Книга покупок и книга продаж: пошаговые примеры и изменения-2025

Отчетность

05.01.2025

Книга покупок и книга продаж: пошаговые примеры и изменения-2025

Как формировать регистры и что меняется в этом году? Отвечаем на частые вопросы и даем примеры.

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

782

просмотра

Плательщики НДС заполняют книги покупок и продаж по стандартным формам. В них отражают данные из документов с суммой налога, выделенной отдельной строкой. Чаще всего это счета-фактуры.

Назначение у каждой книги разное. В регистре покупок отражают вычеты по счетам-фактурам или иным подтверждающим документам. А регистр продаж служит для отражения начисленного или восстановленного налога.

В результате один и тот же счет-фактуру стороны сделки вносят синхронно в разные регистры. Например, в книгах покупок и продаж авансы отражают оба контрагента, но один из них начисляет налог с полученной предоплаты, а другой ставит его к вычету.

Все счета-фактуры в книгах продаж и покупок влияют на расчет итоговой суммы платежа за квартал. В декларацию по НДС включаются разделы книг 8 и 9. За счет этого налоговики получают возможность сверять операции сторон одной и той же сделки, выявляя разрывы – вычеты, не обеспеченные начислением налога, а также цепочки, складывающиеся в противоправные схемы, направленные на необоснованную налоговую экономию.

При формировании книг покупок и продаж в 2025 году надо учитывать изменения, утвержденные постановлением Правительства от 29.10.2024 № 1448. Оно обновляет базовое постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Новшества связаны в том числе с появлением у плательщиков УСН обязанности плательщиков НДС.

Как работать с новым НДС?

Разобраться с новыми ставками налога 5% и 7% для УСН, с освобождением, отчетностью, чеками и другими вопросами помогут эксперты Клуба Бухгалтеров всея Руси. Там вебинары, видео-уроки, инструкции, библиотека (больше 900 материалов) + постоянная поддержка профсообщества. До 31 января включительно можно вступить, потом окно входа закрывается до июля.

Разделы книг покупок и продаж включают в себя строчный и табличный блоки, а также реквизиты заверения регистра. Форма этих регистров – стандартная, обязательная для всех юрлиц и ИП – утверждена более 10 лет назад и претерпела 11 изменений. О последних поправках, которые вступят в силу 01.01.2025, обязательно расскажем, а сначала рассмотрим структуру каждого из регистров, которая в целом осталась прежней.

Важно рассмотреть реквизиты каждой формы, призванной дать полную информацию о стоимости отгрузок, суммах налога по любой ставке и иных идентификаторах, контролируемых налоговиками. Особое внимание стоит обратить на корректность указания всех кодов книг.

Реквизиты книги покупок

В первом блоке только три строчных реквизита:

покупатель (полное либо сокращенное название компании или Ф.И.О. (последнее – при наличии) ИП);
его ИНН и КПП (последнее – только для юридических лиц);
первая и последняя даты отчетного квартала (или покупка за период).

О составе и назначении граф регистра читайте в таблице.

Таблица. Состав и назначение данных для получения вычетов

Условное обозначение графы	Содержание графы
1	Номер записи в регистре по порядку
2	Код вида операции (см. приказ ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@)
3	Дата, номер по счету-фактуре
4	Дата, номер по исправленному счету-фактуре
5	Дата, номер по корректировочному счету-фактуре
6	Дата, номер по исправленному корректировочному счету-фактуре
7	Дата, номер документа об уплате налога, например, при импорте имущества: заявление о ввозе товаров (при ввозе с территории стран – участниц ЕАЭС); декларация на товары (при ввозе из государств, не участвующих в ЕАЭС)
8	Дата постановки на учет приобретенных ценностей – имущества, услуг, работ и т.д.
9	Название продавца (полное либо сокращенное наименование компании или Ф.И.О. ИП)
10	ИНН продавца и его КПП (для организаций)
11–12	Информация о посреднике: наименование, ИНН, а для организаций – также КПП
13	Название и код инвалюты из общероссийского классификатора валют – в случае приобретения активов за валюту
14	Один из двух показателей: стоимость купленных ценностей с учетом налога; разница в стоимостях по корректировочному счету-фактуре с учетом налога
15	Одно из двух: сумма НДС по счету-фактуре; разница в величинах НДС по корректировочному счету-фактуре, принимаемая к вычету
16–19	Сведения о прослеживаемых товарах: регистрационный номер партии товаров или декларации на них; код единицы измерения при прослеживаемости; количество прослеживаемых товаров в заданных единицах измерения; стоимость товаров без учета налога

Заверяют регистр руководитель организации, лично ИП либо их уполномоченные представители. ИП проставляют также номер своего свидетельства о госрегистрации.

Реквизиты книги продаж

В первом блоке также три строчных реквизита:

продавец (полное или сокращенное название юрлица либо Ф.И.О. ИП);
ИНН продавца, а также КПП – для юридического лица;
первая и последняя даты отчетного квартала (или продажа за период).

О графах данного регистра читайте в таблице.

Таблица. Данные для начисления и/или восстановления налога

Условное обозначение графы	Содержание
1	Номер записи в регистре по порядку
2	Код вида операции (см. приказ ФНС № ММВ-7-3/136@)
3	Дата, номер по счету-фактуре
3а	Код вида товаров из ТН ВЭД ЕАЭС
4	Дата, номер по исправленному счету-фактуре
5	Дата, номер по корректировочному счету-фактуре
6	Дата, номер по исправленному корректировочному счету-фактуре
7	Название покупателя (полное, сокращенное наименование компании либо Ф.И.О. предпринимателя)
8	ИНН покупателя и его КПП (последнее – только для юрлиц)
9–10	Данные о посреднике (агенте, комиссионере): его название; его ИНН, а также КПП – для юрлица
11	Дата, номер по документу о предоплате
12	Название и код иностранной валюты из общероссийского классификатора валют – при отгрузке ценностей за инвалюту
13а	Один из двух показателей в инвалюте: стоимость отгрузок с учетом налога; разница в стоимостях по валютному корректировочному счету-фактуре с учетом налога
13б	Один из двух показателей в российских рублях: стоимость отгрузок с учетом налога; разница в стоимостях по корректировочному счету-фактуре с учетом налога
14	Один из двух показателей при применении 20%-ной ставки: стоимость облагаемых отгрузок по счету-фактуре без учета НДС; разница в стоимостях по корректировочному счету-фактуре без учета НДС
14а	Показатели, аналогичные столбцу 14, но при применении 18%-ной ставки
15	Показатели, аналогичные столбцу 14, но при применении 10%-ной ставки
15а–15б	Новые графы с 2025 года с показателями, аналогичными графе 14, но при применении специальных ставок для упрощенцев: графа 15а – 7%; графа 15б – 5%
16	Показатели, аналогичные столбцу 14, но при применении ставки 0%
17	Величина НДС или разница в суммах НДС по корректировочному счету-фактуре при использовании 20%-ной ставки
17а	Показатели, аналогичные столбцу 17, но при использовании 18%-ной ставки
18	Показатели, аналогичные столбцу 17, но при использовании 10%-ной ставки
18а–18б	Новые графы с 2025 года с показателями, аналогичными столбцу 17, но при применении специальных ставок для упрощенцев: графа 18а – 7%; графа 18б – 5%
19	Один из двух показателей: стоимость необлагаемых отгрузок; разница в стоимостях по корректировочному счету-фактуре
20–23	Сведения о прослеживаемых товарах: регистрационный номер партии товаров или декларации на них; код единицы измерения в целях прослеживаемости; количество прослеживаемых товаров в заданных единицах измерения; стоимость таких товаров без учета налога

Подписи в регистре проставляют руководитель фирмы, лично ИП либо их уполномоченные представители. ИП также указывают номер свидетельства о госрегистрации.

Поправки, внесенные в книги покупок и продаж с 2025 года, асимметричны. Изменен подход к заполнению первого из регистров, а в отношении второго обновлены и подход к заполнению, и бланк. Это обусловлено тем, что упрощенцы, применяющие спецставки 5% и 7%, не смогут принимать к вычету НДС, исключая технический (п. 8 ст. 145 НК). Поскольку вычеты им запрещены, то корректировать регистр покупок под специальные НДС-ставки не пришлось.

Новшества в формировании книги покупок

Поправки затронули алгоритм заполнения следующих граф в табличном блоке:

5 – номер, дата по корректировочному счету-фактуре;
14 – разница в стоимостях по корректировочному счету-фактуре, включая налог;
15 – разница в налоге по корректировочному счету-фактуре, принимаемая к вычету.

Правила заполнения этих граф распространили на налоговых агентов для случаев уменьшения стоимости ранее произведенной отгрузки. При этом сама форма книги покупок не изменилась.

Изменения в форме книги продаж

Если не считать технических правок, основное новшество связано с налогоплательщиками УСН. Оно заключается в появлении четырех совершенно новых граф для отражения стоимости отгрузки и суммы НДС при применении спецставок 5% либо 7%. Подробнее о новшествах – в таблице.

