Каршеринг в командировке: как учесть расходы и избежать претензий ИФНС

Каршеринг в командировке – удобный и уже привычный способ передвижения. Правда, у бухгалтерии подобные расходы вызывают множество вопросов. Можно ли возмещать? Какие нужны документы? В «прибыльные» расходы включать? А на УСН? Облагать ли сумму компенсации работнику налогами? Отвечаем на все по порядку.

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

просмотра

комментариев 0

Мы подготовили для вас инструкцию, которая поможет разобраться в нюансах учета расходов на каршеринг в командировке.

Возмещать можно. Только надо прописать нюансы в колдоговоре и (или) профильном ЛНА – традиционно это называется положением о командировках (ст. 167, 168 ТК, п. 9 положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501).

Принято новое Положение о командировках. Что надо поменять в документах

Команда BIZNESINALOGI

675

24.04.2025

Причем недостаточно просто упоминания о том, что принципиально возможно возместить расходы на каршеринг. Должны быть прописаны ключевые моменты, которые снимут большинство вопросов от ИФНС:

когда именно работник может использовать каршеринг – например, только для того, чтобы добраться из аэропорта до гостиницы и обратно, если нет подходящих маршрутов общественного транспорта;
какие именно расходы возмещаются – по логике, только стоимость бронирования, аренды, платы за ожидание, топливо (зарядку), если это не включено в тариф;
на возмещение каких расходов не стоит рассчитывать – как правило, это штрафные санкции за нарушение ПДД, договорных положений, а если авто неправильно припарковали и его эвакуировали – расходы на эвакуацию, штрафстоянку и т.п.;
исчерпывающий список документации, которую надо представлять, – скажем, распечатки из ЛК с веб-страницы каршеринговой фирмы, документы об оплате.

Последний пункт рассмотрим подробнее.

Важно приучить сотрудников к мысли, что каршеринг – это операция, которую надо подтверждать документально. Ниже приведена таблица со списком таких документов, составленная на основании разъяснений московских налоговиков (письмо от 28.01.2019 № 13-11/011687) и Минфина (письмо от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742).

Таблица. Какие документы подтверждают расходы на каршеринг в командировке

Вид документа	Что конкретно подтверждает
Договор каршеринга	Факт заключения договора аренды ТС без экипажа (ст. 643 ГК РФ)
Кассовый чек, БСО, выписка с банковского счета	Оплату услуг
Служебная записка с указанием цели поездки (например, встреча с клиентом в офисе на ул. Ленина, который находится в 30 км от гостиницы), детальный отчет каршеринговой фирмы о поездке, скриншот страницы ЛК с маршрутом	То, что арендованный автомобиль был использован для исполнения служебного поручения в период командировки

Без этих документов велик риск того, что расходы на каршеринг в командировке могут быть признаны проверяющими необоснованными.

Вариант № 1. Каршерингом пользуются в рамках основной деятельности.

То есть командированный использует каршеринговый автомобиль, например, в процессе продажи продукции (поездки к клиентам), приобретения необходимых товаров (закупки у поставщиков) и т.п. В этом случае расходы на каршеринг – платежи каршеринговой компании (без НДС) за бронь, аренду, топливо (если не входит в тариф) можно учесть как расходы по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н, далее – ПБУ 10/99).

Вариант № 2. Траты на каршеринг не связаны с основной деятельностью.

Это касается в том числе сумм возмещения работнику штрафов за нарушение договорных условий, компенсации за порчу, эвакуацию автомобиля, уплаты штрафов по КоАП (если такие компенсации предусмотрены колдоговором, ЛНА). Такие расходы учитываются в прочих расходах (пп. 4, 11 ПБУ 10/99).

Расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 16, 18 ПБУ 10/99).

Схема проводок при возмещении расходов на каршеринг будет следующая:

Дебет 76 Кредит 71 –

Отражена оплата, проведенная подотчетником каршеринговой компании. Основание – авансовый отчет;

Дебет 20 (26, 44, 91-2 и проч.) Кредит 76 –

Платежи в пользу каршеринговой компании учтены в расходах. Основания: договор каршеринга, отчет о поездке и проч.

