Самые частые вопросы бухгалтеров про первичку

И для начала напомним, что первичный документ (в обиходе – первичка) – это документ, в бумажной или электронной форме, который, во-первых, подтверждает факт хозяйственной жизни, во-вторых, выступает основанием для оформления проводок и признания в налоговом учете доходов и расходов.

Правда ли, что ИП первичка ни к чему?

Нет, неправда. ИП, фирмы, частнопрактикующие лица (адвокаты, учредившие кабинеты, нотариусы и т.п.) обязаны каждый факт бизнес-жизни оформлять соответствующим видом первички (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – закон о бухучете).

Например:

Какие расходы по прибыли точно снимут налоговики

Команда BIZNESINALOGI

1000

04.12.2024

Когда составляется первичка

Первичка должна составляться, как только совершится факт бизнес-жизни, при невозможности – немедленно по окончании (ч. 3 ст. 9 закона о бухучете). Это основное требование, а детальные прописаны в ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (утв. приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н, далее - ФСБУ 27/2021).

Вот, например, список первичной документации по оказанной услуге:

Какие вообще требования к первичке (кратко)?

Вне зависимости от того, составляется ли первичка для налогового или для бухучета, она должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные законом о бухучете. Согласно ст. 9 закона о бухучете, это следующие реквизиты:

Оправдательный документ тоже может быть первичкой, если он:

• содержит все обязательные реквизиты;
• фиксирует факт хозяйственной жизни;

пусть и не предназначен для целей учета.

Самый яркий пример: судебное решение.

Обязательно ли использовать унифицированные формы?

Нет, не всегда. Вы вправе сами разработать нужные формы. Унифицированные формы нужны для транспортной накладной, банковских, кассовых документов.

Кто вправе подписывать первичку?

По умолчанию это следующие лица:

Однако правом подписи можно наделить любое лицо, уполномочив его доверенностью или приказом. Только не забудьте, что реквизиты такого документа надо указывать в первичке наряду с Ф.И.О. и подписью уполномоченного лица.

Не используйте для подписи первички факсимиле, (т.е. штамп – подпись) – это запрещено. Попытки приведут к спорам с налоговой, и, скорее всего, выиграет ИФНС (см., например, постановления АС Уральского округа от 19.07.2023 № Ф09-4037/23, Дальневосточного округа от 25.01.2017 № Ф03-6267/2016, Северо-Западного округа от 08.02.2018 № Ф07-174/2018, Центрального округа от 07.07.2016 № Ф10-2143/2016 и многие другие).

Как изменится бухучет: планы Минфина

Команда BIZNESINALOGI

642

13.03.2025

Электронную первичку можно принять к учету, если она подписана УКЭП. Цифровую первичку, подписанную ПЭП или УНЭП, можно принять к учету:

• внутреннюю - если учетная политика позволяет;
• внешнюю – если это предусмотрено соглашением с контрагентом.

Эти выводы основаны на анализе ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», п. 17 ФСБУ 27/2021.

Копия или скан могут быть приняты к бухучету, но потом обязательно надо заменить ее на оригинал. Для налогового учета подходят только оригиналы (письмо ФНС от 26.02.2021 № СД-4-3/2476).

Датой подписания цифровой первички является дата подписания ЭП, зафиксированная меткой доверенного времени.

К бухучету документ можно принять в том периоде, когда произошел подтвержденный им факт – даже если документ поступил позже. В целях налогового учета расходы и доходы по опоздавшей первичке учитывают только после ее получения - по общему правилу, в периоде, к которому они относятся (Рекомендация Р-62/2015-КпР «Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам»).

Исправлять первичку можно или нет?

По общему правилу – да, но есть категории, которые исправлять нельзя (ч. 7 ст. 9 закона о бухучете). Например, не следует исправлять кассовые документы. Так что сначала надо убедиться в том, что исправление конкретного документа не запрещено.

Если первичка бумажная, то используют корректорский способ:

Важно, чтобы исправление было заверено тем, кто его вносил, причем с указанием данных, позволяющих их идентифицировать – Ф.И.О., должность и т.п. Необходима и дата исправления (ч. 7 ст. 9 закона о бухучете, п. 21 ФСБУ 27/2021).

Чтобы исправить электронную первичку, надо оформить новый документ (пп. 20, 21 ФСБУ 27/2021).

Бумажную первичку нельзя исправить, составив новый документ (подп. «г» п. 8 информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33).

В первичке ошибка. Значит, нельзя признать расходы?

Есть некритичные ошибки, которые не препятствуют признанию расходов. Более того, их существование не отрицают и чиновники. Так, в частности, не являются критичными ошибки, которые не препятствуют идентифицировать:

а также и иные обстоятельства фиксируемого факта (см., например, письмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, разосланное нижестоящим ИФНС письмом ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104).

