ЭПЛ. Главные вопросы про электронные путевые листы

Электронный путевой лист (ЭПЛ) – это цифровой аналог привычного бумажного документа. В нем содержится та же информация, но в электронном формате XML (формат утв. приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116), а обмен ЭПЛ производится через ГИС (государственную информационную систему), учетную систему.

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

104

просмотра

комментариев 0

Согласно ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта (утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ), путевой лист или оформляется на бумажном носителе, «или формируется в виде электронного путевого листа».

С 1 сентября 2026 г., согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ, «экспедиторские документы формируются в форме электронных документов», но путевой лист по умолчанию не является экспедиторским документом (см. п. 5 правил, утв. постановлением Правительства от 08.09.2006 № 554). Впрочем, перевозки будут цифровизированы в любом случае, так что готовиться к внедрению ЭПЛ все равно надо.

Объективно ЭПЛ – это удобно. Их использование экономит время и средства (на обслуживание оргтехники, приобретение расходных материалов, курьерские услуги). ЭПЛ почти невозможно утратить безвозвратно, ведь они хранятся не только у участников перевозок, но и в ГИС ЭПД, а также у операторов ИС ЭПД. Оплата проходит быстрее, все участники перевозки работают с одним и тем же документом и т.п. Поскольку контролеры будут иметь доступ к информации о перевозке и грузах, то, возможно, станет меньше поводов для проверок.

ЕТД – основные вопросы по единому транспортному документу

Команда BIZNESINALOGI

425

09.02.2026

Прежде всего – сертификат КЭП на руководителя или ИП и (или) сертификат КЭП плюс машиночитаемая доверенность (МЧД) для сотрудников. Далее необходимо подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД.

Оператор ИС ЭПД – это поставщик услуги передачи ЭПД в ГИС ЭПД и между участниками перевозки. Скачать реестр операторов можно с сайта Минтранса.

Также необходимо обучить сотрудников, назначить администратора, предоставить доступ к сервису как им, так и при необходимости медикам, техникам, водителям.

Образец заполнения транспортной накладной

Команда BIZNESINALOGI

1701

27.10.2025

ЭПЛ – это шесть xml-файлов, связанных уникальным идентификатором рейса, каждый из которых должен быть подписан КЭП ответственного лица и передан в ГИС ЭПД.

Согласно формату ЭПЛ (прил. к приказу ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116), четыре файла являются обязательными:

Информация об обстоятельствах и особенностях рейса , т.е. сведения о:
- лице, оформившем ЭПЛ;
- сроке действия ЭПЛ;
- ТС;
- водителе (водителях) ТС;
- виде перевозки;
- виде сообщения.
Этот файл подписывает руководитель (ИП) или уполномоченное лицо (например, диспетчер).
Информация о результате предсменного, предрейсового медицинского осмотра , т.е. сведения о:
- дате и времени проведения медосмотра;
- результате его проведения;
- водителе (водителях), которого осматривали;
- медработнике, который проводил осмотр, – штатный или привлеченный по договору.
Файл подписывает тот, кто проводил медосмотр.
Информация о показаниях одометра при выезде ТС с парковки (парковочного места), при приеме ТС от другого водителя. Отражаются сведения о:
- дате и времени выезда ТС с парковки (парковочного места) или о дате и времени приема транспортного средства;
- показаниях одометра при выезде ТС или приеме.
Подписывает файл лицо, уполномоченное собственником ТС (например, водитель, техник).
Информация о показаниях одометра при заезде ТС на парковку (парковочное место), при сдаче ТС. Состав сведений аналогичен тому, что описан в предыдущем пункте, только все показатели фиксируются при заезде, сдаче ТС. Подписывает также лицо, уполномоченное собственником ТС.

Есть еще два опциональных файла, которые могут быть включены в ЭПЛ:

Информация о результатах предрейсового или предсменного контроля ТС и выпуске на линию. В ее состав включаются сведения о:
- дате и времени проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;
- результатах этого контроля;
- дате и времени выпуска ТС на линию;
- должностном лице, которое отвечает за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС.
Файл подписывает уполномоченное собственником ТС лицо, например техник.
Информация о результате послесменного, послерейсового медицинского осмотра – если такой осмотр обязателен по закону. Подписывает файл тот, кто проводил осмотр.

