. Поэтому дедлайн по выставлению переносится на ближайший следующий понедельник, 9 июня 2025 г.
При долгосрочных непрерывных поставках одному и тому же партнеру или по длящимся услугам (аренда, услуги охраны, связи, техническое или консультационное сопровождение), не предполагающим оформление ежемесячных актов, допустимо составлять один суммарный счет-фактуру по итогам месяца или квартала. Выставляется он не позднее 5-го числа месяца, следующего за закончившимся месяцем или кварталом (письма Минфина от 18.07.2024 № 03-03-06/1/67042, от 07.03.2022 № 03-07-12/19129).
Просрочка с выставлением отгрузочного счета-фактуры грозит неприятностями только передающей стороне. Ведь контрагент вправе перенести свой вычет на будущее, хотя это и не очень выгодно. Максимальный период для переноса вычета – в пределах трех лет после принятия отгрузки к учету (п. 2 ст. 169, п. 1.1 ст. 172 НК, письмо Минфина от 17.01.2022 № 03-03-06/1/1880).
А вот для передающей стороны последствия совсем иные. Невыставленный экземпляр отразится на показателях декларации по НДС, на основании которой формируется налоговая обязанность по единому налоговому счету (ЕНС). В результате придется сдавать уточненку, погашать недоимку и платить пени. И повезет еще, если удастся обойтись без штрафа. Ведь при отсутствии на момент подачи уточненки достаточного положительного сальдо ЕНС шанс избежать штрафа по ст. 122 НК очень невысок.
Чтобы не иметь проблем, стоит вовремя и в полном объеме оформлять взаимоотношения с контрагентами, учитывая разъяснения Минфина и ФНС. Зачастую контролирующие органы позволяют отступить от общего правила, если считают это обоснованным.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Счет на оплату применяется для заключения сделки и получения оплаты, а иногда в качестве договора ГПХ. Его бланк и набор реквизитов не стандартизированы, каждый субъект определяет их самостоятельно, тогда как счет-фактура – типовой бланк с общероссийскими правилами заполнения и четкими сроками оформления, работа с которым регулируется на уровне НК.
В общем случае его выставление обязательно, но есть исключения. Например, при отгрузке его не выставляют, если получающая сторона не является налогоплательщиком НДС из-за применения специального режима налогообложения (ПСН, АУСН, НПД) или освобождена от обязанностей налогоплательщика НДС по основаниям из ст. 145 НК.
Исправлять необходимо только существенные ошибки, остальные не помешают заявить вычет. Для исправления существенной технической или арифметической ошибки нужно составить исправленный экземпляр – новый и правильный. Бланк для этого берется тот же, что при выставлении первоначального экземпляра (письма Минфина от 06.05.2019 № 03-07-11/32905, ФНС от 07.06.2018 № СД-3-3/3806@). В исправленный документ по строке 1 переносят номер и дату исходного, а по строке 1а ему присваивают собственный порядковый номер и указывают дату исправления. В остальных строках и графах отражают исходные показатели, но с исправлением ошибочных данных и при необходимости с внесением новых.
Хранить их следует не менее пяти полных календарных лет после года, в котором они завершены делопроизводством. Выставленные на бумаге экземпляры хранят отдельно от полученных и систематизируют по хронологии их выставления или по хронологии составления, если они не выставлялись и были сделаны «для себя». Полученные бумажные экземпляры систематизируют по хронологии получения. Сшивать листы при хранении не требуется. Допустимо хранить бумажные экземпляры в электронном виде, но при условии заверения их УКЭП (письмо ФНС от 06.09.2017 № СД-4-3/17731@).
Отсутствие печати не будет ошибкой, так как она не является обязательной, такой реквизит в бланке не предусмотрен, а требования проставлять ее не закреплены ни в НК, ни в постановлении Правительства № 1137. Но и запрета на ее проставление нет, поэтому при желании ее можно проставить, и это не будет нарушением.
Нет, факсимильную подпись использовать нельзя, этот способ заверения не соответствует требованиям ст. 169 НК. Аналогичное мнение выражают контролирующие органы (см., например, письмо Минфина от 10.04.2019 № 03-07-14/25364). К такому же выводу пришел Президиум ВАС (постановление от 27.09.2011 № 4134/11 по делу № А33-20240/2009).
Заключение
Как документ счет-фактура необходим в основном для получения вычетов. Но он отражается в книгах покупок и продаж и в конечном счете влияет на показатели декларации. Поэтому зачастую изменения в НК требуют обновить бланк счета-фактуры и/или подходы к его составлению.
В свете продолжающейся налоговой реформы стоит ожидать новых поправок, влияющих на заполнение счетов-фактур. Особенно тщательно нужно отслеживать изменения «базового» постановления Правительства № 1137. Заходите на наш сайт, мы всегда держим руку на пульсе и комментируем ключевые новшества.
Что еще почитать
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
Вам также может быть интересно
Налоги и взносы
Налоги и взносы
Налоги и взносы
Налоги и взносы
Налоги и взносы
Налоги и взносы
Налоги и взносы
