Несмотря на цифровизацию и все достижения прогресса, сроки хранения кадровых документов (год, три года, пять лет, 50, 75 лет и т.п.) надо соблюдать вне зависимости от вида носителя. Сроки хранения одинаковы как у бумажных, так и у электронных документов. Какие именно – рассказываем.
Кадры
12.02.2026
Поделиться
Кадры
12.02.2026
Поделиться
Сроки и правила хранения кадровых документов
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
3
просмотра
И для начала отметим, что нельзя по своему усмотрению, произвольно менять сроки хранения. Можно лишь конкретизировать детали, в т.ч. утвердить инструкцию по делопроизводству, установить правила хранения (в рамках, установленных нормативными актами), назначить ответственное лицо.
Общие сроки хранения кадровых документов
Для начала отметим основные моменты: сроки хранения, указанные в перечне (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, далее – перечень № 236), обязательны для всех, не только для государственных, муниципальных учреждений. Это безусловное требование ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее – Закон № 125-ФЗ).
Закон № 125-ФЗ устанавливает глобальное правило относительно сроков хранения документов по личному составу. Срок зависит от окончания делопроизводства:
-
до 1 января 2003 г. – 75 лет;
-
после 1 января 2003 г. – 50 лет.
В перечне № 236 большинство сроков куда более «щадящие», и применяются именно они (ч. 4 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Ниже в таблицах мы приводим сроки хранения наиболее распространенных кадровых документов.
Какие документы хранить постоянно
Надо пояснить: условие о постоянном хранении касается документов, образовавшихся в деятельности источников комплектования гос- или муниципальных архивов. Негосударственные организации и ИП выступают источниками только тогда, когда у них заключены договоры с гос- и муниципальными архивами (ст. 20 Закона № 125-ФЗ). Если же такие договоры не заключены, то срок хранения все равно не может быть менее 10 лет. Об этом говорится в сноске 1 к перечню № 236, п. 4.4 инструкции по применению перечня № 236 (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Ниже в таблице приведен список кадровых документов, которые надо хранить постоянно.
Таблица. Какие документы хранить постоянно
| Вид кадровой документации | Норма-основание, статья перечня № 236 |
|---|---|
| Документы (положения, инструкции) об обработке ПД (по месту утверждения) | Ст. 440 |
| Штатные расписания организации, изменения к ним (по месту утверждения) | Ст. 40 |
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним по основной (профильной) деятельности (Присланные для сведения – до минования надобности; в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, – до ликвидации.) |
Ст. 19 |
Какие кадровые документы надо хранить 50/75 лет
Зависимость срока хранения (50 или 75 лет) установлена Законом № 125-ФЗ, т.е. она безусловна. Однако перечень № 236 может содержать и другие сроки, и руководствоваться надо сроками, указанными именно в перечне (см. ч. 4 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Ниже в таблице приведен список документов, которые подлежат хранению 50 или 75 лет (полагаем, что в большинстве случаев уже 50).
| Вид кадровой документации | Норма-основание, статья перечня № 236 |
|---|---|
| Личные дела руководителей и работников | Ст. 445 |
| Личные карточки работников | Ст. 444 |
| Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении | Ст. 435 |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | Ст. 450 |
| Книги, журналы, карточки учета, БД приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников, личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов), учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Ст. 463 |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда | Ст. 402 |
| Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы, о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью, и т.п. | Ст. 434 |
| Должностные регламенты (инструкции) работников | Ст. 443 |
Какие кадровые документы надо хранить 5 лет
| Вид кадровой документации | Норма-основание, статья перечня № 236 |
|---|---|
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | Ст. 402 |
| Отчеты работников о командировках | Ст. 452 |
| Книги, журналы, карточки учета, БД бланков трудовых книжек и вкладыша в нее, выдачи справок о зарплате, стаже, месте работы, лиц, подлежащих воинскому учету, отпусков | Ст. 463 |
| Листки нетрудоспособности | Ст. 618 |
| Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности | Ст. 619 |
| Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним по вопросам АХО | Ст. 19 |
| Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением (исключая отпуска «вредников»), дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью, о направлении в командировку работников (исключая командировки «вредников») | Ст. 434 |
Какие кадровые документы надо хранить 3 года
| Вид кадровой документации | Норма-основание, статья перечня |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных (после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено законом или договором) | Ст. 441 |
| Штатные расписания организации, изменения к ним не по месту утверждения, а в других организациях | Ст. 40 |
| Графики отпусков | Ст. 453 |
| Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним по дисциплинарным взысканиям | Ст. 434 |
| Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности – три года отсчитываются после замены новыми | Ст. 442 |
Подчеркнем еще раз: конкретные сроки надо уточнять непосредственно по виду документа в перечне. Далеко не у всех они стандартные. Например:
-
-
-
карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов при наличии лицевых счетов (ст. 309) – 6 лет;
-
подлинники личных документов (бумажные трудовые книжки, аттестаты, дипломы, удостоверения и т.п.) – до востребования (в т.ч. документы умерших), а невостребованные – 50/75 лет (ст. 449) и т.п.
