Войти в личный кабинет
ЕФС-1 в 2025 году: что изменится и как сдавать без ошибок
Отчетность
17.01.2025
Поделиться

ЕФС-1 в 2025 году: что изменится и как сдавать без ошибок

ЕФС-1 объединяет информацию, которая ранее подавалась через несколько отдельных форм, таких как 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, а также другие документы, связанные с персонифицированным учетом и взносами. Пока бланк остается неизменным, но ожидается рассмотрение в Госдуме законопроекта Минтруда с рядом поправок, касающихся объема данных и сроков подачи. В статье рассказываем о том, кто и когда сдает ЕФС-1 в 2025 году, как заполнить форму без недочетов и избежать штрафов за нарушения.

Команда BIZNESINALOGI
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
573
просмотра

На обсуждении сейчас находится законопроект Минтруда. Если он будет принят, нас ждет ряд изменений, которые коснутся порядка заполнения ЕФС-1 и сдачи отчета в электронном виде. Однако пока данный проект не внесен на рассмотрение Государственной Думы.

Теперь обратимся к общим правилам заполнения и сдачи ЕФС-1 – единой формы отчетности о кадровых событиях, стаже, взносах на травматизм, дополнительных пенсионных взносах.

В 2025 году отчет ЕФС-1 должны сдавать:

страхователи, в том числе:

  • организации – на застрахованных физических лиц, занятых по трудовым договорам, а также по гражданско-правовым договорам, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы;
  • индивидуальные предприниматели – на застрахованных физических лиц: наемных работников или заключивших договоры ГПХ, на вознаграждения по которым начисляются взносы.

Сроки сдачи

  1. Кадровые события (такие как прием на работу, увольнение) – отчет подается в течение одного рабочего дня после издания приказа о приеме или увольнении.
  2. Заключение и прекращение договоров ГПХ – в течение одного рабочего дня с даты возникновения указанного факта.
  3. Остальные сведения (например, перевод, выбор электронной трудовой книжки и др.) – не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

В 2025 году для страхователей установлены следующие сроки:

Номер раздела Номер подраздела Дедлайн
1 1.1 (при переводе, подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки/предоставлении сведений о трудовой деятельности) не позднее 25-го числа следующего месяца (а при приеме на работу и увольнении – в течение одного рабочего дня после издания приказа)
1 1.2 в общем случае не позднее 27.01.2025 – за 2024 год (перенос срока с выходного дня 25.01.2025)
1 1.3 ежемесячно не позднее 25-го числа следующего месяца
1 2 в общем случае не позднее 27.01.2025 – за 2024 год
1 3
  • не позднее 25.04.2025 – за первый квартал;
  • не позднее 25.07.2025 – за полугодие;
  • не позднее 27.10.2025 – за девять месяцев (перенос срока с выходного дня 25.10.2025);
  • не позднее 26.01.2026 – за 2025 год (перенос срока с выходного дня 25.01.2026)
2 2.1–2.3
Совет бухгалтеру: не обязательно все отчеты к 25-му числу сдавать в один последний день. Например, ООО «Луч» отправляет подраздел 3 (ДСВ-3) 21 апреля, раздел 2 (4-ФСС) – 22 апреля, а если были переводы в прошлом месяце, подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) – к 24 апреля. Так вы разнесете документы по времени и не будете в спешке совершать ошибки.

С 2024 года изменился бланк ЕФС-1, применяйте актуальную форму из приказа СФР от 17.11.2023 № 2281.

Посредством отчета работодатель уведомляет СФР о:

  1. Кадровых событиях по сотрудникам – это прием на работу, перевод, увольнение и другие изменения в статусе работника.
  2. Заключении и прекращении договоров ГПХ – сведения об исполнителях, работающих по гражданско-правовым договорам.
  3. Взносах на травматизм – информация о начислениях и уплате взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
  4. Периодах работы во вредных условиях – данные о сотрудниках, которые работают во вредных и (или) опасных условиях труда, с указанием сроков и видов льгот, если такие полагаются.

В каких случаях какой раздел заполнять?

