Как оформлять командировку в 2025 году: образцы документов и примеры для разных ситуаций

Что оформлять для командировки (кратко)

Чтобы не возникало сомнений в характере поездки, работодатель выдает письменное распоряжение о ней – традиционный приказ о направлении в командировку.

Есть выбор: разработать собственную форму или пользоваться привычными унифицированными:

Нужно ли оформлять такие документы, как командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненном поручении, зависит от того, что указано в локальных нормативных актах (ЛНА) работодателя. Если имеется, например, положение о командировках и в нем есть требование о том, что эти документы оформлять необходимо, то так и следует делать.

Если в ЛНА предусмотрена необходимость ведения журнала учета работников, выбывающих в командировки, то нужно вносить в него данные по каждой служебной поездке.

В табеле учета рабочего времени дни командировок должны быть отмечены обязательно – кодами «К» или «06».

Ниже в статье подробно обо всех процедурах.

Составляем приказ о командировке

ТК (ч. 1 ст. 166), Положение (п. 3) и Проект (абз. 2 п. 3) «единодушны»: служебная командировка возможна исключительно по распоряжению работодателя. Если распоряжения работодателя нет, то это не командировка.

Нормативные акты предписывают оформлять это решение письменно, а вот по какой форме – не оговаривается. Так что можно пойти по привычному пути, используя ф. № Т-9 или ф. № Т-9а, или разработать свою форму, в которой должны быть обязательные реквизиты, в т.ч.:

Приказ должен быть скреплен подписью лица, имеющего право направлять работника в командировку от имени работодателя – например, руководителя или лица, исполняющего его обязанности (п. 3.31 примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

Работника желательно ознакомить с приказом под подпись.

Что указать в табеле?

Если согласно ЛНА у работодателя ведется журнал учета работников, выбывающих в командировки, то в нем надо отражать сведения о служебных поездках. Единой формы такого журнала нет, но корректный вариант вы можете скачать ниже.

Если журнал можно вести по желанию, то табель учета рабочего времени необходим (по смыслу ч. 4 ст. 91 ТК). Работодателю необходимо фиксировать и корректно отражать в нем сведения о времени, отработанном также и в командировке.

Основанием для заполнения табеля будет приказ о командировке. Кадровик, бухгалтер, иное уполномоченное лицо заполняет табель, отмечая дни командировки кодами «К» или «06» (не указывая продолжительность отработанного времени).

Табель должны подписать руководитель подразделения, где работает командированный, и кадровик (лицо, ответственное за кадровый учет). Потом табель передается в бухгалтерию.

Необязательные, но желательные документы

Несмотря на то что командировочные удостоверения и служебные задания с отчетами о выполнении составлять не обязательно, их наличие снимает множество вопросов по поводу расходов на командировки.

Так, командировочное удостоверение бесспорно подтверждает фактический срок поездки. Корректно оформленное служебное задание позволяет:

В общем, документы полезные. К тому же заполнение их особой сложности не представляет, а использовать можно как привычные формы № Т-10, № Т-10а, так и самостоятельно разработанные. Только проверьте, чтобы в ЛНА было четко указано, какие именно формы использовать – типовые или разработанные.

Документальное оформление расходов

За работником, который направляется в командировку, сохраняют не только место работы и должность, но и средний заработок. И дополнительно возмещают расходы, связанные с командировкой (ч. 1 ст. 167 ТК).

Налоги и взносы с командировочных расходов

Работодатель должен возместить, в том числе авансом:

Суточные надо платить за каждый день в командировке – как рабочий, так и выходной, в т.ч. за дни отъезда и возвращения (ч. 1 ст. 168 ТК, п. 11 Положения, п. 9 Проекта).

При однодневной командировке в пределах России суточные не положены вообще, за пределами России – 50% от установленной ЛНА (колдоговором) нормы (пп. 11, 20 Положения, пп. 9, 17 Проекта).

Нормы суточных, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ, такие (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК):

С сумм сверх этих норм надо удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ.

