О чем пойдет речь: когда и какие сотрудники могут заявить, что их дело – написать заявление на отпуск за свой счет, а обязанность работодателя – отпустить без вопросов, сколько можно брать отпусков за свой счет, как отмечать отпуск за свой счет в табеле, избежать прочих ошибок, не нарушить закон.
Кадры
12.08.2025
Поделиться
Кадры
12.08.2025
Поделиться
Отпуск сотрудника за свой счет. Что надо знать работодателю
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
103
просмотра
Кому на самом деле выгоден отпуск за свой счет
Отпуск без сохранения заработной платы – это ситуация, когда сотрудник освобождается от работы на определенный срок, но плату за этот период не получает.
Но дело в том, что ни отсутствие заказов, ни недостаток денег для выдачи зарплаты, ни падение продаж – ничего, что является нормальными бизнес-рисками (п. 1 ст. 2 ГК), не должно перекладываться на плечи работников.
Если сложилась непростая ситуация, то надо не заставлять работников увольняться, уходить в отпуск за свой счет, а вводить простой, причем оплачиваемый как положено, не меньше чем 2/3 от среднего заработка работника (ст. 157 ТК).
Как оформляется отпуск за свой счет: два сценария
Отпуск без сохранения заработной платы по смыслу ст. 128 ТК предоставляется:
-
в силу прямого указания закона;
-
по соглашению между работником и работодателем.
Это значит, что существуют ситуации, когда работодатель в принципе не может отказаться отпустить работника в отпуск, а есть ситуации, в которых может и отказать.
Когда работодатель не может отказать в отпуске за свой счет
В ТК и иных законах указаны жизненные ситуации и (или) категории сотрудников, которым в принципе нельзя отказать в рассматриваемом виде отпуска.
Жизненные ситуации и (или) категории таких граждан могут быть прописаны также в:
-
ЛНА;
-
коллективном договоре;
-
трудовом договоре.
Что это означает на практике? Если вы не сами разрабатывали проекты этих документов и (или) не знакомы с их содержанием (или просто не помните их содержание) – ознакомьтесь с ними (освежите в памяти). Иначе как разрешить, например, такую ситуацию.
Приходит к вам складской ревизор – многодетный отец Антон, говорит: «Желаю написать заявление на отпуск за свой счет завтра и на 10 дней». В другое время – без проблем. Но у вас инвентаризация, переезд склада, он нужен на работе.
Внимание, вопрос: обязаны вы его отпускать или нет?
Не спешите отвечать. Лучше изучите сначала коллективный договор. Если там не сказано о праве многодетных родителей в любое удобное (для них) время брать отпуска за свой счет, то вы и не обязаны их отпускать (ст. 263 ТК).
Однако есть в законе указания на те категории (ситуации), которым (при которых) вы никак не можете отказать взять отпуск за свой счет. Большинство из них приведены в таблице.
Таблица. Когда предоставляется отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам (ст. 128, 173, 174, 263, 286 ТК)
| Кому предоставляется, в какой ситуации | Продолжительность, календарные дни |
|---|---|
| Участники Великой Отечественной войны | До 35 в году |
| Работающие пенсионеры по старости (по возрасту) | До 14 в году |
Работающие инвалиды Примечание: работодатель вправе не предоставлять отпуск инвалиду, который не сообщил об инвалидности (см., например, апелляционное определение Иркутского облсуда от 24.05.2016, дело № 33-5143/2016) |
До 60 в году |
| Рождение ребенка, регистрация брака, смерть близких родственников (родителей, детей, дедушек и бабушек) | До 5 в году |
| Родители, супруги и дети погибших или умерших вследствие ранения (увечья и т.п.) военнослужащих, контрактников, сотрудников ОВД и т.п. | До 14 в году |
| Родители, супруги и дети военнослужащих, контрактников, сотрудников ОВД и т.п. для ухода за ними, если они были ранены, контужены, получили увечье, заболевание при исполнении обязанностей | До 35 в году |
| Сдача вступительных испытаний при поступлении на обучение по некоторым видам образовательных программ | 10 в году 10 в учебном году Для прохождения государственной итоговой аттестации – до двух месяцев |
Если отпуск совместителя меньше, чем отпуск по основному месту работы Например, отпуск педагога-библиотекаря в школе – 56 календарных дней, а в коммерческой фирме, где он работает переводчиком по совместительству, – 28 дней. По просьбе работника в фирме ему положен отпуск без сохранения зарплаты |
Соответствующее количество, чтобы отпуска совпадали |
Внимание: это не закрытый перечень. Есть еще отраслевые законы, которые позволяют написать заявление на отпуск за свой счет, например:
-
добровольным пожарным – до 10 календарных дней (ст. 18 Федерального закона от 06.05.2011 № 100-ФЗ);
-
доверенным лицам кандидата, избирательного объединения – на период полномочий (ст. 43 Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ);
-
супругам военнослужащих, которые пожелали уйти в отпуск одновременно с супругом. Например, у жены отпуск 14 дней, а у мужа-военнослужащего – 20. Шесть дней супруга может получить за свой счет (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
-
народным дружинникам, внештатным сотрудникам полиции – до 10 календарных дней (ст. 26 Федерального закона от 02.04.2014 № 44-ФЗ);
-
ветеранам боевых действий, указанным в подп. 1–5, 8 п. 1 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ, – до 35 календарных дней в году.
