Директор собирается в долгожданный отпуск, но возникает вопрос: кто будет подписывать документы вместо него? Если глава фирмы не собирается работать на отдыхе (т.е. подписывать документы), то надо определить, кто будет его замещать. Как же это все оформить? Закон не предписывает четкого порядка действий, но мы дадим рекомендации.
Кадры
25.08.2025
Поделиться
Кадры
25.08.2025
Поделиться
Директор собирается в отпуск. Кто будет замещать и как все оформить?
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
44
просмотра
Первым делом надо изучить локальные нормативные акты (ЛНА). Если там прописан порядок оформления временного замещения руководителя, то соблюдайте его (пп. 1, 4 ст. 52 ТК, п. 1 ст. ст. 53 ГК). Если в ЛНА ничего не сказано, то надо действовать по ситуации. Вообще закон не требует, чтобы руководитель-отпускник обязательно оставлял вместо себя заместителя. На практике все-таки делегируют обязанности отпускника-руководителя или штатному заместителю, или иному работнику. Но обо всем по порядку.
Директор в отпуске. Кто станет заместителем?
Стать исполняющим обязанности руководителя на время его отсутствия может любой сотрудник, причем не обязательно заместитель в силу должности. Классические варианты замещения директора в отпуске:
- Поручить штатному работнику дополнительную работу или осуществить временный перевод. Предварительно надо получить письменное согласие. Если вы сделаете работника и.о. без его согласия, то есть риск быть оштрафованным по чч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП.
- Принять по срочному трудовому договору управленца – физическое лицо.
- Управление ООО можно поручить управляющему, управляющей организации (ст. 32, 42 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, далее – Закон об ООО).
- Поручить исполнять обязанности руководителя штатному заместителю, если он есть. Предварительно надо убедиться, что в его трудовом договоре прописано условие о том, что работник должен исполнять обязанности руководителя во время его отсутствия.
Есть моменты, которые надо проверить перед тем, как назначить и.о., в частности:
-
личность самого исполняющего обязанности – как минимум то, не является ли он дисквалифицированным лицом (можно проверить тут). Имейте в виду: если вы сделаете исполняющим обязанности дисквалифицированное лицо, то можно получить штраф по ч. 2 ст. 14.23 КоАП;
-
положения трудового договора и.о., чтобы избежать претензий относительно того, что вы требуете исполнения функций, не обусловленных трудовым договором, без законных на то оснований;
-
если руководитель сам ведет бухучет, то и.о. не может быть иностранцем, временно пребывающим в России (п. 3 ст. 14 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).
Следует помнить, что на и.о. можно возложить только те полномочия, которыми обладает сам руководитель (п. 3.1 ст. 40 Закона об ООО). Если, например, устав запрещает гендиру ООО единолично совершать сделки с недвижимостью, то и исполняющий его обязанности на время отпуска не должен пытаться заключать их.
Документы для оформления замещения директора
Если принятие решения относительно единоличного исполнительного органа (гендира) входит в компетенцию общего собрания ООО, то необходим протокол общего собрания с выраженным в нем решением (ст. 53 ГК, п. 2 ст. 33, п. 1 ст. 38.2, п. 1 ст. 40 Закона об ООО).
При поручении дополнительной работы сотруднику или при временном переводе надо получить согласие. Например, согласие на временный перевод может содержать такие формулировки:
В связи с очередным отпуском генерального директора ООО «Вариант» С.В. Панова и в соответствии со ст. 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации даю свое согласие на временный перевод на должность генерального директора ООО «Вариант» на срок до выхода С.В. Панова на работу.
Согласие на дополнительную работу может быть выражено так:
Я, Иванов Роман Алексеевич, в связи с очередным отпуском генерального директора ООО «Вариант» С.В. Панова настоящим выражаю свое согласие на исполнение обязанностей генерального директора ООО «Вариант» в период с 11.08.2025 по 25.08.2025 (включительно) с дополнительной оплатой в размере 100% оклада.
Далее оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 60.2, 72.1, 72.2 ТК) и, как правило, приказ о возложении обязанностей руководителя организации. Например, такого рода:
Настоящим приказываю:
- На период отпуска генерального директора ООО «Вариант» с 11.08.2025 по 25.08.2025 (включительно) возложить его обязанности на старшего инженера Иванова Р.А.
- Настоящий Приказ вступает в силу с 11.08.2025.
- Установить Иванову Р.А. доплату в размере 100% оклада за исполнение обязанностей генерального директора ООО «Вариант».
…Основание: дополнительное соглашение от 08.08.2025 № 123-тд/доп к трудовому договору от 09.09.2024 № 321-тд.
С этим приказом обязательно надо ознакомить исполняющего обязанности.
Также может понадобиться:
-
доверенность на и.о. Если не предполагается совершать сделки, подлежащие госрегистрации, то можно и в простой письменной форме, за подписью руководителя организации. Имейте в виду, что на доверенности на представление интересов в суде должна быть печать (ст. 53 ГПК, ст. 61 АПК, ст. 57 КАС) – при ее наличии;
-
переоформление банковских карточек – если нужно, чтобы и.о. имел право подписывать банковские документы (пп. 4.4, 5.8 инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И).
Нужно ли доплачивать исполняющему обязанности
Если в трудовом договоре (должностной инструкции) нет условий об обязанности замещать директора на время его отпуска, то да, доплачивать надо. Конкретный размер доплаты устанавливается в соглашении с работником (ст. 151 ТК).
Если в трудовом договоре (должностной инструкции) есть условие об обязанности замещать директора на время его отпуска, то доплату можно не устанавливать, поскольку эти функции изначально входят в его должностные обязанности. Это следует из ст. 151 ТК (работник подписал договор, согласившись с условиями, в т.ч. с условиями об оплате), с этим не спорят чиновники (см. письма Минтруда от 06.04.2018 № 14-2/ООГ-2682, Минздравсоцразвития от 12.03.2012 № 22-2-897), солидарны и суды (см., например, определение Третьего КСОЮ от 10.02.2025 № 88-2140/2025).
Итак, отпуск директора, во время которого он не будет выполнять свои обязанности, – не повод для паники. При грамотном оформлении полномочий исполняющего обязанности, внимании к деталям и знании законодательства это не более чем простой рабочий процесс. Следуйте нашим инструкциям, и пусть руководство отдохнет спокойно, с пользой для всех.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нет, закон не обязывает директора к этому. Полномочия руководителя не прерываются во время отпуска. Решение о назначении и.о. принимается исходя из внутренней практики компании и локальных нормативных актов.
И.о. может быть назначен любой сотрудник организации, не обязательно штатный заместитель. Это может быть сотрудник, которому поручена дополнительная работа, или сотрудник, временно переведенный на эту должность; штатный заместитель, в трудовом договоре (должностной инструкции) которого прописана соответствующая обязанность; сторонняя управляющая компания или управляющий.
Да, если сотруднику поручается дополнительная работа или он временно переводится на должность, необходимо получить его письменное согласие. Назначение и.о. без его согласия незаконно. Но если речь идет о заместителе, т.е. лице, в силу трудового договора обязанному становиться и.о. руководителя, то согласие не нужно.
Если в трудовом договоре или должностной инструкции и.о. уже прописана обязанность замещать директора, то доплата не обязательна. В других случаях доплата устанавливается по соглашению с работником.
Что еще почитать
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
Вам также может быть интересно
Налоги и взносы
