Образец служебной записки о необходимости сверхурочной работы

Когда возникает необходимость привлечения сотрудников к сверхурочной работе, нужно проверить: кого можно привлекать, а кого нет; когда у работодателя есть возможность использовать труд работников без их согласия, а когда нужно его получить. Затем важно правильно все оформить. Стартовым документом в этом процессе является служебная записка. Расскажем, как ее оформить, и приведем пример заполнения.

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

просмотров

комментариев 0

Сверхурочная работа – это та работа, которую работник соглашается выполнить по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени – ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени – сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ст. 99 ТК РФ).

Нормальная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов (ст. 91 ТК РФ). Для отдельных категорий работников предусмотрено сокращенное рабочее время (ст. 92, 320, 333, 350 ТК РФ). Сверхурочная работа ограничена: не более четырех часов подряд в течение двух дней и не более 120 часов в год для каждого работника (ст. 99 ТК РФ).

Законодательством перечислены случаи, когда сверхурочная работа допускается с письменного согласия работника (ст. 99 ТК РФ):

необходимость завершить начатую работу, чтобы избежать ущерба имуществу или угрозы жизни и здоровью людей;
проведение срочного ремонта и восстановление оборудования или сооружений;
отсутствие сменщика при работе, не допускающей перерыва (при этом работодатель обязан срочно найти замену).

Также прописаны случаи, когда работника можно привлечь к сверхурочной работе без его согласия:

предотвращение или ликвидация катастроф, аварий и стихийных бедствий;
устранение аварий и сбоев в системах жизнеобеспечения (вода, газ, тепло, транспорт, связь и др.);
выполнение неотложных работ при ЧС, военном или чрезвычайном положении, когда под угрозой жизнь или нормальные жизненные условия населения.

Подробнее о том, кого можно привлекать к сверхурочной работе и как оплачивать сверхурочные часы, читайте на нашем сайте.

Оплата сверхурочных в 2025 году: новые правила на примерах

Команда BIZNESINALOGI

577

03.02.2025

Первый документ, который составляется для привлечения сотрудников к сверхурочной работе, – служебная записка. Она направляется на имя руководителя организации, в ней указывается обоснование необходимости привлечения конкретных работников.

Право уведомлять сотрудников о сверхурочной работе можно закрепить в трудовом договоре или должностной инструкции непосредственного начальника. При наличии полномочий прямого руководства (начальника цеха, отдела, департамента и т.п.) в служебных записках необходимости нет.

В некоторых ситуациях привлечение к сверхурочной работе допускается только с согласия работника, поэтому согласие работника – второй документ, который нужно оформить. Для этой цели работнику направляют уведомление, где указывают причины привлечения к сверхурочной работе и положенные ему льготы и компенсации.

Если работник согласен, то он подписывает уведомление с формулировкой: «Согласен на выполнение сверхурочных работ с оплатой в повышенном размере».

После этого можно издать приказ о привлечении к сверхурочным работам.

Таким образом, нужны следующие документы:

Служебная записка о привлечении сотрудников к сверхурочной работе.
Уведомление о привлечении к сверхурочной работе.
Приказ о привлечении к сверхурочной работе.

Как составить служебную записку

Служебная записка – это внутренний документ, который запускает процесс привлечения к сверхурочной работе и делает его законным. Данный документ нужен для того, чтобы:

Оформить обоснование – пояснить, почему нельзя выполнить работу в пределах обычного графика (например, срочный заказ, авария оборудования, неявка сменщика и т.п.).
Закрепить инициативу – работодатель (или начальник подразделения) фиксирует, что именно он предложил привлечь сотрудников, и указывает конкретных работников.
Получить согласование руководителя – без одобрения директора или уполномоченного лица привлечение к сверхурочной работе будет считаться нарушением.
Создать доказательную базу – при проверках ГИТ или возможных трудовых спорах записка подтверждает, что работодателем соблюден порядок оформления.
Иметь основание для последующих документов – на основе записки оформляются уведомления для работников, фиксируется их письменное согласие, а также производится расчет положенных компенсаций (повышенная оплата, отгулы).

В служебной записке о привлечении сотрудника к сверхурочной работе укажите обоснование необходимости – причины сверхурочной работы (срочный проект, авария, неявка сменщика и т.п.), а также сроки и продолжительность. Кроме того, необходимо перечислить Ф.И.О. сотрудников, которых планируется привлечь, и указать на оплату по повышенной ставке или предоставление дополнительного выходного (если требуется).