Инвентаризация кассы: когда и как проводить

Появление излишков и недостач в кассе могут быть вызваны человеческим фактором. Кассир принял деньги без реализации, доложил в кассу собственные деньги (для размена или, что еще хуже, вместо взятых взаймы), ошибся в расчетах и т.п. – вот и излишек. Недостачи могут появиться как случайно (неправильно выдана сдача, неверно выбран способ оплаты), так и из-за воровства и технических проблем.

ФСБУ 28/2023: как провести инвентаризацию по новому стандарту

Команда BIZNESINALOGI

1530

04.01.2025

Инвентаризации касс: что это, какие бывают и когда проводить

Инвентаризация денежных средств в кассе – это проверка фактического наличия денег, соответствия фактических показателей учетным данным. Цели: убедиться в правильности ведения кассовых операций, предотвратить и (или) выявить ошибки, вскрыть хищения. Такого рода проверки могут быть плановыми и внеплановыми (внезапными).

Что такое плановая инвентаризация кассы

Плановая инвентаризация проводится в определенный момент. В какой именно, по общему правилу решать руководителю (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее – Закон о бухучете). Такое решение отражается в специальном ЛНА. Вот, например, как можно написать в положении о ведении кассовых операций:

Есть обстоятельства, при которых надо проводить проверку, например (п. 15 ФСБУ 28/2023, утв. приказом Минфина от 13.01.2023 № 4н):

Плановая инвентаризация кассы – это «терапия». О ее проведении известно заранее, что несколько снижает ее значение как инструмента контроля, ведь есть время подготовиться, кое-что зачистить, что-то вернуть в кассу и т.п.

Если у руководителя есть основания подозревать недобросовестность лица, ведущего кассу, то надо назначить внеплановую инвентаризацию.

Что такое внеплановая инвентаризация кассы

Внеплановая инвентаризация (ее еще называют внезапной ревизией) назначается руководством в любой момент по его усмотрению. Никаких предварительных уведомлений не нужно.

Часто спрашивают: а какие могут быть поводы для внезапной ревизии кассы? Отвечаем: не бойтесь обидеть недоверием материально ответственных лиц, проводите инвентаризации в любом случае, если есть подозрения в том, что персонал допускает ошибки, некорректно ведет кассовые операции, тем более совершает хищения.

Как часто проводить такие ревизии? Это решать вам. Периодичность, поводы для внезапных инвентаризаций и т.п. закрепляют в положении об инвентаризации.

Еще раз подчеркнем: важно, чтобы персонал не знал заранее о том, когда будет очередная проверка. Чтобы дать старт этой форме контроля, руководителю достаточно издать приказ о проведении внезапной инвентаризации. И нет необходимости расписывать основания, по которым она будет проводиться, достаточно простого указания, например, такого рода:

Ознакомить с этим приказом надо исключительно членов инвентаризационной комиссии.

Без чего нельзя начинать инвентаризацию кассы: подготовительный этап

Шаг 1. Издать приказ о проведении инвентаризации кассы.

Составьте его в произвольной форме или задействуйте форму № ИНВ-22. Главное, чтобы в приказе были указания на объект проверки (кассу), даты начала и окончания мероприятия (п. 17 ФСБУ 28/2023).

Если речь идет об инвентаризации кассы, приуроченной к составлению отчетности, то можно ввести соответствующее положение в общий приказ. Например, так:

Шаг 2. Создать инвентаризационную комиссию.

Можно включить указание на постоянно действующую инвентаризационную комиссию в приказ об инвентаризации. При большом объеме проверяемых объектов формируют не одну, а несколько комиссий – тогда вам как руководителю придется своим приказом распределить между ними обязанности и закрепить порядок их взаимодействия (п. 19 ФСБУ 28/2023).

При привлечении сторонних аудиторов комиссию не создают, равно как и тогда, когда (п. 22 ФСБУ 28/2023):

Имена и должности тех, кто будет входить в инвентаризационную комиссию, можно прописать в приказе об инвентаризации. Например, вы решили провести ежемесячную инвентаризацию кассы – допустимо так и указать:

*Обязательно ознакомьте каждого члена комиссии под подпись. Строки для проставления подписей и дат ознакомления можно предусмотреть прямо в приказе.

Имейте в виду, что и материально ответственное лицо (п. 23 ФСБУ 28/2023), и члены комиссии должны реально участвовать в проверке. При отсутствии 1/5 и более участников комиссии нет смысла проводить инвентаризацию, поскольку ее итоги могут счесть недействительными (пп. 19, 21 ФСБУ 28/2023).

Шаг 3. Получение необходимых документов.

До начала инвентаризации кассы комиссии должны быть представлены последние первичные учетные документы, на основании которых вносились данные в регистры учета. Председатель комиссии визирует эти документы, проставляя: «до инвентаризации на "________" (дата)» (пп. 26, 27 ФСБУ 28/2023).

Кассир должен дать расписку в том, что к началу проведения инвентаризации кассы:

У вас наверняка готовы формы документов для инвентаризации кассы, поскольку они должны быть утверждены в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина от 06.10.2008 № 106н). Можно задействовать в инвентаризации кассы унифицированную форму № ИНВ-15 (для отражения результатов инвентаризации денег и денежных документов (марок и т.п.)) или № ИНВ-16 (для ценных бумаг и БСО).

Нужны бланки инвентаризационных описей (актов инвентаризации), их должно быть как минимум два – для кассира и для бухгалтерии. При смене кассира подготовьте на один экземпляр больше: по одному для прежнего и нового кассира и еще один для бухгалтерии (п. 5 ФСБУ 28/2023). В нем уже отмечены данные по учету, по итогам инвентаризации будут заполнены фактические данные.

Инвентаризация кассы. Основной этап

Напомним: нельзя принимать и выдавать деньги (БСО, марки, иные ценности) во время проведения инвентаризации кассы.

Чтобы провести инвентаризацию кассы, проверяют все ценности, которые хранятся в кассе. Это могут быть наличные деньги, БСО, ценные бумаги, денежные документы наподобие топливных карт, карт оплаты услуг связи, оплаченных путевок и т.п.

Методика инвентаризации средств в кассе (денег) традиционна: это поштучный пересчет и сравнение результата с данными учета. Инвентаризация денежных документов подразумевает проверку фактического наличия (по видам), а потом надо сверить с учетными данными, внесенными в инвентаризационные описи (акты инвентаризации), следующее:

Аналогичным образом проводят инвентаризацию БСО: проверяют фактическое наличие по номерам по каждому виду и сверяют с данными аналитического учета по забалансовому счету 006 «Бланки строгой отчетности», отраженными в описи (акте).

Если проводится инвентаризация ценных бумаг, которые хранятся в кассе, то их проверяют по каждому виду, в частности серии, номера, номинальную стоимость, сроки гашения, и сверяют с данными описей (актов).

Оформление итогов инвентаризации

Итоги инвентаризации кассы заносят в инвентаризационные описи (акты инвентаризации), которые подписывают все члены комиссии и кассир (подп. «е» п. 31 ФСБУ 28/2023).

Приведем образец заполнения акта инвентаризации кассы.

Обратите внимание на важность подписи кассира: проставляя ее, сотрудник подтверждает, что присутствовал при инвентаризации, не имеет претензий к комиссии, принимает все проверенное имущество на свое ответственное хранение.

Отметим преимущества использования унифицированных форм № ИНВ-15, № ИНВ-16:

После того как комиссия представит документы инвентаризации, руководитель принимает окончательное решение, издав приказ об утверждении результатов инвентаризации, который должен содержать предписание по поводу того, как устранить выявленные расхождения. Потом все документы передаются в бухгалтерию.

