Бумажные больничные листы ушли в прошлое. Сегодня норма – это электронный больничный лист, который формируется в ЕИИС «Соцстрах», передается через сервис «Социальный электронный документооборот» (СЭДО) и т.п. Однако на самом деле нередко приходится переписываться с СФР: сотрудник уже вышел на работу, а от СФР тишина; сведения от фонда поступают, но с ошибками. В данном материале разбираем все нюансы, связанные с электронным больничным листом.
Кадры
11.09.2025
Поделиться
Кадры
11.09.2025
Поделиться
Электронный больничный лист: руководство для бухгалтера
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
63
просмотра
Проактивная система требует от бухгалтера быть одновременно внимательным архивариусом и контролером. Делимся с вами, как работать с электронным листком нетрудоспособности (ЭЛН) без проволочек, ошибок и стресса.
Наша роль в системе прямых выплат, или Что делает СФР, а что – работодатель
СФР обязан перечислять пособия работникам напрямую, только первые три дня болезни работодатель оплачивает за свой счет и сам (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее – Закон № 255-ФЗ). Проактивность процесса проявляется в том, что сотруднику не надо подавать заявление самому, уведомлять работодателя об открытии больничного: Соцфонд должен сам направлять эту информацию работодателю (ст. 13 Закона № 255-ФЗ, пп.19–21 правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010, далее – Правила).
Работодатель не обязан целиком заполнять ЭЛН, но он передает в Соцфонд данные по запросу СФР или для исправления расчета пособия. Например, если надо заменить годы расчетного периода.
Что обязан делать работодатель (ст. 13 Закона № 255, пп. 7, 12 Правил):
-
передавать в Соцфонд сведения о застрахованных лицах (при приеме на работу, при изменении указанной в них информации, увольнении);
-
сообщать об утрате права на пособие по уходу за ребенком при увольнении или начале другого декрета;
-
направлять сведения по запросу СФР.
То есть, несмотря на всю проактивность, работодатели – по-прежнему необходимое звено в системе соцзащиты, от них зависит, получат ли люди пособия по нетрудоспособности.
Как работает ЭЛН: идеальная схема
Как уже было сказано, ЭЛН – это правило. Бумажные больничные оформляются в строго ограниченных случаях, определенным лицам – например, тем, сведения о которых составляют государственную или иную охраняемую тайну.
Схема взаимодействия по поводу больничного в 2025 году выглядит так:
- Медорганизация открывает ЭЛН.
- Информация о нем появляется в системе СФР.
- СФР проверяет, все ли сведения о застрахованном лице имеются, определяет работодателя.
- СФР извещает работодателя о том, что сотрудник открыл ЭЛН.
- Когда больничный закрывают, СФР уведомляет работодателя об этом факте и направляет предзаполненные сведения для выплаты пособия.
- Работодатель проверяет их, подтверждает (при необходимости изменяет или дополняет) и отправляет СФР. Срок – три рабочих дня.
Все необходимые данные для оплаты пособия у СФР уже должны быть, ведь работодатели отправляют сведения о застрахованных лицах. Но не исключено, что фонд запросит что-то еще. Обязательно представьте требуемое не позднее трех рабочих дней после получения информации о закрытии ЭЛН. Это, например, могут быть сведения о (п. 22 Правил):
-
периоде отсутствия работника по болезни;
-
страховом стаже;
-
заработке за расчетный период, с разбивкой по годам;
-
замене лет в расчетном периоде;
-
райкоэффициентах (если применимо);
-
продолжительности рабочего времени и проч.
Получив недостающие данные, Соцфонд рассчитает пособие и перечислит его человеку.
Как вообще бухгалтер узнает об открытом/закрытом ЭЛН?
Нередко возникает такая ситуация: электронный больничный открыт, но где посмотреть сведения, если нет уведомления от Соцфонда?
Как уже было сказано, после того как медучреждение выгрузит ЭЛН в ЕИИС «Соцстрах», работодатель должен получить уведомление о любом изменении статуса. То есть важно держать руку на пульсе и регулярно посещать ЛК на сайте Соцфонда. Информацию об ЭЛН получают также через сервис СЭДО, с которым интегрированы практически все современные учетные системы.
Если уведомления нигде нет, то выясните от работника номер ЭЛН, зайдите в ЛК страхователя на сайте Соцфонда, в разделе «Электронные листки нетрудоспособности» введите номер ЭЛН, и система покажет его статус. Кстати, привели в таблице возможные коды.
Таблица. Статусы ЭЛН (возможные значения)
| Статус | Значение |
|---|---|
| 010 | Открыт |
| 020 | Продлен. Выставляется, когда период болезни продолжается, но не более чем на 15 дней от ее начала |
| 030 | Закрыт. Работодатель может произвести по нему расчет и выплату пособия |
| 040 | Направлен на медико-социальную экспертизу (МСЭ) |
| 050 | Дополнен результатами МСЭ, больничный закрывается медицинской организацией |
| 060 | Заполнен страхователем. На данном этапе страхователь вносит данные для расчета ЭЛН |
| 070 | Страхователем направлен реестр прямых выплат страхового обеспечения |
| 080 | Пособие выплачено |
| 090 | Действия прекращены. ЭЛН аннулирован, оплате не подлежит |
Если ЭЛН нигде нет, возможно, стоит попросить работника обратиться за дубликатом в медучреждение, которое выдало первоначальный ЭЛН.