Послерейсовые медосмотры обязательны при перевозках пассажиров или опасных грузов (ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).

Подчеркнем, что за отсутствие путевого листа (неважно, бумажного или электронного) штрафуют только тогда, когда он должен быть.

Оформление путевого листа обязательно, если вы (ст. 6 Устава автотранспорта, п. 10 состава сведений и порядка оформления путевого листа, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, далее – Состав сведений):

занимаетесь перевозками пассажиров, багажа, грузов с использованием ТС, собственником (владельцем) которых являетесь;
предоставляете ТС во временное владение и пользование за плату по договору аренды ТС с экипажем.

Надо ли оформлять путевой лист (ЭПЛ) тогда, когда ТС используется для перевозки грузов или других лиц для собственных нужд? Есть мнение, что да. Ведь и в этом случае имеет место перемещение материальных объектов и лиц (помимо водителя), т.е. ситуация порождает такие же обязанности, как и при эксплуатации ТС. На это, в частности, указывал ВС (см. п. 3 постановления Пленума от 26.06.2018 № 26).

Также в п. 10 Состава сведений прямо сказано, что путевой лист «должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях». Без указания на то, осуществляется ли услуга по перевозке, или перевозка производится для собственных нужд.

Также путевой лист (в т.ч. ЭПЛ) требуется:

при проверках на дорогах (п. 2.1.1 ПДД, утв. постановлением Правительства от 23.10.1993 № 1090);
для подтверждения расходов на эксплуатацию ТС, в т.ч. на ГСМ;
для учета, контроля работы ТС, водителя, в т.ч. расчета зарплаты (п. 14 ч. 1 ст. 2 Устава автотранспорта);
для подтверждения использования личного ТС в служебных целях – для выплаты компенсации;
при приемке груза и т.п.

Ниже в таблице приведены данные о возможных санкциях за отсутствие путевого листа.

Таблица. Ответственность за отсутствие путевого листа (в т.ч. ЭПЛ)

Вид ответственности	Кто будет отвечать	Санкции	Норма-основание
Административная	Водитель	Предупреждение или штраф 500 руб.	Ч. 2 ст. 12.3 КоАП
Административная	Должностное лицо*	Штраф 5 000–10 000 руб.	Ч. 1 ст. 15.11 КоАП
Налоговая, в т.ч. за грубое нарушение правил учета доходов и расходов, за неуплату или неполную уплату налога, если путевой лист отсутствует и нет иных документов, подтверждающих расходы на оплату труда, ГСМ	Налогоплательщик	Штраф от 10 000 руб. до 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.	Ст. 120 НК
	Налогоплательщик	Штраф 20% от неуплаченной суммы налога, 40% – при доказанном умысле	Ст. 122 НК

* ИП не могут быть привлечены к ответственности по ст. 15.11 КоАП (см. прим. к ст. 15.3 КоАП), в т.ч. если они сами исполняют обязанности главбуха. См. также п. 23 постановления Пленума ВС от 24.10.2006 № 18.

Тут многое зависит от характера нарушения и от того, кто его выявил.

Если сотрудник ГИБДД или орган транспортного надзора обнаружат в путевом листе отсутствие отметок о проведении обязательных медосмотров, прохождении предрейсового контроля технического состояния ТС, то ответственность может наступить как для водителя, так и для должностного лица, для ИП, организации в целом. Штрафы по чч. 2, 3 ст. 12.31.1 КоАП следующие:

для водителя – 3 000 руб.;
для должностного лица – 5 000 руб.;
для ИП, организации – 30 000 руб.

Отсутствие отметки о прохождении обязательного медосмотра в начале рабочего дня (смены), выявленное ГИТ, может стоить (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП, п. 21 постановления Пленума ВС от 23.12.2021 № 45):

должностному лицу или ИП – 15 000–25 000 руб.;
организации – 110 000–130 000 руб.

А если отсутствие отметки об обязательном медосмотре обнаружил орган Росздравнадзора, то штрафы такие (ст. 11.32 КоАП):

для должностных лиц – 2 000–3 000 руб.;
для фирмы, ИП – 30 000–50 000 руб.

Ну и, конечно, никто не отменял налоговую ответственность, если нарушение порядка оформления путевого листа привело к неуплате или неполной уплате налога (ст. 122 НК): 20% от неумышленно не уплаченной суммы, 40% – при доказанном умысле.