Таблица. Новые данные по спецставкам НДС

Номер графы	Содержание
15а	При спецставке 7%: стоимость облагаемых продаж за вычетом налога; разница в стоимостях по корректировочному счету-фактуре за вычетом НДС
15б	При спецставке 5%: стоимость облагаемых отгрузок за вычетом налога; разница в стоимостях по корректировочному счету-фактуре за вычетом НДС
18а	При спецставке 7%: величина налога; разница в величинах налога по корректировочному счету-фактуре
18б	При спецставке 5%: величина налога; разница в величинах налога по корректировочному счету-фактуре

Такие же поправки внесены в форму доплиста к данному регистру.

Что надо будет учитывать при составлении книги продаж

Правила приведены в соответствие с новыми нормами НК относительно НДС при УСН. Но основной объем поправок касается заполнения новых граф таблицы.

Новые графы по НДС при УСН заполняются по аналогии с существовавшими графами, так как относятся к одному и тому же показателю таблицы:

или к стоимости облагаемых продаж (новые графы 15а, 15б и прежние графы 15 и 14);
или к сумме налога (новые графы 18а, 18б и исходные графы 18 и 17).

Кроме того, правила заполнения книги продаж приведены в соответствие с изменениями НК по расчету НДС при продаже товаров Евразийского экономического союза физлицам через маркетплейсы (ст. 174.3 НК). С 01.07.2024 по правилам нового подп. 4 п. 1 ст. 147 НК территория РФ считается местом реализации имущества из стран – участниц Евразийского экономического союза физлицам, если они в момент получения заказа находятся в России. Поэтому такие операции теперь облагаются НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК).

Платить налог обязаны:

владельцы маркетплейсов – иностранные компании и иностранные ИП из ЕАЭС, продающие физлицам товары через свои маркетплейсы с получением на территории РФ (подп. 1 п. 1 ст. 174.3 НК);
налоговые агенты – иностранные компании и иностранные ИП из ЕАЭС, владеющие маркетплейсами, если через эти маркетплейсы иностранные посредники продают физлицам с получением на территории РФ товары российских фирм и ИП или иностранных фирм и ИП из ЕАЭС (подп. 2 п. 1 ст. 174.3 НК);
налоговые агенты – российские организации и ИП, владеющие маркетплейсами, если через эти маркетплейсы посредники продают физлицам с получением в РФ товары иностранных фирм и ИП из ЕАЭС.

Налоговые ставки по данным отгрузкам предусмотрены в п. 3 ст. 174.3 НК. И теперь по такой реализации в книге продаж нужно приводить:

в графе 17 – НДС, исчисленный по этим отгрузкам по ставке 16,67;
в графе 18 – НДС, рассчитанный по таким отгрузкам по ставке 9,09 (п. 2 ст. 164 НК).

Для правильного заполнения книги покупок и продаж достаточно следовать простому алгоритму: информацию переносят в регистры из имеющихся счетов-фактур либо иных допустимых документов.

В целом правила ведения книг покупок и продаж предполагают внесение в них не всех возможных сведений, а только тех, которые имеются в документальных источниках. Например, при отражении авансов в книгах покупок и продаж регистрации подлежат реквизиты платежного документа, которые не отражают при отгрузке на условиях постоплаты.

Итак, заполняем книги покупок и продаж всего за три шага. Допустим, что АО «Мечта», применяющее ОСН, приобрело в 2025 году у ООО «Сказка», применяющего УСН, работы производственного характера.

Составление книги покупок

Начнем с вычета налога по книге покупок у АО «Мечта».

Шаг 1. Заполним вводную (строчную) часть.

Укажем сведения об АО «Мечта» – приобретателе работ производственного характера: его название, коды ИНН и КПП, первую и последнюю дату отчетного квартала.

Шаг 2. Внесем сведения в релевантные графы.

При отгрузке на условиях дальнейшей оплаты информацию вносят в столбцы:

1 – номер записи по порядку;
2 – код вида операции;
3 – дата, номер отгрузочного счета-фактуры ООО «Сказка»;
8 – дата принятия к учету у АО «Мечта» работ производственного характера;
9 – название подрядчика (ООО «Сказка»);
10 – ИНН и КПП ООО «Сказка»;
14 – стоимость работ с учетом НДС, предъявленного ООО «Сказка» с их стоимости;
15 – НДС, предъявленный ООО «Сказка» со стоимости работ.