Все документы по инвентаризации должны храниться минимум пять лет с 1 января года, следующего за годом окончания по ним делопроизводства (с возможностью продления) (ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете, ст. 321 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, пп. 4.1, 4.11 инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Инвентаризация выявила излишки

Излишки искажают данные учета, сигнализируют о проблемах с прозрачностью. Неотражение излишков в учете влечет штрафы. Ну и, наконец, лишние деньги в кассе провоцируют кражи.

Наличие излишков в кассе оформляют актами – если речь о деньгах, то по форме № ИНВ-15 или по самостоятельно разработанным формам. Но при использовании унифицированной формы можно не составлять отдельные сличительные ведомости и отдельно получать объяснительную у сотрудника.

В учете обычно ищут ошибку, которая привела к отражению излишков, и исправляют ее. Но излишки в кассе, скорее всего, вызваны ошибкой кассира, который, например, неправильно выдал сдачу покупателям. В таком случае исправить ничего нельзя, надо ценности принять к учету – если речь о деньгах, то по фактической сумме.

НК не указывает дату, на которую нужно учитывать излишки. Справедливо полагать, что вне зависимости от метода учета (кассовый, начисления) это будет дата оформления результатов инвентаризации (п. 1 ст. 271, п. 2 ст. 273 НК).

Отражение излишка в кассе (на примере)

В магазине «Полная кормушка» инвентаризация выявила излишек в 1 000 руб.:

Кассир дала объяснение: излишек сформировался из-за того, что она обсчитала потребителя.

Факты хозяйственной деятельности (т.е. продажа товара, признание выручки) отражены корректно, излишек возник по ошибке кассира.

Излишек может рассматриваться как безвозмездно полученное имущество, тогда его логично учитывать в прочих доходах (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина от 06.05.1999 № 32н):

Дебет 50-1 Кредит 91-1 –

1 000 руб. – признан прочий доход – излишек наличных денежных средств в кассе. Основания: акт инвентаризации, приказ об утверждении результатов инвентаризации, ПКО.

Излишек учитывается в налоговом учете как внереализационный доход (п. 20 ч. 2 ст. 250 НК). В НК нет указания на дату признания, поэтому логично признать этот доход в том отчетном периоде, к которому относится дата проведения инвентаризации.

Инвентаризация выявила недостачу

Если результаты инвентаризации фиксируются по унифицированной форме (№ ИНВ-15), то сумму недостачи отражают в ней. Если нет, то надо составить сличительную ведомость (по самостоятельно утвержденной форме).

Если используете форму № ИНВ-15, то кассир указывает причины недостачи на обороте формы (строка «Объяснение причин излишков или недостач»). Если не используете, то оформите протокол заседания инвентаризационной комиссии, в котором отразите то, как комиссия квалифицирует результаты инвентаризации. К протоколу должны быть приложены:

Не исключено, что сотрудник откажется дать объяснения или станет уклоняться от них. В таком случае нужен еще один документ – акт, которым фиксируются результаты расследования причин недостачи. Этот акт тоже надо приложить к протоколу.

После всего этого документы передаются руководителю для издания приказа об утверждении квалификации результатов инвентаризации (п. 9 ФСБУ 28/2023).

Приведем пример фрагмента приказа:

Недостача по кассе отражается следующей проводкой:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации» –

1 600 руб. – отражена недостача денежных средств, выявленная при инвентаризации кассы.

Попутно отметим, что кассир, виновный в недостаче, с которым заключен договор о полной матответственности, возмещает всю сумму недостачи. Если такого договора нет, то нельзя взыскать с кассира больше среднего месячного заработка, причем не более 20% от выплаты за один раз (ст. 241, 243, 244 ТК).

Ни в коем случае не отстраняйте от работы кассира за недостачу в кассе денежных средств – это незаконно, такого основания для отстранения нет в ст. 76 ТК. Вас могут обязать возместить заработок за время незаконного отстранения и моральный ущерб.

Полная материальная ответственность. Что изменится с 1 сентября

Команда BIZNESINALOGI

461

30.07.2025

Часто задаваемые вопросы (FAQ)