Что будет, если первички нет?

Если первичка с ошибками не всегда критична, то отсутствие первички непростительно. Это ни что иное, как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения. И, как следствие – штраф по ст. 120 НК РФ. Если это нарушение не повлекло за собой занижение налоговой базы, то штрафы следующие:

Если же в итоге произошло занижение, то санкции еще более серьезные: штраф в 20% суммы неуплаченного налога, причем не меньше 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК).

Когда первичка считается составленной не по форме?

Казалось бы, мы уже говорили о том, что ИП и фирмы не обязаны применять исключительно унифицированные формы, если только их применение не является обязательным, например, как в ситуации с кассовыми документами.

Однако любой первичный документ должен содержать обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 закона о бухучете), причем при необходимости можно включать в самостоятельно разработанную первичку дополнительные реквизиты (см., например, письмо Минфина от 20.07.2018 № 03-04-05/51201).

Так, например, если в первичном документе нет:

• печатей организаций (при наличии);
• инициалов и должностей лиц, получивших деньги;
• подлинных подписей руководителя, главбуха, кассира,

то первичка не может считаться подтверждающей факт хозяйственной жизни (см. постановление АС Центрального округа от 01.02.2024 № Ф10-6477/2023).

Другой пример. Если в первичных документах – актах, счетах фактурах, - отсутствуют сведения:

то первичка не может считаться подтверждающей реальное оказание услуг, поскольку не содержит обязательных реквизитов (постановление АС Волго-Вятского округа от 05.02.2024 № Ф01-8938/2023).

Можно ли составить первичку в у.е.

Можно ли указать в первичном учетном документе стоимость в валюте или у.е., притом что расчеты будут производиться в рублях? Вообще бухучет ведется в рублях (ст. 9, 10, 12, 13 закона о бухучете). Если в договоре стоимость товара выражена в инвалюте или у.е., а оплата производится в рублевом эквиваленте (это допустимо, п. 2 ст. 317 ГК), то в первичке стоимость должна быть в рублях. А помимо рублевой оценки можно указать стоимость в валюте (у.е.), применимом курсе, порядке пересчета. В регистрах бухучета сумма отражается в рублях. Стоимость объекта может быть выражена в валюте – тогда в регистре указывают и ее, и рублевый эквивалент (п. 7 ФСБУ 27/2021).

Что будет, если первичка подписана неуполномоченным лицом

Уже было сказано, что первичка подписывается лицами, совершившими сделку (операцию) и ответственными за правильность оформления события хозяйственной жизни – так сказано в законе о бухучете (ч. 2 ст. 9). Но в законе не сказано, какие именно должности уполномочены подписывать первичку – конкретный перечень утверждает руководитель (п. 16 ФСБУ 27/2021), а подтверждают полномочия его приказ или доверенность от организации.

Непросто бывает проконтролировать полномочия подписанта со стороны контрагента, но пренебрегать проверкой не стоит.

Конечно, с одной стороны, то, что первичный документ подписан неустановленным (неуполномоченным) лицом, - не основание для признания незаконным уменьшение налоговой базы, суммы уплачиваемого налога (п. 3 ст. 54.1 НК, пп. 5, 7 письма ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060). Однако если наряду с этим фактом налоговики установят другие доказательства необоснованного уменьшения базы, налога и притом, например, исказили сведения о:

• фактах хозяйственной жизни;
• объектах налогообложения,

то санкций не избежать. Так что всегда проверяйте полномочия подписантов со стороны контрагента.

Что будет, если первичка подписана несуществующим ИП (юрлицом)?

Вообще перед тем, как иметь дело с контрагентом, всегда надо «пробивать» факт его регистрации на сайте ФНС. Этого требует необходимость соблюдения стандарта осмотрительности (подп. «д» п. 15 письма ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060). К тому же понятно, что несуществующий контрагент не может в реальности исполнить обязательство. На то, что документ, выданный несуществующим ИП или незарегистрированной фирмой, не может подтверждать расходы, неоднократно указывал еще Президиум ВАС (см., например, постановления от 31.05.2011 № 17649/10, от 19.04.2011 № 17648/10), а также рядовые арбитражи (см., например, постановления АС Волго-Вятского округа от 05.02.2016 № Ф01-6014/2015, Северо-Западного округа от 24.02.2015 № Ф07-140/2014).

Конечно, мы рассмотрели далеко не все насущные вопросы, которые возникают у бухгалтеров в связи с оформлением, применением, отсутствием первичной учетной документации. Это и понятно: первичка - критически важная часть системы учета, и все вопросы в рамках одной статьи охватить невозможно. Присоединяйтесь к нашим образовательным программам – уверенности станет больше, вопросов – меньше.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)