Шаг 3. Заверим регистр.

В конце отчетного квартала генеральный директор АО «Мечта» подпишет книгу покупок и укажет расшифровку подписи.

Проиллюстрируем выполнение данного алгоритма на числовом примере.

Пример. Заполнение регистра для вычета налога

АО «Мечта», применяющее ОСН, приобрело в 2025 году у ООО «Сказка», применяющего УСН, работы производственного характера стоимостью 210 000 руб., в том числе «входной» НДС по ставке 5% – 10 000 руб.

«Входной» налог в размере 10 000 руб. АО «Мечта» вправе принять к вычету. Для этого необходимо зарегистрировать отгрузочный счет-фактуру ООО «Сказка» в книге покупок АО «Мечта» с указанием в ней в том числе:

в столбце 2 – кода 01;
в столбце 3 – реквизитов отгрузочного счета-фактуры ООО «Сказка»;
в столбце 8 – даты принятия выполненных ООО «Сказка» работ к учету (например, 17.01.2025);
в столбце 9 – наименования подрядчика (ООО «Сказка»);
в столбце 10 – ИНН, а также КПП, присвоенных ООО «Сказка»;
в столбце 14 – стоимости отгрузки с учетом НДС, т.е. 210 000 руб.;
в столбце 15 – суммы налога, предъявленного ООО «Сказка», т.е. 10 000 руб.

Как видно из примера, налогоплательщики НДС, применяющие как УСН, так и ОСН, вносят «входной» НДС в графу 15 независимо от того, по какой ставке он начислен в 2025 году – по общеустановленной (20%, 10%) или по специальной (5% либо 7%).

Заполнение книги продаж

Здесь также достаточно следовать трем основным шагам. Воспользуемся условиями уже заданного примера и рассмотрим ситуацию со стороны ООО «Сказка».

Шаг 1. Заполняем вводную (строчную) часть регистра.

Вносим данные о подрядчике ООО «Сказка»: его официальное название, ИНН и КПП, первую и последнюю даты отчетного квартала.

Шаг 2. Вносим информацию в релевантные графы.

При выполнении работ для заказчика на условиях постоплаты столбцы заполняют так:

1 – номер записи в регистре по порядку;
2 – код вида операции;
3 – реквизиты отгрузочного счета-фактуры ООО «Сказка»;
7 – название покупателя (АО «Мечта»);
8 – ИНН и КПП, присвоенные АО «Мечта»;
13б – договорная цена работ производственного характера, включая НДС;
одна из граф с 14 по 16 – стоимость работ ООО «Сказка» без налога;
одна из граф с 17 по 18 – НДС со стоимости работ ООО «Сказка».

Шаг 3. Подписываем регистр.

По итогам отчетного квартала генеральный директор ООО «Сказка» вносит свою подпись и расшифровывает ее.

Вот пример, как эта последовательность выглядит на практике.

Пример. Заполнение регистра при начислении налога

ООО «Сказка», применяющее УСН, выполнило для АО «Мечта» работы производственного характера стоимостью 210 000 руб., в том числе «входной» НДС по ставке 5% – 10 000 руб.

По факту завершения работ ООО «Сказка» обязано начислить НДС. Для этого нужно зарегистрировать выставленный в адрес АО «Мечта» отгрузочный счет-фактуру в книге продаж ООО «Сказка» с указанием в ней в том числе:

в столбце 2 – кода 01;
в столбце 3 – даты и номера отгрузочного счета-фактуры ООО «Сказка»;
в столбце 7 – наименования заказчика (АО «Мечта»);
в столбце 8 – ИНН и КПП АО «Мечта»;
в столбце 13б – стоимости отгрузки с учетом НДС, т.е. 210 000 руб.;
в новом столбце 15б – стоимости отгрузки за вычетом налога, т.е. 200 000 руб. (210 000 руб. – 10 000 руб.);
в новом столбце 18б – суммы «отгрузочного» НДС, т.е. 10 000 руб.

Как видно из примера, в связи с тем, что упрощенцы с 2025 года станут плательщиками НДС и получат право применять специальные налоговые ставки 5% или 7%, законодателям пришлось дополнить состав реквизитов регистра.

Особенности отражения операций

Мы привели пошаговые инструкции и примеры, как вести книги покупок и продаж с учетом нововведений, вступающих в силу с 2025 года. Очевидно, что в книгах покупок и продаж коды операций проставляют по правилам одного и того же приказа ФНС № ММВ-7-3/136@. Пересекаются и иные показатели, например, реквизиты счетов-фактур. Это позволяет налоговикам проанализировать записи книг покупок и продаж, сверить операции контрагентов, выявить неточности либо нестыковки, которые могут свидетельствовать как об ошибках, так и об умысле на получение необоснованной налоговой выгоды.

Рассмотрим, как составить книгу покупок и книгу продаж при расчетах на условиях предоплаты.

В этом случае:

приобретатель не указывает даты принятия полученных ценностей к учету, но проставляет реквизиты документа о внесении предоплаты;
поставщик указывает реквизиты платежного документа и не вносит данные о стоимости реализации без налога.

Покажем на примере, как поставщику зарегистрировать свой авансовый счет-фактуру при поставке на условиях полной предоплаты.

Пример. Регистрация при поставке по полной предоплате

ООО «Метеор», применяющее УСН, получило в январе 2025 г. 100%-ную предоплату от АО «Ракета» в счет поставки партии материалов стоимостью 321 000 руб., включая НДС по ставке 7% – 21 000 руб. Вся партия отгружена в адрес АО «Ракета» в феврале 2025 г.

В январе ООО «Метеор» делает следующее:

начисляет «авансовый» налог в размере 21 000 руб. с полной суммы предоплаты;
выставляет АО «Ракета» свой авансовый счет-фактуру с налогом в 21 000 руб.;
регистрирует авансовый счет-фактуру в своей книге продаж с проставлением в ней реквизитов платежного документа и без проставления договорной стоимости материалов с учетом налога.

В феврале 2025 г. ООО «Метеор»:

начисляет налог в размере 21 000 руб., выставляет АО «Ракета» отгрузочный счет-фактуру и регистрирует его в своей книге продаж так, как рассказано в примере выше;
в отношении ранее начисленного «авансового» налога в размере 21 000 руб.:
- заявляет технический вычет, разрешенный при применении УСН даже со спецставками НДС;
- отражает в книге покупок свой авансовый счет-фактуру без указания даты принятия каких-либо ценностей к учету.

Новые подходы к заполнению, как и прежде, предусматривают возможность изменения книг покупок и продаж, если в них выявлены неточности. Ошибки важно вовремя исправить, так как заполненные регистры формируют разделы 8 и 9 налоговой декларации.

Для книг покупок и продаж установлены сходные правила корректировки ранее сделанных записей. Бухгалтерия вправе:

аннулировать неточную запись, если ее выявили до истечения квартала;
составить доплист к регистру, если погрешность обнаружили позже.

С 2025 года для книг покупок и продаж правила составления доплистов скорректированы по аналогии с требованиями по заполнению самих регистров.

Кто обязан вести книги покупок и продаж?

Покупки регистрируют плательщики НДС. Не обязаны вести книги те, кто освобожден от уплаты НДС, в том числе упрощенцы с годовым доходом до 60 млн руб., а также лица, совершающие только операции без НДС, например, с освобожденными от налогообложения объектами, с местом реализации за пределами РФ, или осуществляющие операции, не формирующие объект налогообложения. Продажи регистрируют все плательщики НДС, в том числе и освобожденные от этих обязанностей при применении ОСН или УСН.

Где можно скачать бланки книг покупок и продаж?

Загрузить их в формате Excel можно из доступной через интернет некоммерческой версии СПС КонсультантПлюс. Такую же возможность дает СПС Гарант. Указанные сервисы предоставляют актуальные формы с учетом всех законодательных изменений.

Как долго нужно хранить книги покупок и продаж?

Хранить их необходимо не менее четырех лет с даты самой последней записи. В случае внесения корректировок хранить регистры и доплисты к ним следует не меньше четырех лет с даты последнего изменения.

Как проверить правильность заполнения книг покупок и продаж?

Проверять корректность лучше не вручную, а с помощью специального программного обеспечения. Например, удобный сервис по проверке реализован в бухгалтерской программе 1С.

Изменения, вступающие в силу с 2025 года, касаются не только формы и порядка заполнения регистров. Начиная с отчетности за I квартал 2025 года, меняется и бланк декларации по НДС. Новая форма утверждена приказом ФНС от 05.11.2024 № ЕД-7-3/989@, но сдать отчет за IV квартал 2024 года нужно по прежней форме.

Не исключено, что последуют иные нововведения, в том числе для налогоплательщиков УСН, получивших статус налогоплательщиков НДС. И уж точно не обойдется без официальных разъяснений Минфина и ФНС. Они расскажут о порядке применения новшеств и обновленных бланков. А мы поможем отследить изменения и не пропустить важные новости.