В ТК РФ прямо сказано, что название должности, специальности либо профессии вносят в трудовой договор строго в соответствии со штатным расписанием. Значит, при заключении трудовых договоров без такого документа не обойтись. Это касается и предпринимателей, заключающих трудовые договоры с работниками.
В статье рассмотрим, какое штатное расписание будет корректным. Приведем примеры и рассмотрим типичные ошибки.
Штатное расписание – это ЛНА, которым компания оформляет свою структуру, состав штата и численность в соответствии с требованиями устава.
ТК РФ и в целом законодательство РФ не регулирует содержание подобного ЛНА. Но есть рекомендации по его составлению. Они изложены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. Исходя из их положений, в штатном расписании указывают как минимум следующие сведения о предприятии:
Форму штатного расписания каждый работодатель выбирает самостоятельно, всегда есть возможность выбора из трех вариантов:
Однако в любом случае штатное расписание предприятия должно выполнять функции профильного ЛНА – отражать структуру ИП или юридического лица, состав его штата и численность специалистов. Поэтому, чтобы бланк ЛНА был корректным, стоит ознакомиться с единой формой из постановления Госкомстата № 1 и взять за основу ее показатели. В шапке документа важно указать:
Далее в штатном расписании следует раскрыть информацию, перечисленную в таблице.
Таблица. Что указать в табличной части ЛНА
| Номер графы ЛНА | Название графы | Содержание графы |
|---|---|---|
| Графа 1 | Наименование подразделения | Точных правил заполнения нет. На практике указывают:
|
| Графа 2 | Код | Единых требований к нумерации нет. Обычно подразделения кодируют с точки зрения их подчиненности. Например: департамент продаж – код 04, а в его составе отдел продаж – код 01.1 и отдел маркетинга – код 04.2 |
| Графа 3 | Должность | Присваивают специалистам умственного труда, при отсутствии факторов вредности названия дает работодатель |
| Профессия | Присваивают специалистам физического труда, при отсутствии факторов вредности названия дает работодатель | |
| Разряд, класс (категория) квалификации | Заполняют в соответствии с требованиями из общероссийских классификаторов, профессиональных стандартов и справочников по квалификациям | |
| Графа 4 | Количество штатных единиц | Включает в себя занятые должности и вакансии |
| Графа 5 | Тарифная ставка (оклад) | Указывают зарплату без учета компенсаций, премиальных и социальных начислений. В зависимости от системы оплаты труда у ИП либо в компании зарплату указывают:
В случае сдельных расценок делают отметку о сдельной оплате и дают отсылку на ЛНА, регулирующий платеж за норму выработки |
| Графы 6, 7, 8 | Надбавки | Заполняют, исходя из принятой системы оплаты труда у ИП или юрлица. Надбавки могут быть установлены:
|
| Графа 9 | Всего в месяц | Заполняют в случае указания зарплаты и надбавок строго в рублях. В случае наличия процентов или коэффициентов проставляют прочерк |
| Графа 10 | Примечание | Любая важная информация – например, ссылки на ЛНА о величине надбавок |
Чтобы правильно составить штатное расписание сотрудников, важно заранее собрать необходимую информацию. Ее достаточно много, учитывая состав реквизитов документа. Далее дадим работающий алгоритм, как сделать штатное расписание быстро и корректно.
Шаг 1. Анализ организационной структуры ИП или компании.
Для правильного штатного расписания нужно сориентироваться в структуре ИП или юрлица с точки зрения состава его подразделений и взаимоподчиненности. Как правило, даже на малом предприятии есть отделы или департаменты:
В зависимости от специфики конкретной отрасли и масштаба бизнеса в штатном расписании отделы могут быть иными или их будет существенно больше.
Для упрощения задачи можно предварительно оформить организационную структуру без детализации по штатным единицам и зарплате и на основании нее затем создать штатное расписание.
Шаг 2. Определение состава должностей и единиц в штате.
Состав по должности в штатном расписании у каждого работодателя свой. С одной стороны, состав позиций зависит от организационной структуры. С другой стороны – от сферы деятельности, объема операций и поставленных задач. У предпринимателя может быть три отдела, и в каждом из них – по единственной позиции. А на крупном предприятии будет единое штатное расписание с учетом каждого филиала и головной компании с сотнями или тысячами позиций.
Шаг 3. Установление окладов, надбавок и прочих начислений.
Поскольку в штатном расписании работа тарифицируется, важно следить, чтобы каждый оклад составлял не меньше федерального МРОТ. Если отраслевым соглашением утверждена повышенная оплата и работодатель не отказался от присоединения, то он соблюдает требования соглашения.
Позициям с одинаковым названием должны соответствовать одинаковые оклады в ЛНА. А вот доплаты могут различаться. И двойные наименования по должностям не запрещены.
Указывать Ф.И.О. сотрудников и отмечать, что позиция вакантна, не требуется, так как данный ЛНА – это не штатная расстановка. Но при желании можно дополнительно составить и ее.
Шаг 4. Оформление штатного расписания по ф. № Т-3 или по собственной форме.
Унифицированный бланк желательно дополнить реквизитами, уточняющими данные о структуре предприятия, его штатном составе и численности. Например, стоит приводить информацию, нужную для составления трудовых договоров. В частности – о видах поручаемой людям работы.
Составить документ может лицо, уполномоченное руководителем, при наличии достаточного опыта – к примеру, главный бухгалтер, руководитель отдела кадров или лично руководитель либо ИП. Но можно делегировать это и иному специалисту.
Шаг 5. Утверждение штатного расписания руководителем организации.
Итоговый вариант документа необходимо подписать и утвердить. Его визируют лица, определенные в ЛНА работодателя. В унифицированной форме предусмотрено подписание «штатки» руководителем кадровой службы и главным бухгалтером.
Есть несколько типичных заблуждений при работе с данным ЛНА.
Ошибка 1. Скрепление подписей печатью.
Это не ошибка, но все-таки отметим, что ставить оттиск печати необязательно. Закон этого не требует. Унифицированная ф. № Т-3 не содержит места под проставление печати.
Ошибка 2. Ознакомление работников под подпись.
Такого требования в законодательстве нет. Ведь этот ЛНА не из тех, что непосредственно связаны с трудовой деятельностью персонала. И если локальные акты не требуют ознакомления со штатным расписанием, то собирать подписи с работников не стоит.
Исключение составляют случаи, когда такая обязанность работодателя предусмотрена колдоговором, соглашением, ЛНА (абз. 8 письма Роструда от 15.05.2014 г. № ПГ/4653-6-1).
Ошибка 3. Уничтожение прежних редакций документа.
Не нужно уничтожать формуляры, так как срок их хранения – постоянный. При ликвидации работодателя все экземпляры сдают в госархив. Проекты штатных расписаний и переписка, касающаяся их разработки, изменения хранят до минования надобности (ст. 41 перечня типовых управленческих архивных документов) – этот срок можно определить самостоятельно, но в любом случае не менее года (п. 4.6 инструкции по применению перечня типовых управленческих архивных документов).
Общий порядок изменения такого ЛНА законодательно не определен. На практике его новую редакцию утверждают приказом ИП или руководителя, изданным в произвольной форме. В зависимости от подхода к изменениям есть два варианта действий:
Периодичность изменений может быть любой. Обычно документ меняют с начала года с учетом изменений, накопившихся за год.
Что, если штатного расписания нет? Его отсутствие может квалифицироваться как нарушение законодательства РФ о труде и караться по ст. 5.27 КоАП РФ. Первичное нарушение грозит организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 руб., а должностное лицо, ИП могут оштрафовать на сумму от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Повторное правонарушение может стоить ИП или должностному лицу уже от 10 000 до 20 000 руб. или повлечь за собой дисквалификацию на срок от года до трех, юридическому лицу – 50 000–70 000 руб.