Надо ли сразу отгуливать все календарные дни? Нет, такого правила нет. Положенные по закону отпуска можно использовать как подряд, так и по дням или часам. Однако сверх этих лимитов работодатель может и не предоставлять. Если сотрудник хочет отдыхать дольше, чем положено ему по закону, он должен согласовать этот вопрос с работодателем.
Пример. Сергей вступает в брак. Он знает, что в связи с этим ему положен отпуск, но хочет уйти не на 5, а на 25 дней. Однако Сергей не может на этом настаивать. 5 дней работодатель обязан выделить, а в том, что свыше, может и отказать.
Если сотрудник, не имея законных оснований, самовольно уйдет в отпуск за свой счет, это может стать основанием для дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения (ст. 81, 192 ТК).
Пошаговый алгоритм оформления отпуска за свой счет
Чтобы правильно оформить отпуск без сохранения заработной платы и не допустить ошибок, достаточно следовать нашему четкому алгоритму.
Шаг 1. Получить заявление от работника
И вновь напомним: работодатель не вправе отправлять работников в неоплачиваемые отпуска. Инициатива должна исходить именно от сотрудника. Причем 100%-ным подтверждением этого служит заявление на отпуск за свой счет за подписью работника. Единственно верной формы нет, унифицированной тоже. На практике, помимо Ф.И.О. и прочих данных, позволяющих идентифицировать личность заявителя, рекомендуем включать в текст:
-
прямо высказанное бесспорное пожелание уйти в отпуск без сохранения заработной платы;
-
указание на причины, по которым отпуск испрашивается;
-
срок, на который заявитель желает уйти.
Представим, что работник Сидоров просит отпуск за свой счет в связи с пополнением в семействе. Заявление (образец) может содержать такие формулировки:
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на пять календарных дней с 4 августа 2025 г. в связи с рождением сына.
Разумеется, нужна дата и собственноручная подпись. И поскольку Сидоров ссылается на обстоятельства, которые по закону обязывают дать ему отпуск, разумно запросить подтверждающие документы. Это может быть копия справки о рождении (по форме, утв. приказом Минюста от 01.10.2018 № 200).
На практике нередко работодатели применяют неформальные подходы. Так, если кому-либо нужен отпуск за свой счет, сотрудник просто пишет письмо по электронной почте (сообщение в мессенджере) и уходит.
Что плохого в отсутствии бюрократии, проиллюстрируем на примере.
Ольга работает хорошо, разве что периодически просит день-другой за свой счет «по личным причинам», притом что к льготникам, которым нельзя отказать, она не относится. Свои просьбы она отправляет напрямую на электронную почту директору Ивану Ивановичу.
Лояльный к персоналу управленец, он отпускает Ольгу один раз, второй, третий. Однако в четвертой просьбе Иван Иванович отказывает: есть острая необходимость присутствия Ольги на работе.
Несмотря на это, она уходит самовольно, парализуя рабочий процесс. После всех формальностей ее увольняют за прогул.
Как считаете, может ли суд восстановить Ольгу на работе? Трудно в это поверить, но может. Сложился определенный порядок подачи заявлений и их разрешения, и работодатель без оснований оставил заявление без ответа. Это не вольное предположение: прецедент признания отправки электронного письма заявлением на отпуск имеется, см., например, определение Шестого КСОЮ от 02.03.2023 по делу № 8Г-2565/2023 [88-5384/2023].
Всегда получайте от сотрудника им самим подписанное заявление (на бумаге, в системе КЭДО) и при необходимости подтверждающие документы – так безопаснее.