Проверка ЭЛН. Чек-лист для бухгалтера
Нередко медучреждения допускают ошибки – ЭЛН с ошибками принимать нельзя. Но сам работодатель не сможет исправить их, надо обращаться в медучреждение, выдавшее ЭЛН (п. 67 порядка, утв. приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н).
Перед заполнением своей части в электронном больничном работодателю нужно проверить предзаполненные данные:
-
Ф.И.О. сотрудника;
-
СНИЛС;
-
страховой стаж;
-
период нетрудоспособности – даты открытия и закрытия ЭЛН;
-
код причины нетрудоспособности;
-
номер ЭЛН (должен совпадать с тем, что дал сотрудник).
Обнаружены неверные данные – надо исправить. Если есть свободные поля, то необходимо их заполнить. Это могут быть, например, сведения о среднем заработке, страховом стаже и т.п. Если у Соцфонда есть все необходимые данные, он не станет их запрашивать (пп. 23, 23(1) Правил).
Перед отправкой сведений в СФР надо еще раз проверить все данные, потом подписать УКЭП и отправить обычным способом (ЭДО, СЭДО, ЛК страхователя, операторы ЭДО, 1С и другие системы, интегрированные с СФР).
Как оплатить ЭЛН
ЭЛН оплачивается в общем порядке, т.е. первые три дня в большинстве случаев оплачивает работодатель, а с четвертого дня – Соцфонд. Если сотрудник проболел два дня, то вам не потребуется представлять сведения в фонд, поскольку он ничего платить не станет.
Работодатель оплачивает больничный в ближайший день выплаты зарплаты (ст. 14.1 Закона № 255-ФЗ).
Работодатель удерживает НДФЛ лишь со своей части пособия (ст. 226 НК), страховые взносы не начисляются (ст. 422 НК). В учете делаются следующие проводки:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 70 –
Начислено пособие за счет работодателя;
Дебет 70 Кредит 68 –
Удержан НДФЛ.
Что-то пошло не так, или Разбор пяти главных проблем с ЭЛН
Проблема № 1. Уведомление от СФР не пришло.
Ситуация: сотрудник утверждает, что электронный больничный пришел, но в СЭДО или личном кабинете ничего нет.
Что делать:
- Узнайте у сотрудника номер ЭЛН.
- Войдите в ЛК страхователя.
- Вручную запросите данные по номеру.
- Если ЭЛН закрыт (статус 030), заполняйте и отправляйте сведения.
Проблема № 2. В данных ЭЛН ошибка.
Ситуация: в поступившем ЭЛН ошибки.
Что делать: если ошибка совершена медорганизацией – свяжитесь с ней, пусть исправляет. Если ошибка в страховом стаже, заработке, названии вашей организации, то внесите корректные сведения при заполнении своей части.
Проблема № 3. Непонятный статус 090.
Это значит, что ЭЛН аннулирован, оплачивать его вам не надо.
Проблема № 4. Сотрудник вышел на работу, ЭЛН закрыт, а запроса от СФР нет.
В этом случае надо разобраться с причинами отсутствия запроса:
-
проверить, правильно ли были поданы сведения о кадровых мероприятиях;
-
убедиться в том, что в Соцфонд были представлены сведения о застрахованном лице;
-
удостовериться в том, что Соцфонд их принял.
Не исключено, что у вас возникли проблемы с используемым ПО – тогда надежнее зайти в ЛК страхователя.
Проблема № 5. Сотрудник спрашивает: «Где деньги?».
Если вы оплатили ему три дня, а Соцфонд нет, при этом вы уверены, что отправили в СФР все необходимые сведения, и прошло уже больше 10 дней с даты представления недостающих данных, то посоветуйте сотруднику обратиться в территориальный орган СФР.
Подытожим. ЭЛН и проактивная система работают, Соцфонд берет на себя большую часть работы: от уведомлений до прямых выплат. Правда, идеальная схема порой дает сбои, зато бухгалтер остается ключевым звеном – бдительным контролером, вылавливающим и исправляющим ошибки в данных и сведениях. Даже самая умная система полностью не заменит понимания того, где и как можно посмотреть электронный больничный лист и что с ним делать дальше.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Номер ЭЛН сотрудник может посмотреть в ЛК на Госуслугах в разделе «Пособия и выплаты». Если доступа нет, он может запросить номер у врача, который открыл больничный. Работодатель может узнать данные по Ф.И.О. и СНИЛС сотрудника в ЛК страхователя на сайте СФР или через СЭДО, как только больничный будет закрыт.
Да, подключение необходимо, поскольку это канал информационного взаимодействия между медицинскими организациями, СФР и работодателями. Большинство современных бухгалтерских программ интегрированы с СЭДО.
Нет. В ЭЛН содержится только код причины нетрудоспособности (например, «болезнь», «травма», «уход за больным членом семьи», «беременность и роды»). Конкретный диагноз – это врачебная тайна, работодатель не имеет права требовать ее раскрытия.
От вас ничего не требуется, ЭЛН хранятся в ЕИИС «Соцстрах». Не надо ничего распечатывать, подписывать или архивировать копии. Работодатель не несет ответственности за сохранность ЭЛН.
Что еще почитать
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
Вам также может быть интересно
