Ремонт офиса при УСН: как включить расходы в затраты

Расходы на УСН «Доходы минус расходы» – больная тема. Одни из наиболее частых вопросов звучат так: можно ли учесть расходы на ремонт офиса при УСН? И если да, то как это сделать правильно, чтобы минимизировать налоговую базу и не нарушить законодательство?

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

просмотра

комментариев 0

Расскажем, как учитывать расходы на ремонт офиса при УСН, какие документы понадобятся обязательно, как корректно отразить НДС и почему важно не путать ремонт с модернизацией.

Упрощенцы с объектом «Доходы» никакие расходы не учитывают (п. 1 ст. 346.18 НК). Даже если потрачены крупные суммы, нет возможности сократить на них облагаемую базу.

Упрощенцы с объектом «Доходы минус расходы» имеют право уменьшить налоговую базу на сумму расходов, связанных с ремонтом, реконструкцией офиса, модернизацией коммуникаций. Возможность получить экономию на налоге за счет ремонта офиса доступна только на УСН с объектом «Доходы минус расходы».

Нельзя перейти на новый объект в течение года, перейти можно только с начала очередного года (п. 2 ст. 346.14 НК).

УСН «Доходы минус расходы»: основы

Команда BIZNESINALOGI

751

05.11.2024

Порядок бухучета затрат на ремонт офиса не зависит от применяемой системы налогообложения и сводится к следующему:

затраты на капремонт по общему правилу признаются капитальными вложениями;
затраты на текущий и внеплановый ремонт включаются в расходы периода.

Упрощенцы, которые освобождены от НДС-обязанностей или применяют спецставки (5%, 7%), не могут принять к вычету «входной» НДС. Налог надо включать в стоимость ремонтных работ или ценностей, приобретенных для ремонта (п. 2 ст. 170 НК). НДС можно предварительно не отражать на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», что отвечает требованиям рациональности. Это положение надо закрепить в учетной политике (пп. 4, 6 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Если упрощенец уплачивает НДС по стандартной ставке, то можно принять налог к вычету, и тогда он не включается в расходы (п. 1 ст. 346.16 НК).

Упрощенка и НДС с 2025 года: что меняется

Команда BIZNESINALOGI

1080

19.12.2024

В этом вопросе путаница недопустима. Законодатель четко разделяет:

ремонт – работы, направленные на поддержание ОС в рабочем состоянии, без изменения его технических характеристик. Примеры: покраска стен, ремонт кровли, настил пола, ремонт сантехники, замена дверей на аналогичные;
модернизацию, реконструкцию – работы, итогом которых станет улучшение характеристик ОС. Примеры: увеличение площади, изменение конструкции, повышение энергоэффективности, установка новой системы кондиционирования, перепланировка с изменением назначения помещений.

Эти фундаментальные различия зафиксированы в подп. 3, 5, 6 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК, см. также письмо Госкомстата от 09.04.2001 № МС-1-23/1480.

Расходы на ремонт учитываются сразу и полностью после фактической оплаты.

Расходы на модернизацию, реконструкцию списываются равными долями в течение года после ввода в эксплуатацию помещения и вообще любого ОС. Ниже в таблице приведены примеры операций и их классификации.

Таблица. Влияние вида операций на учет

Операции	Классификация	Как учитывать
Установка натяжного потолка	Ремонт	Полностью в месяц оплаты
Перенос перегородки, увеличение площади офиса на 15%	Реконструкция	Равными долями в течение года
Установка новой системы вентиляции с повышением КПД	Модернизация	Равными долями в течение года
Покраска стен и замена розеток	Ремонт	Полностью в месяц оплаты

При УСН «Доходы минус расходы» в расходы на ремонт офиса можно включить:

стоимость выполненных работ по договору подряда (например, услуги бригады);
стоимость материалов и запчастей, приобретенных для ремонта (краски, керамика, провода, двери и т.д.);
заработную плату сотрудников, если ремонт выполняется своими силами.

Важно: все расходы учитываются только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК, письмо Минфина от 27.03.2012 № 03-11-11/103). Зарплата должна быть уже выплачена.

Для подтверждения расходов необходимо иметь:

договоры, если работы выполняются не своими силами;
акты выполненных работ;
счета-фактуры, если исполнитель – плательщик НДС;
платежные документы;
документы на приобретенные материалы (товарные чеки, накладные, акты приема-передачи);
подтверждение выплаты зарплаты (если ремонт делают ваши сотрудники).

Если ремонт выполняется собственными силами, важно сохранить все первичные документы, подтверждающие факт оплаты труда и закупки материалов. Без них вы не сможете отстоять расходы.

При соблюдении определенных условий – да, можно. Расходы на ремонт арендованного имущества учитываются при УСН «Доходы минус расходы», если это предусмотрено законом или договором аренды (на это обращал внимание Минфин, см. письма от 20.01.2011 № 03-11-11/10, от 12.05.2009 № 03-11-06/2/84).

Например, вы арендуете офис и по договору должны проводить капитальный ремонт каждые пять лет. То есть в договоре прямо указано: «Арендатор обязуется провести капитальный ремонт». Тогда расходы на ремонт можно учесть в полном объеме. Если же в договоре ничего не сказано, то расходы на ремонт нельзя учесть, даже если они на самом деле оплачены. Как неоднократно разъяснял Минфин, «расходы арендатора на ремонт арендованных основных средств признаются в случае, если обязанность по его проведению возложена на арендатора законом (иными правовыми актами) или договором аренды» (см., например, письмо от 12.05.2009 № 03-11-06/2/84).

Не следует забывать о том, что вы можете учитывать расходы только после фактической оплаты (подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК).

Подведем итоги. Необходимо четко различать ремонт и модернизацию, документировать все, правильно учитывать НДС (если вы плательщик), а перед этим отразить методику учета НДС в учетной политике. Если вы собираетесь ремонтировать арендованный офис, убедитесь в том, что обязанность делать ремонт прописана в договоре. Если ее нет, то надо заключить допсоглашение по этому вопросу, иначе расходы не примут.

Как учесть расходы на ремонт офиса при УСН «Доходы»?

Никак. При объекте налогообложения «Доходы» никакие расходы не учитываются, включая ремонт, закупку материалов или оплату услуг (п. 1 ст. 346.18 НК). Даже если вы потратили 1 млн рублей на замену полов, покраску стен и ремонт санузла, эти суммы не снижают налоговую базу.

Чем отличается ремонт от модернизации, и почему это важно для УСН?

Ремонт – это поддержание офиса (и ОС вообще) в рабочем состоянии без изменения характеристик. Расходы на ремонт учитываются полностью сразу после оплаты. Модернизация – это улучшение характеристик. Расходы списываются равными долями в течение года после ввода в эксплуатацию.

Можно ли учесть ремонт арендованного офиса при УСН?

Да, только если договор аренды обязывает вас проводить ремонт. Если в договоре нет пункта о вашей обязанности по ремонту, то расходы даже на оплаченные работы не будут приняты ИФНС. Если в договоре нет такого условия, целесообразно заключить дополнительное соглашение, чтобы было основание для признания расходов.