Шаг 2. Оформить приказ
Можете не оформлять, но традиционный алгоритм подразумевает издание такого приказа. Одни используют унифицированную форму № Т-6, другие предпочитают разрабатывать свою. Мы для примера приведем образец заполнения фрагмента именно унифицированной формы.
Отпуск не оплачивается, так что записку-расчет (по форме № Т-60) составлять не надо.
Шаг 3. Отразить отпуск в табеле
При использовании унифицированной формы (№ Т-12 или № Т-13) отпуск за свой счет в табеле отражается в зависимости от того, должны вы предоставлять отпуск или нет.
Так, если отпуск сотрудника за свой счет предоставляется по согласованию сторон, то используется буквенный код «ДО» или цифровой код 16.
В случае когда работодатель должен предоставить его, в табеле проставляют «ОЗ» или 17.
Работник использует ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты – буквенный код «ДБ» или цифровой код 18.
Работнику предоставляется отпуск без сохранения зарплаты в связи с обучением – «УД» или 13.
Шаг 4. Отражение в личной карточке (если ведется)
В унифицированной форме № Т-2 сведения об отпуске отражаются в разд. VIII «Отпуск». Указываются:
-
вид отпуска;
-
дата начала;
-
дата окончания;
-
общая продолжительность;
-
основания – заявление, приказ.
На сколько вообще можно уйти в отпуск
Рассматривая такую тему, как отпуск за свой счет, нельзя обойти вопрос о том, сколько можно быть в отпуске без получения зарплаты. В некоторых случаях (см. табл. выше) ТК оговаривает его продолжительность, по общему же правилу все зависит от договоренностей с сотрудником.
Разумно предупредить трудящегося о следующих неочевидных последствиях.
- Время отпуска за свой счет не входит в страховой стаж для назначения пенсии, ведь в этот период не производятся выплаты, облагаемые страховыми взносами (ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ, подп. «а» п. 2 правил, утв. постановлением Правительства от 02.10.2014 № 1015).
- При длительном (более 14 календарных дней) отпуске сдвинется «отпускной» стаж. При расчете такого стажа не учитываются календарные дни, начиная с 15-го (ч. 1 ст. 121 ТК, письмо московской ГИТ от 04.06.2020 № 77/10-20669-ОБ/18-1299).
Дата окончания рабочего года должна быть смещена на число дней периодов, исключаемых из «отпускного» стажа (см., в частности, разъяснение Минтруда, данное в письме от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519).
Например, г-н Вицин принят на должность кладовщика в ООО «Пит-стоп» с 29.05.2024. В связи с необходимостью ухаживать за заболевшей родственницей он попросил отпуск за свой счет на 20 дней, с 05.09.2025 по 24.09.2025. Первый рабочий год Вицина начался с 29.05.2024 и кончился 28.05.2025. Второй рабочий год будет длиться с 29.05.2025 по 03.06.2026, поскольку «отпускной» стаж сократится на шесть дней (20 дн. – 14 дн.).
Некоторые сложные ситуации и спорные моменты
Больничный в отпуске за свой счет, отзыв из этого отпуска, увольнение отпускника – это частые поводы для трудовых споров. Некоторые вопросы прямо не урегулированы законом, и даже у судей нет единства во мнении. Разберем кейсы, о которых молчит ТК, и предупредим работодателей о возможных сюрпризах.
Больничный во время отпуска за свой счет
Если работник заболел в период отпуска без сохранения зарплаты, то оплата листа временной нетрудоспособности не производится. В этот период не начисляется заработная плата.
Однако сами дни отпуска не уходят из стажа для расчета больничного листа. Ведь в страховой стаж для определения размеров пособий по болезни включаются все периоды, когда гражданин подлежал обязательному социальному страхованию (ст. 16 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ), в т.ч. периоды работы по трудовому договору. Отпуск за свой счет – это не увольнение, работник продолжает быть оформленным по трудовому соглашению. К тому же периодов, не включаемых в страховой стаж для больничного, в законе нет.
Отзыв из отпуска за свой счет
Этот вопрос законодательно не урегулирован. Однако будем логичны: отпуск без сохранения зарплаты предоставляется по заявлению работника, продолжительность согласовывается сторонами – следовательно, работодатель не вправе по своему усмотрению изменять уже достигнутые и зафиксированные договоренности.
