Сотрудник ушел на больничный перед отпуском: шпаргалка с образцами документов

Если болезнь наступила задолго, то работника проблематично предупредить об отпуске вовремя. Если он заболел на отдыхе, то время нетрудоспособности в период отпуска придется продлить или перенести.

Работник заболел задолго до отпуска

С связи с отпуском сотрудника работодатель обязан:

Способ уведомления персонала в указанных случаях лучше закрепить в ЛНА – скажем, в положении об отпусках. Например, можно:

Если из-за болезни работодатель не уведомил отпускника вовремя или не выплатил ему отпускные, необходимо сообщить ему о наличии права перенести отпуск на другой период. Для этого достаточно написать заявление (ч. 2 ст. 124 ТК).

Исключение – ситуации, когда перенос отпуска нарушает закон. Например, не переносят на следующий рабочий год дни, причитающиеся:

В указанных случаях нужно убедить сотрудника перенести отпуск в пределах того же рабочего года, чтобы не нарушать запрет, обязательный всегда и для всех.

В остальном все зависит от работника. Если он хочет отдыхать по графику, это его право. Но желательно подтвердить выбор отпускника его письменным заявлением в свободной форме.

Если он переносит отдых из-за ошибки работодателя, то составляет заявление в произвольной форме (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1). Мы предлагаем для этих целей следующий текст:

Образец заявления рекомендуем скачать по ссылке и применять в работе.

В данном случае нельзя давить на работника и требовать выбора каких-то конкретных дат. Решение должно быть результатом взаимных уступок и компромисса обеих сторон трудового договора.

На основании заявления отпускника и его листка нетрудоспособности издают приказ о переносе отпускных дней на выбранный им период. С приказом знакомят под подпись заявителя и иных ответственных лиц. Оформить его особенно важно, если исходный отпуск был также оформлен приказом.

Единой формы приказа о переносе отпуска нет, но его текст может быть следующим:

Посмотреть и скачать данный образец вы можете по ссылке ниже.

Как вариант, вместо приказа о переносе можно издать приказ об отмене исходного приказа об отпуске.

На основании заявления отпускника, листка нетрудоспособности и приказа о переносе отпускного периода издается приказ о корректировке графика отпусков текущего года. С этим приказом сотрудника и всех ответственных лиц знакомят под подпись. Универсальной формы для него нет, но мы предлагаем такой образец:

Рекомендуем сохранить этот образец и взять за основу для применения на практике.

На практике зачастую ограничиваются одним распорядительным документом и для переноса отпускных дней, и для уточнения графика. Такой подход допустим, и он не является нарушением.

Работник заболел перед отпуском или после его начала

Если несмотря на временную нетрудоспособность или бытовую травму сотрудника вовремя уведомили о предстоящем отдыхе и оплатили его, то нужно перенести дни заболевания, приходящиеся на отпуск, или продлить отпуск на их количество (ч. 1 ст. 124 ТК). Продление применяется по умолчанию, а для переноса требуется заявление от работника.

Продление отпуска из-за болезни

Единого законодательно установленного алгоритма, как продлевать отпуск из-за болезни, не существует. На практике достаточно выполнить следующие действия.

Шаг 1. Рассчитать количество дней продления.

За основу берут даты, зафиксированные в больничном листе, но исключают из них праздники, поскольку их исключают из отпускных дней (ч. 1 ст. 120 ТК).

Шаг 2. Издать приказ о продлении отпуска.

Получать заявление от работника как основание для приказа не обязательно, но и не запрещено. Единого шаблона заявления нет, работодатели разрабатывают бланк сами и применяют только у себя.

Издавать приказ также не обязательно, но он будет весьма полезен в кадровом делопроизводстве и для бухгалтерии. А если исходный отпуск оформлен приказом, то издать новый приказ о его продлении – самое оптимальное решение.

Универсальная форма приказа о продлении отпуска отсутствует, но мы рекомендуем следующие формулировки:

Ознакомиться с нашим образцом и скачать его можно по ссылке.

Шаг 3. Внести уточнения в кадровую документацию.

Прежде всего поправки коснутся личной карточки. При применении унифицированной формы № Т-2 в ней корректируют графы 6 и 7 раздела VIII и заверяют изменения подписью ответственного должностного лица.

Самое важное – исправить табель учета рабочего времени, заменив в нем обозначения дней временной нетрудоспособности и дней продленного отпуска. В унифицированном бланке табеля применяют обозначения:

Для внесения изменений можно издать корректирующий табель или просто исправить уже внесенные коды, зачеркнув старые и указав новые.

Менять график отпусков при продлении отдыха в связи с болезнью не нужно. Однако стоит добавить примечание в графу 10 графика по унифицированной форме или в самостоятельно разработанный бланк. И в примечании указать, на сколько дней продлен отдых, а также реквизиты документа-основания, например приказа о продлении отпуска и листа нетрудоспособности.

Перенос отпуска из-за болезни

Работник вправе вместо продления отдыха перенести эти дни на другие даты в том же или следующем рабочем году. Исключение – ситуации, когда перенос на следующий рабочий год недопустим, о них мы сказали выше. Кроме того, не переносят дни отпуска из-за болезни детей сотрудника (абз. 1, 4 ч. 1 ст. 124 ТК).

Срок переноса уполномочен определять работодатель, но только с учетом пожеланий отпускника. Хотя самовольно решать этот вопрос отпускник не вправе (подп. «д» п. 39 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Волеизъявление работника о переносе отпуска оформляют заявлением в произвольной форме (письмо Роструда от 18.05.2022 № ПГ/11111-6-1). Похожее заявление встречалось выше – в ситуации, когда работодатель нарушил срок уведомления об отпуске или дедлайн по его оплате. В данной же ситуации заявление пишут иначе, но похоже:

Рекомендуем сохранить себе этот образец и взять его за основу для применения в работе.

На основании подобного заявления и листка нетрудоспособности издают приказ в свободной форме о переносе части отпуска на другой срок, с указанием нового периода или без его четкого указания. Хотя приказ и не обязателен, его логично издать, если исходный отпуск был оформлен приказом. А если с периодом болезни совпали все дни отдыха, то проще составить приказ об отмене исходного приказа.

В графике отпусков необходимо отразить такой перенос. В унифицированной форме графика в графе 8 проставляют дату и номер распорядительного документа о переносе отпуска или отмене исходного приказа, а в графе 9 – новую дату начала отдыха. При использовании переноса в том же календарном году заполняют графу 7, а при его использовании в следующем году – графу 6 с указанием о планировании даты.

Если на момент переноса сведения уже отражены в разделе VIII личной карточки, то их нужно уточнить. Подробнее о правилах для унифицированной формы карточки № Т-2 – в таблице.

Таблица. Как внести изменения в форму № Т-2

Изменения в личной карточке лучше заверить подписью специалиста отдела кадров, который внес поправки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Порядок продления или переноса отпуска законодательно не детализирован, поэтому бухгалтер многое создает самостоятельно. Ему нужно не ошибиться в последовательности действий, формулировках заявлений и приказов, собрать необходимые подписи и уложиться в установленные сроки.

Вот почему так важны квалификация бухгалтера и его профессионализм, что невозможно без постоянного обучения и повышения квалификации.