Для налога на прибыль и страховых взносов на травматизм нормы суточных не установлены, они не облагаются в размере, определенном ЛНА или колдоговором (ст. 264 НК, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Размер командировочных расходов

Приведем пример расчета суточных.

Есть особенности при направлении в командировки в новые регионы для работников, обеспечивающих жизнедеятельность населения или восстановление инфраструктуры (пп. 1, 2 постановления Правительства от 28.10.2022 № 1915), в частности:

В любом случае, даже в обычной ситуации, смету предполагаемых расходов целесообразно составить самому бухгалтеру.

Как оформить командировочные расходы

Выдача наличных денег на командировочные расходы производится по РКО и паспорту работника, на основании приказа руководителя или заявления работника (пп. 6, 6.3 указания БР от 11.03.2014 № 3210-У). В заявлении важно указать:

Аванс на командировку перечислите на зарплатную карту или выдайте наличными.

Далее в таблице представлен список документов, которые могут подтвердить командировочные расходы.

Таблица. Что потребовать в подтверждение расходов

Если сотрудник поехал на своем авто

Нередко работники отправляются в служебные поездки на собственном авто. В этом случае в приказе о командировке необходимо отразить этот факт.

Затраты на проезд по платным дорогам и на использование платных парковок по умолчанию не входят в перечень расходов, возмещаемых в связи с командировкой. Но они могут быть возмещены, если условие об этом есть в ЛНА и (или) соглашении с работником, но в идеале – в обоих документах.

Далее необходимо получить копию свидетельства о регистрации автомобиля, доверенности, иного документа в обоснование права командированного работника пользования этим транспортом (п. 7 Положения, п. 6 Проекта).

Помимо авансового отчета, надо получить путевой лист – по типовой межотраслевой форме № 3 (ОКУД 0345001) или разработанный самостоятельно, с обязательными реквизитами по приказу Минтранса от 28.09.2022 № 390, включая:

Потребуется также служебная записка работника с датами выезда и возвращения (п. 7 Положения, п. 6 Проекта). Нормативно определенной формы такой записки нет, поэтому приведем пример.

Работник должен приложить к своему авансовому отчету чеки на ГСМ. А чеки за проезд по платным дорогам и пользование платными парковками прилагаются, если возмещение таких расходов предусмотрено ЛНА работодателя.

Если нет счета из гостиницы

Для подтверждения проживания в гостинице используются БСО или чек ККТ. Если эти документы есть, то расходы на наем жилого помещения считаются документально подтвержденными и их компенсация не облагается НДФЛ в размере фактических расходов (п. 1 ст. 217 НК).

Если же документов вообще нет или они оформлены неверно, то они освобождаются от НДФЛ лишь в пределах норм, т.е. частично (п. 1 ст. 217 НК, письмо Минфина от 26.10.2023 № 03-04-05/101821), а именно:

С суммы превышения надо рассчитать НДФЛ, включив его в облагаемый доход сотрудника на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК). Исчисленный НДФЛ надо удержать при ближайшей выплате сотруднику денежного дохода, что следует из подп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 3, 4 ст. 226 НК. НДФЛ уплачивается в бюджет в качестве ЕНП в установленные сроки.

Если утрачены оригиналы проездного документа

Если утрачены оригиналы проездного документа (посадочного талона), то можно подтвердить расходы на проезд другими документами. Ими могут быть, например (см. письмо Минфина от 24.09.2019 № 03-03-07/73284):

Если билет был оформлен в электронном виде, то расходы на проезд могут подтвердить следующие документы:

а также иные документы, которые прямо или косвенно подтверждают перевозку командированного (см., например, письма Минфина от 20.01.2022 № 03-03-07/3198, от 09.09.2019 № 03-03-07/69371).

Если билет оформлен на иностранном языке, то для подтверждения расходов на проезд перевод на русский нужен (п. 1 ст. 252 НК, пп. 5, 6 ФСБУ 27/2021). При этом достаточно перевести:

Переводить, например, условия по тарифу, правила авиаперевозок, провоза багажа нет необходимости, на что обратил внимание Минфин в письме от 22.03.2010 № 03-03-05/57.