В судебной практике единства нет. Одни судьи разделяют вышеописанные соображения о том, что отзыв возможен лишь с согласия работника (решение Железнодорожного райсуда Красноярска от 06.02.2019, дело № 2-1177/2019~М-1/2019), другие считают, что ст. 125 ТК применима только к обычным отпускам и можно отзывать работника без его согласия – так решил, например, Гагаринский райсуд Москвы от 12.12.2019, дело № 2-5442/2019. Некоторые судьи вообще считают, что отзыв из отпуска без сохранения зарплаты ТК не предусмотрен (определение Первого КСОЮ от 12.04.2022 № 88-10087/2022).
Чтобы избежать судебных разбирательств с неясным результатом, проще получать согласие работника. А если сам работник желает прервать отпуск за свой счет, безопаснее не отказывать ему, иначе суд может счесть это нарушением прав на труд и его оплату.
Если возникло два и более основания для отпуска
Например, у работающего инвалида родился ребенок – он может попросить отпуск на 60 календарных дней, положенных ему по закону. Если одновременно возникло два и и более основания для отпуска за свой счет, то предоставляется один отпуск наибольшей продолжительности из всех возможных по желанию работника. С этим не спорят и в Роструде.
Если основания для отпусков (рождение, бракосочетание, смерть) возникли в течение рабочего года в разное время, то отпуска должны быть предоставлены по просьбе сотрудника в каждом случае.
Можно ли уволить во время отпуска за свой счет
Полагаем, что по инициативе работодателя увольнение исключено, если речь не идет об увольнении в связи с ликвидацией организации. Прямой запрет, установленный ч. 6 ст. 81 ТК, должен распространяться и на отпуска за свой счет.
По своей инициативе работник может уволиться без проблем. Как правило, так и происходит: работник берет отпуск за свой счет с последующим увольнением по собственному желанию.
Отпуск за свой счет. Риски работодателя
Отказать в отпуске за свой счет тому, кто имеет на него законное право, – это рисковать быть привлеченным к ответственности за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП. На первый раз можно отделаться предупреждением, но чаще штрафуют: ИП на суммы от 1 000 до 5 000 руб., юрлиц – от 30 000 до 50 000 руб.
Если право на отпуск за свой счет прописано в коллективном договоре, а вы его не предоставили, то ответственность по ч. 1 ст. 5.31 КоАП мягче: предупреждение или штраф в размере 3 000–5 000 руб.
Обиженный сотрудник может потребовать компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК), написать заявление в прокуратуру, что влечет за собой риск проверки (ст. 21 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-I). Сотрудник имеет право пожаловаться в ГИТ, и она может объявить предостережение, провести проверку, выдать предписание об устранении нарушений (абз. 6 ч. 1 ст. 357 ТК).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нет. Надо объявлять простой и оплачивать это время.
В страховой стаж для определения размера этого пособия включаются все дни работы по трудовому договору (ст. 16 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 2 правил, утв. приказом Минтруда от 09.09.2020 № 585н). Отпуск за свой счет не прерывает трудовые отношения. Более того, нормативные акты не содержат указания на какие-либо периоды, исключаемые из страхового стажа для больничного. Следовательно, в него входит любое время, когда застрахованный числился работником, в том числе период отпуска за свой счет.
Может. Если работнику положены отпуска за свой счет, то работодатель обязан предоставить их как по дням, так и по часам. Если работнику не положены отпуска за свой счет, то работодатель вправе, но не обязан их предоставлять.
Законом не предусмотрено исключение праздников из периода отпуска без сохранения зарплаты. Это касается всех праздников: общероссийских, региональных нерабочих, обычных.
Может, закон это не запрещает (см., например, письмо Минтруда от 18.10.2023 № 14-6/ООГ-6540).
Отпуск за свой счет – это не кадровое изменение, о котором надо сообщать, представляя подраздел 1.1 ЕФС-1. Отчет об отпусках без сохранения заработной платы (прил. № 5 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24) отменен с 25.09.2023.
Уменьшает, поскольку дни неоплачиваемого отпуска исключаются из расчетного периода для исчисления среднего заработка (п. 5 положения, утв. постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540).
Многое зависит от конкретной ситуации, личности работника и иных факторов. Общее правило: отпуск без сохранения зарплаты – это компромисс между работником и работодателем (ст. 128 ТК); если работник уходит в отпуск, не дождавшись одобрения работодателя, то могут быть основания уволить его как прогульщика.
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
Вам также может быть интересно
Налоги и взносы
Зарплата и другие выплаты