Правила хранения документов
Общее правило: работодатель должен обеспечить сохранность документов (вне зависимости от того, цифровые они или бумажные) в течение установленного срока. Что до конкретного порядка, то его надо прописать в ЛНА с учетом того, что есть общие правила хранения документов, а есть специальные, в зависимости от вида.
Разумно ориентироваться на положения правил, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Хотя они устанавливают положения по архивному хранению, для текущего эти нормы вполне можно использовать.
Меры по обеспечению сохранности могут быть следующими:
-
размещение документов в изолированном помещении, которое оснащено средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. По возможности – без труб водоснабжения, канализации, технологических, бытовых выводов воды, распределительных щитов, рубильников;
-
поддержка в помещении оптимального противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов. Как минимум следует обеспечить в помещении вентиляцию (естественную, искусственную);
-
хранение документов в запирающихся шкафах или сейфах;
-
регулярная проверка сохранности;
-
составление описаний, своевременное уничтожение, сдача в архив (если применимо).
Хранению электронных документов посвящена глава X правил, ее тоже можно использовать для разработки ЛНА с поправкой на то, что хранение текущее, не архивное. Как минимум не следует оставлять термины с корнем архив-, поскольку архивные документы – это те, которые уже сданы в архив.
Особые требования предъявляются к правилам хранения документов, содержащих ПД. Конкретные правила устанавливает в своем ЛНА работодатель, но в любом случае они должны предусматривать меры, направленные на защиту документов от неправомерного использования или утраты. Как правило, ведут журналы внутреннего доступа, с указанием даты выдачи и (или) возврата документов, лица, цели выдачи, срока пользования, наименования документов и выдачи внешним организациям, с фиксацией реквизитов запроса, сведений о запрашивающем лице, цели получения, состава данных, сведений о передаче или об отказе (при отсутствии правового основания).
Поскольку работодатель обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты ПД (ст. 86 ТК, ч. 1 ст. 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, далее – Закон о ПД), необходимо позаботиться о том, чтобы документы, содержание ПД располагались вне зоны общего доступа. В идеале это должно быть помещение с особым режимом доступа, куда имеют право входить только уполномоченные лица по утвержденному перечню. Но в принципе при отсутствии возможности достаточно запирающихся хранилищ, запароленных ПК. Важно прописать в ЛНА , что лица, получившие доступ к ПД другого работника, не вправе использовать их в своих целях, делать пометки, исправления, новые записи, по своей инициативе извлекать или добавлять документы.
Какая ответственность за нарушение хранения
Не исключена возможность привлечения к ответственности по ст. 13.20 КоАП. Санкции такие:
-
для ИП – от 3 000 до 5 000 руб.;
-
для юрлиц – от 5 000 до 10 000 руб.
Что касается нарушения правил хранения ПД (хранение – это тоже обработка, п. 3 ст. 3 Закона о ПД), то тут все куда серьезнее. Чтобы целиком расписать все последствия, потребуется отдельная статья. Приведем для иллюстрации лишь несколько примеров:
-
хранение на иностранных серверах, например гугл-док (чч. 8, 9 ст. 13.11 КоАП): до 6 млн руб. для фирмы и ИП, за повторное нарушение – до 18 млн руб.);
-
необеспечение сохранности при неавтоматизированной обработке, если это повлекло неправомерный, случайный доступ к ПД и иные последствия (ч. 6 ст. 13.11 КоАП): для фирм – 100 000 руб., для ИП – 40 000 руб.;
-
бездействие, которое повлекло утечку (в т.ч. необеспечение сохранности при автоматической обработке) (чч. 12–18 ст. 13.11 КоАП): в зависимости от масштабов утечки и категорий данных штрафы могут достигать 15–20 млн руб. и более.
Отсутствие документов может быть фатальным и при проверках – налоговых, ГИТ, прокурорских.
Не исключены и другие, не всегда очевидные последствия. Например, бывший работник обратился в суд с требованием, а у вас отсутствуют документы, подтверждающие вашу правоту. Итог – проигранный суд, выплата компенсаций, возмещение морального вреда, затраты на юридическую помощь и т.п., это могут быть суммы в несколько тысяч, а то и сотен тысяч рублей.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нет, документы, которые нужно хранить постоянно или более 10 лет, можно передать в архив. По договору можно передать в государственный, муниципальный, частный, или же при наличии возможности создать свой архив.
Если нет договора с гос- или муниципальным архивом, то вы не считаетесь источником комплектования, следовательно, для вас «постоянно» означает 10 лет (сноска 1 к перечню № 236).
Минимальные сроки хранения указаны в перечне № 236, они обязательны для всех, включая коммерческие организации и ИП (ст. 17 Закона № 125-ФЗ). Можно хранить дольше, можно конкретизировать детали в ЛНА.
Откройте перечень № 236, запустите поиск, введите название документа – и узнаете точный срок хранения от года до «постоянно» или «до востребования».
Что еще почитать
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
Вам также может быть интересно
Кадры
