Какие документы нужны при приеме работникам

При приеме сотрудника на работу, по общему правилу, требуются паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, данные персонифицированного учета, при необходимости – документы об образовании, квалификации, наличии спецзнаний. Но в зависимости от ситуации возможны варианты. Даем мануал по самым распространенным вариантам.

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

396

просмотров

Статья 65 ТК называет следующие документы, без которых будущему работнику не обойтись:

Общегражданский паспорт (в некоторых случаях можно заменить на иной документ, удостоверяющий личность).
Трудовая книжка и (или) ф. СТД-Р или СТД-СФР (далее для простоты – трудовая книжка). Не представляются, если:
- это первое место работы гражданина;
- бумажная трудовая книжка потеряна, повреждена (в этом случае соискатель может подать заявление с просьбой оформить новую);
- человек оформляется по совместительству;
- человек будет трудиться дистанционно.
Документальное подтверждение регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета (далее – данные о регистрации в СИПУ). До 1 апреля 2019 г. это была пластиковая карточка СНИЛС, после этой даты используются уведомления о регистрации – в «цифре» или на бумаге (по формам, утв. постановлением правления ПФР от 13.06.2019 г. № 335п, приказом СФР от 23.06.2023 г. № 1199).
Документы воинского учета – для призывников, военнообязанных.
Сведения о судимости, фактах уголовного преследования (для некоторых категорий, в частности, работников сферы образования).
Сведения об образовании, квалификации (например, диплом), наличии специальных знаний (удостоверение, свидетельство).
Справка о назначении (неназначении) административного наказания за употребление наркотиков, психотропов и т.п. – для определенных должностей и работ.

Как правило, все вышеописанные документы представляются в оригиналах.

При дистанционной занятости, если нет прямого запрета в законе, возможно представление в цифровой форме, но работодатель вправе потребовать нотариально удостоверенные копии (ст. 312.2 ТК).

Перечень, приведенный выше, носит обобщенный характер. Могут потребоваться и другие документы – но лишь при условии, что необходимость их представления установлена нормативно (не только ТК, но и иными законами, президентскими указами, правительственными постановлениями и т.п.).

В частности, для ряда работ (пищевая промышленность, коммунально-бытовое обслуживание, сельское хозяйство, торговля, общепит и т.п.) требуется оформление личной медкнижки (форма и порядок ведения утверждены приказом Минздрава от 18.02.2022 г. № 90н).

Иностранному гражданину, желающему работать в России, требуется разрешение на работу или патент, в противном случае для работодателя могут последовать санкции по ст. 18.15 КоАП.

И одновременно не следует требовать документы без наличия на то оснований, за это установлена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП).

Прием на работу этой категории трудящихся предполагает наличие национального паспорта, и, если имеется, то СНИЛСа (сведений о регистрации в системе), трудовой книжки.

Если у сотрудника имеется вид на жительство или разрешение на временное пребывание (РВП), то не нужны ни патент, ни разрешение на работу – но помните, что с РВП позволяется трудиться лишь на территории субъекта России, где временное проживание разрешено (ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 г. № 115-ФЗ, далее – Закон № 115-ФЗ).

Также не нужны ни патент, ни разрешение на работу гражданам ЕАЭС (в это образование входят Армения, Белоруссия, Казахстан и Киргизия, см. договор о Евразийском экономическом союзе), а также иностранцам – специалистам IT-сферы (ст. 97 договора о ЕАЭС, ст. 13 Закона № 115-ФЗ).

Некоторые сведения о документах, которые нужны при приеме на работу иностранцев, см. в табл. 1

Таблица 1

Вид документа	Кому требуется
Разрешение на работу	«Визовым» иностранцам, т.е. гражданам Туркмении, Китая, Грузии, Латвии и пр. (ст. 13 Закона № 115-ФЗ)
Патент	«Безвизовым» иностранцам, т.е. гражданам Узбекистана, Таджикистана, Азербайджана, Молдавии и т.д.). Внимание: можно трудиться лишь по профессии, указанной в патенте, и лишь на территории выдавшего его субъекта России (ст. 13.3 Закона № 115-ФЗ)*
Вид на жительство, РВП, удостоверение беженца, свидетельство о временном убежище или документ о дактилоскопии	Гражданам Украины (п. 1 указа Президента от 27.08.2022 г. № 585)
Справка об очном обучении	Иностранным студентам. Патент и разрешение на работу не требуются, работать можно в любом регионе (ст. 13 Закона № 115-ФЗ, письмо Минобрнауки от 04.08.2020 г. № МН-5/7147)
Полис ДМС	Высококвалифицированным специалистам без РВП или ВНЖ (ст. 327.3 ТК)

Какие документы предъявляются для оформления совместителя – зависит от самого совместителя.

Внешний предъявляет все стандартные документы, предусмотренные ТК (прежде всего ст. 65), исключая трудовую книжку. Также могут потребоваться данные об условиях работы. Например, от водителя, который оформляется по внешнему совместительству, необходимо потребовать справку о том, что на основной работе он не занимается управлением транспортом, чтобы не допускать превышения максимально возможной продолжительности этого занятия (ст. 283, 284 ТК).

Что касается внутренних совместителей, то им никаких документов не нужно (они у вас уже имеются), разве что сведения об образовании и (или) квалификации, если они необходимы для выполнения новой трудовой функции.