Часть документа В каких случаях оформляется
Титульный лист Всегда, прикладывается к любому из отчетов
Подраздел 1 При оформлении подразделов 1.1, 1.2, 1.3
1.1 (СЗВ-ТД) При совершении кадрового мероприятия, а также подписании или расторжении гражданско-правового договора, по которому предусмотрены отчисления взносов (подряд, услуги, авторский заказ)
1.2 (СЗВ-СТАЖ) Если в отчетном году в штате были работники с особыми условиями исчисления стажа, в отпуске без сохранения зарплаты, в отпуске по уходу за ребенком от полутора до трех лет
1.3 Заполняют только гос- и муниципальные учреждения
Подраздел 2 Одновременно с подразделом 1.2, если есть работники с правом на досрочную пенсию
Подраздел 3 Если компания вносила дополнительные пенсионные взносы
Раздел 2 Всегда
2.1
2.1.1 Заполняют гос-, муниципальные учреждения и предприятия с выделенными СКЕ
2.2 Заполняют работодатели, которые отправили своих сотрудников для работы у другого юрлица или ИП
2.3 Заполняют по фактам проведения медосмотров и специальной оценки условий труда

Пошаговая инструкция по вводу данных

Рассмотрим на примерах, как заполнить титульный лист и разделы формы.

Титульный лист

Это единственная страница, которая оформляется одинаково для всех разделов.

Пример заполнения титульного листа

  • Отчетный период не указывается, для каждого раздела формы он будет свой.
  • Регистрационный номер присваивается СФР, уточнить его можно на сайте СФР.
  • Поле «Код категории страхователя – физического лица» заполняют предприниматели и физические лица, выплачивающие вознаграждения застрахованным лицам; например, предприниматели указывают код «ИП01».
  • Поля «ОКФС» и «ОКПО» можно не заполнять при отсутствии в составе формы подраздела 1.3 подраздела 1 раздела 1.
  • Поле «ОКОГУ» – для госучреждений.

После заполнения всех данных титульный лист должен быть подписан руководителем организации или ИП; если есть печать, она также ставится на титульном листе.

Важно следить за тем, чтобы не было ошибок, исправлений и помарок в процессе. Если отчет подается на бумаге, используйте черную, синюю или фиолетовую ручку.

Раздел 1, подраздел 1

Это всего пять строк, в которые необходимо вписать общие сведения о сотруднике, возьмите информацию из персональных документов: паспорта, СНИЛС, ИНН.

  • В поле «Статус ЗЛ» – код категории застрахованного лица, для граждан России используется комбинация «ГРФ».
  • В графу «Гражданство (код страны)» – подходящий шифр из общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ). Для граждан РФ – «643», для лиц без гражданства – «000».

Пример подраздела 1 раздела 1

Подраздел 1.1

Блок о выборе формата трудовой книжки перед табличной частью заполняется при подаче работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

В таблицу вписываем дату кадрового события, его наименование (УВОЛЬНЕНИЕ, ПЕРЕВОД, ПРИЕМ, ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ и т.д.), причину, основание, код и название выполняемой трудовой функции (должности).

  • Специальным кодом в графе 5 обозначается срок трудового договора, а также прием в штат по совместительству. Для бессрочного ТД – код «0».
  • Код выполняемой функции (графа 6) уточните с помощью классификатора Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст.
  • При увольнении указывайте код причины согласно п. 47 приложения 2 к приказу СФР от 17.11.2023 № 2281. Например, «п3ч1с77тк, трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

Подраздел 1.2

Данная часть отчета заполняется не на всех работников, а только на тех, кто в отчетном периоде:

  • брал отпуск за свой счет;
  • находился в отпуске по уходу за ребенком от полутора до трех лет;
  • выполнял работу, которая дает право на досрочную пенсию;
  • находился в простое и т.д.

Подраздел 1.2 ЕФС-1

В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечается тип представляемой формы сведений (п. 55 порядка заполнения формы ЕФС-1, ст. 11 Закона № 27-ФЗ). По итогам года подраздел 1.2 раздела 1 сдают с типом сведений «Исходная». Также в течение года подают сведения о застрахованном лице по запросу СФР в связи с назначением пенсии, выплат по ОСС при предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком – в течение трех календарных дней (согласно правилам, утвержденным постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010, – в течение трех рабочих дней).

Например, если менеджер Иванова в 2024 году ушла в декретный отпуск, форму на нее нужно заполнить так:

  • в графах 2 и 3 указать крайние даты периодов работы и отпуска по БиР в отчетном году в формате ДД.ММ.ГГГГ;
  • в графе 7 – код «ДЕКРЕТ»;
  • тип сведений выбрать «Назначение выплат по ОСС».

Подраздел 3

В подразделе 3 отчета нужно указать данные платежного поручения, такие как его номер, дату составления и исполнения. Важно помнить, что для этого отчета можно указать реквизиты только одного платежного документа.