Суточные в 2025 году: проверьте, правильно ли вы с ними работаете

Команда BIZNESINALOGI

1011

25.02.2025

В целях налога на прибыль можно учесть в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, оплату брони и аренды. Разумеется, расходы должны быть экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Документы-основания такие же, как указаны выше в таблице.

Если командированный нарушил закон и (или) договор с каршеринговой фирмой, за что и выплатил штрафы, понес договорные санкции, то вы можете возместить ему эти расходы. Речь идет, в частности, о штрафах за нарушение ПДД, платежах за эвакуацию, штрафстоянку, компенсации за порчу авто. Учесть в прибыли эти расходы нельзя, поскольку они не могут считаться экономически оправданными расходами организации (п. 1 ст. 252 НК).

Учесть командировочные расходы можно на УСН с объектом «Доходы минус расходы», соблюдая универсальные требования к расходам, т.е. они должны быть:

документально подтверждены;
направлены на получение дохода.

На «доходно-расходной» упрощенке можно учесть расходы на проезд командированного к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК, п. 10 положения о командировках), в т.ч. с использованием каршеринга (см. письмо Минфина от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742). Порядок учета такой же, как для налога на прибыль (см. выше).

Это вопрос непростой. По прямому указанию п. 1 ст. 217 НК в облагаемый НДФЛ доход не включаются целевые расходы на проезд:

до места назначения и обратно;
до аэропорта или вокзала в местах отправления, назначения.

Это то, что бесспорно. И, как можно видеть, в НК нет положений о том, что не облагаются НДФЛ суммы возмещения расходов на проезд в месте командирования, т.е. не до точки отправки (аэропорта, вокзала, пристани) и обратно.

Из этого Минфин сделал вывод, что с суммы возмещения расходов на каршеринг в командировке надо платить НДФЛ и страховые взносы (письмо от 27.04.2024 № 03-04-06/40114). Хотя ранее тот же Минфин признавал законным освобождение от НДФЛ затрат командированного на такси (письмо от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180), да и на арендованное авто (письмо от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742).

Пока Минфин сам не определился с тем, облагается ли сумма возмещения расходов на каршеринг НДФЛ и взносами, не исключено, что проведение аналогии между такси и каршерингом повлечет споры по поводу НДФЛ и взносов. Возможно, что и «либеральная» позиция по такси может измениться.

По логике, здравому смыслу и подп. 1 п. 2 ст. 211 НК компенсация расходов на каршеринг в командировке не должна облагаться ни НДФЛ, ни страховыми взносами, если:

она предусмотрена колдоговором или ЛНА,
есть документальное подтверждение того, что автомобиль использовался в интересах работодателя.

Ведь фактически доход работник не получает, действует в интересах работодателя. Однако, учитывая тенденцию, может понадобиться отстаивать свою позицию в суде.

Что имеем в итоге: каршеринг – удобное решение для командированного, а с точки зрения бухгалтерии – неоднозначное. Чтобы избежать претензий налоговой, необходимо прописать в локальных актах порядок использования каршеринга в командировках и приучить сотрудников представлять полный пакет документов. Если не готовы спорить по поводу НДФЛ и взносов по расходам на каршеринг (за исключением ситуации, когда услуга используется для поездки по месту командирования и обратно, чтобы добраться до аэропорта, вокзала и т.п. и обратно), надо начислять их на суммы возмещения (кстати, позиция Минфина по такси тоже может измениться).

Можно ли возмещать сотруднику расходы на каршеринг в командировке?

Да. Надо, чтобы все нюансы возмещения были предусмотрены коллективным договором или положением о командировках (аналогичным ЛНА).

Какие документы нужны от сотрудника для подтверждения расходов на каршеринг?

Договор каршеринга (скрин или PDF), подтверждение оплаты (чек, БСО, выписка по счету), отчет о поездке (с маршрутом, временем, датой), служебная записка с указанием цели поездки.

Можно ли учесть каршеринг в расходах при налоге на прибыль?

Да, если расходы экономически обоснованны и подтверждены документами.

А если сотрудник нарушил ПДД, припарковал авто не по правилам, а работодатель возместил эти суммы, можно ли учесть штрафы?

Штрафы, санкции, плата за эвакуацию и т.п. учитываются в расходах при налогообложении.