Какие документы нужны несовершеннолетним работникам (мы не имеем в виду тех, кто стал полностью дееспособным, вступив в брак, пройдя процедуру эмансипации - это уже 100%-ные взрослые граждане) – зависит от их возраста (см. табл. 2)

Таблица 2

Возраст, лет	Необходимые документы
До 14	Свидетельство о рождении, трудовая книжка, данные о регистрации в СИПУ (если место работы не первое), справка из образовательной организации о режиме обучения, согласие законного представителя, разрешение органа опеки и попечительства, результаты предварительного медосмотра
14 – 15	Паспорт, иной документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка, данные о регистрации в СИПУ (если место работы не первое), аттестат об основном общем или среднем общем образовании, справка об обучении с указанием режима обучения, данные предварительного медосмотра, согласие законного представителя (органа опеки – если трудоустраивается сирота или ребенок, оставшийся без попечения родителей)
15 – 16	Паспорт, иной документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка, данные о регистрации в СИПУ (если место работы не первое), данные о прохождении обязательного предварительного медосмотра, аттестат, справка об обучении, периоде обучения
16 – 18	Паспорт, иной документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка, данные о регистрации в СИПУ (если место работы не первое), аттестат, диплом, справка об обучении или о периоде обучения, данные медосмотра. Для военнообязанных – документ воинского учета

Могут ли взять на работу, если просрочен общегражданский паспорт?

Общегражданский паспорт выдается в 14 лет – до достижения 20 лет, от 20 лет – до 45 лет, с 45 лет – бессрочно. Это основной документ, удостоверяющий личность, и работодатель не вправе принять просроченный паспорт (ст. 9 Федерального закона от 28.04.2023 г. № 138-ФЗ, п. 1 указа Президента РФ от 13.03.1997 г. № 232).

Чем можно заменить паспорт?

Если паспорт на замене, изготавливается вместо утраченного и т.п., то выдается временное удостоверение личности гражданина России (п. 125 административного регламента МВД России…, утв. приказом МВД России от 16.11.2020 г. № 773).

Можно ли оформиться на работу по загранпаспорту?

Возможно лишь для тех, кто постоянно проживает за пределами России (ст. 7 Федерального закона от 15.08.1996 г. № 114-ФЗ, п. 1 указа Президента РФ от 29.12.2012 г. № 1709, п. 1 указа Президента РФ от 19.10.2005 г. № 1222, п. 1 указа Президента РФ от 21.12.1996 г. № 1752). На территории России загранпаспорт может лишь служить документом, удостоверяющим личность, иное применение не предусмотрено (п. 16 ст. 2 Федерального закона от 12.06.2002 г. № 67-ФЗ, подп. 41.1 п. 41 административного регламента…, утв. приказом МВД от 31.12.2017 г. № 984).

Какие документы должен представить для приема на работу инвалид?

Все те же, что предусмотрены ст. 65 ТК. Для собственной безопасности можно попросить индивидуальную программу реабилитации или абилитации инвалида (ИПРА), для того чтобы убедиться, что ему можно выполнять предполагаемую работу и что условия работы не противоречат ее условиям (ст. 11 Федерального закона от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», ст. 40 Федерального закона от 12.12.2023 г. № 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации», ст. 216.1 ТК).

Могут ли потребовать справку об отсутствии судимости только в бумажном виде?

Нет, справка может быть представлена и в электронном виде, этот формат равнозначен бумажной форме (п. 87 административного регламента…, утв. приказом МВД от 27.09.2019 г. № 660).

У кого можно потребовать справку об отсутствии судимости?

Справка может потребоваться лишь при поступлении на работу, к которой не допускаются судимые и (или) бывшие под следствием (абз. 7 ч. 1 ст. 65 ТК). Это, в частности, авиаперсонал (абз. 7 ч. 1 ст. 65 ТК, п. 3 ст. 52 Воздушного кодекса), такси, перевозки пассажиров и багажа, управление общественным транспортом (ст. 65, ст. 328.1 ТК), педагоги (абз. 7 ч. 1 ст. 65, абз. 3, 4 ч. 2 ст. 331 ТК), работники сферы образования, воспитания, развития несовершеннолетних (абз. 7 ч. 1 ст. 65, ч. 1 ст. 351.1 ТК) и т.д.

Вправе ли работодатель потребовать регистрацию по какой-то определенной локации пребывания, свидетельство ИНН?

Нет, документы, которые прямо не предусмотрены ТК, работодатель не вправе требовать (ст. 65 ТК, письмо Роструда от 18.12.2008 г. № 6967-ТЗ). ТК прямо запрещает требовать от соискателя предъявления документов, не предусмотренных ТК, иными нормативно-правовыми актами (п. 3 ст. 65 ТК). Даже если вы потребуете от соискателя заявление о приеме на работу или автобиографию – а они не являются обязательными документами, – отказ в приеме на работу из-за непредставления необязательных документов будет неправомерным и может повлечь за собой штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП).

Резюме статьи

Основные документы, которые предъявляют при приеме на работу почти все сотрудники, перечислены в ст. 65 ТК.

Если представление какого-то документа по закону не обязательно, то лучше его не требовать – могут последовать санкции по КоАП. Если ситуация или категория работника обязывает запросить дополнительные бумаги (как в цифровом, так и в традиционном виде), то непременно запросите, в особенности если речь идет об иностранцах, несовершеннолетних, инвалидах и иных специфических категориях. Когда возникают сомнения, обязательно сверьтесь с ТК и иными профильными актами.