Затем указывается отчетный период – год, за который перечислялись дополнительные страховые взносы (ДСВ). После этого следует заполнить табличную часть, где нужно указать:

  • Ф.И.О. застрахованного лица;
  • СНИЛС;
  • сумму перечисленных ДСВ на накопительную пенсию;
  • взносы работодателя, уплаченные из его средств.

Пример заполнения подраздела 3

Сведения о суммах ДСВ на накопительную пенсию и взносах работодателя должны формироваться отдельно. В конце таблицы нужно суммировать все взносы, указанные в соответствующих графах.

Раздел 2

Это аналог формы 4-ФСС в прошлом, он также состоит из нескольких частей.

Раздел 2 формы ЕФС-1

В раздел 2 формы ЕФС-1 обязательно должны быть включены подразделы 2.1 и 2.3, даже если организация или ИП не вели деятельность в отчетном периоде. Это обязательное требование распространяется на всех страхователей.

Если для частей 2.1.1 и 2.2 отсутствуют данные, то их заполнять не нужно – можно просто не представлять их в отчете.

Страхователи, имеющие право на льготные тарифы по взносам на травматизм, должны указывать отметку «Х» в поле «Льгота». Это касается, например, общественных организаций инвалидов и тех предприятий, которые были ими созданы.

Типичные ошибки при заполнении

Если в отчете найдены неточности, СФР возвращает его и указывает код ошибки. Ошибки классифицируются по уровням серьезности:

  1. Ошибка с кодом 20 – незначительная ошибка. Это значит, что отчетность принята, но на неточность следует обратить внимание. Корректировать форму и высылать ее в СФР не требуется.
  2. Ошибка с кодом 30 – ошибка средней серьезности. Такие ошибки требуют обязательного исправления данных. Примером может быть несоответствие Ф.И.О. застрахованного лица его номеру СНИЛС. В этом случае необходимо исправить информацию по лицам, в отношении которых выявлены ошибки, и повторно подать форму в течение пяти рабочих дней.
  3. Ошибка с кодом 50 – серьезная ошибка. В таких случаях СФР требует исправить ошибки и заново направить отчет на проверку как первоначальный.

Важно!

Отчет можно подать на бумаге, если численность сотрудников у работодателя 10 человек или меньше. В этом случае работодатель может выбрать между электронным и бумажным способом подачи. Если численность сотрудников превышает 10 человек, отчетность должна подаваться исключительно в электронном виде.

За несоблюдение порядка подачи сведений в СФР предусмотрены штрафы:

  • Если документы, которые должны быть представлены в электронном виде, поданы в бумажной форме, штраф составит 1 000 руб. (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
  • За несвоевременную сдачу персонифицированных сведений или представление недостоверных сведений предусмотрен штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо, за исключением сведений о трудовой деятельности (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
  • Также за подачу недостоверных или неполных данных или просрочку со сдачей отчета виновнику грозит административный штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП).
  • За несвоевременную сдачу раздела 2 отчета штраф составляет 5% от начисленной к уплате суммы взносов за последние три месяца отчетного периода за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1 000 руб. (ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

С 01.01.2023 в Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ были внесены изменения: если страхователь подаст уточненные сведения в течение пяти рабочих дней после получения уведомления об ошибках или исправит их до того, как СФР их выявит, он может избежать штрафа. Кроме того, если штраф будет уплачен в течение 10 дней с момента его назначения, страхователь имеет право на скидку в 50%.

Все страхователи, заключившие с физическими лицами трудовые договоры, а также договоры ГПХ, с вознаграждений по которым начисляются страховые взносы. Форма охватывает как кадровые события, так и начисления по взносам, а также льготы для организаций, связанные с особыми условиями труда.
Разные части документа подаются в разные сроки, установленные законом. Например, кадровые изменения (прием на работу или увольнение) должны быть отправлены в СФР не позднее следующего рабочего дня после их наступления. Подраздел 1.2 (бывший СЗВ-СТАЖ) сдается не позднее 25 января года, следующего за отчетным.
Да, если в организации или у ИП численность застрахованных лиц за каждый отчетный период составляет 10 человек или меньше, отчет можно подать на бумажном носителе. Если больше – только в электронном виде.
Штрафы за недостоверные сведения варьируются: для страхователя – 500 руб. за каждое застрахованное лицо, для виновного должностного лица – от 300 до 500 руб.
Ошибки имеют коды: 20 (незначительная ошибка, требуется ее не повторять), 30 (нужно скорректировать отдельные данные) и 50 (необходимо исправить и подать всю форму заново).

Что еще почитать

Команда BIZNESINALOGI
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей