Какие отчеты при увольнении сотрудника нужно сдавать в 2025 году

ЕФС-1 при увольнении сотрудника

Сотрудник уволен – это кадровое событие, необходимо его зафиксировать и затем отчитаться по нему в ФНС и Соцфонд.

Непосредственно при увольнении подают подраздел 1.1 подраздела 1 ф. ЕФС-1.

Бланк отчета, а также порядок его оформления утвержден приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

Форму нужно сдавать в отношении всех категорий персонала: основных работников, внешних и внутренних совместителей, дистанционных и надомных работников. Срок сдачи подраздела 1.1 при увольнении (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ) – не позднее следующего рабочего дня с момента издания приказа о прекращении трудовых отношений. Это значит, что если работник уволен 10 февраля 2025 г., то документ нужно отправить 10 или 11 февраля.

Информация об увольнении отражается и в других формах отчетности, которую необходимо представлять в обычные сроки. Непосредственно при увольнении нужно успеть подготовить только подраздел 1.1, а остальные сдавать при увольнении не требуется. Достаточно будет сделать это один раз после отчетного периода.

В целом в Соцфонд из состава ф. ЕФС-1 представляют:

Отчетность сдается в территориальные отделения Социального фонда по месту регистрации предприятия или ИП. Если в составе компании есть обособленные подразделения, то форма ЕФС-1 отправляется отдельно по месту их регистрации (при условии, что «обособки» сами выплачивали зарплату коллективу и имеют свой счет в банке, открытый им головной организацией).

Сроки сдачи ЕФС-1 при увольнении

Неотложной срочности требует только подача подраздела 1.1 ЕФС-1 (бывшего отчета СЗВ-ТД). Согласно п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, сведения о завершении отношений работодатель обязан отправить в СФР не позднее следующего рабочего дня после даты выпуска приказа.

Остальные части отчета подаются в следующие сроки:

Если дедлайн выпадает на выходной или праздник, работодатель вправе отчитаться по этим сведениям в следующий ближайший рабочий день.

Пошаговая инструкция по заполнению ЕФС-1 при увольнении

Требования к оформлению отчета регламентированы приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Разберем основные пункты пошагово.

Титульный лист ЕФС-1

Общая страница, которая заполняется одинаково и прикладывается при сдаче любых разделов и подразделов.

Регистрационный номер – тот, который присвоил страхователю СФР. Его можно уточнить на сайте фонда https://ecp.sfr.gov.ru/new-reg-num.

ИНН и КПП прописываются в соответствии с правоустанавливающими документами, их можно найти в выписке из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Предприниматель КПП не указывает. ИНН компаний состоит из 10 символов, поэтому в двух последних ячейках следует проставить прочерки.

Поля «ОКФС» и «ОКПО» можно не заполнять при отсутствии в составе формы подраздела 1.3 подраздела 1 раздела 1. А реквизит «ОКОГУ» заполняют гос- и муниципальные учреждения.

ОГРН состоит из 13 знаков, ОГРНИП – из 15. Юридическим лицам при заполнении этой строки в первых двух ячейках следует проставить нули.

Для заполнения строки «Код по ОКВЭД» используйте классификатор ОК 029-2014.

Работодатели-физлица в специальное поле вносят код страхователя. Например, «ИП01» – для предпринимателей, «ФЛ04» – для арбитражных управляющих, а «ФЛ07» – для медиаторов. Компании этот реквизит не заполняют.

Номер контактного телефона заполните без пропуска ячеек и без тире или скобок.

Образец заполнения титульного листа ЕФС-1

Во второй части титульного листа расположен блок «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения». Его заполнять не обязательно, если работодатель отчитывается за себя.

В самом конце страницы укажите должность директора, ИП или представителя страхователя, поставьте подпись, ФИО подписанта, дату и печать фирмы (при наличии печати).

Подраздел 1 раздела 1

В подразделе 1 раздела 1 формы ЕФС-1 всего пять строк, сюда необходимо вписать общие сведения об уволенном работнике. Информацию можно взять из его документов с персональными данными: паспорта, СНИЛС, ИНН.

Пример заполнения подраздела 1 раздела 1

Подраздел 1.1 подраздела 1 (бывшая форма СЗВ-ТД)

Перед табличной частью на этой странице есть поля выбора формы трудовой книжки. При увольнении их следует оставить незаполненными.

Далее заполняем таблицу в следующем порядке:

1. Порядковый номер записи.

2. Дата приказа.

3. Наименование кадрового события – «УВОЛЬНЕНИЕ» (вписываем слово именно «капслоком»).

4. Шифр «РКС», если человек трудился в районах Крайнего Севера, и «МКС» – в регионах, приравненных к КС. В остальных случаях поле не заполняется.

5. Должность, специальность, профессия согласно штатному расписанию. Если в трудовом договоре с уволенным было зафиксировано структурное подразделение, указываем и его.

В это же поле нужно вставить код трудового договора. Например, «0» – бессрочный договор; «1» – договор по совместительству. Полный список кодов ниже:

6. Код выполняемой функции – сюда нужно внести шифр в формате «ХХХХ.Х» из классификатора ОК 010-2014 (приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст). Например, при расторжении ТД с бухгалтером в графу 6 вносят код «2411.6», с юристом – «2611.8», с секретарем директора – «3343.0» и т.д.

Образец заполнения полей 1–6 подраздела 1.1

7. Причина увольнения – код и соответствующая формулировка из ТК.

Если отношения прекратились по собственному желанию работника, в графу вписываем формулировку: «п3ч1с77тк, Трудовой договор расторгнут по инициативе работника». Другие шифры можно найти в классификаторе.

Коды для заполнения графы 7 в таблице подраздела 1.1

8. Наименование документа об увольнении – «Приказ».

9. Дата документа в формате «день/месяц/год».

10. Номер без знака «№».

Образец заполнения полей 7–11 подраздела 1.1

Если хотите внести корректировку в ранее предоставленные сведения по уволенному человеку, придется снова заполнить бланк ЕФС-1 и продублировать первоначальные данные. В таком случае в графе 11 появится знак «Х». А следующей строкой уже внесете корректную информацию.

Другие отчеты, которые нужно сдать при увольнении сотрудника

Помимо формы ЕФС-1, адресованной СФР, при расставании с сотрудником нужно сдать и другие отчеты, некоторые из них – в налоговую службу по месту учета работодателя.

1. Раздел 3 расчета по страховым взносам (РСВ) сдается в ИФНС. Срок предоставления – не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором произошло расторжение трудового договора.
2. Персонифицированные сведения о физических лицах. Последняя дата подачи в налоговую службу – 25-е число месяца, следующего за месяцем приказа.
3. Расчет 6-НДФЛ. Сдается также в ИФНС, при увольнении в течение года – не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором был уволен специалист, а при увольнении в IV квартале – не позднее 25 февраля следующего года.

Если дедлайн выпадает на выходной или праздник, то работодатель вправе отчитаться по этим формам в следующий ближайший рабочий день.

Способы сдачи отчетности в СФР

Электронная отчетность в СФР обязательна для большинства организаций: она подается при численности коллектива свыше 10 человек. Отчитаться электронно можно через сайт СФР или по ТКС.

1. Через личный кабинет страхователя на сайте фонда.

   Работодателю необходимо зарегистрироваться на портале и получить электронную подпись для регулярной отправки отчетов.

2. По ТКС.

   Способ подразумевает передачу отчетности через специальных операторов ЭДО. Удобен для компаний, использующих автоматизированные бухгалтерские программы, так как обеспечивает быструю и безопасную передачу данных.

3. На бумаге.

   Компании с численностью до 10 физлиц в штате могут подавать отчетность в СФР на бумажных носителях – лично или по почте.

Ответственность за нарушение сроков сдачи отчетности

Если не сдать вовремя подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» из состава ф. ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД), то виновному должностному лицу, чаще всего руководителю, грозит административный штраф на сумму от 300 до 500 руб. (п. 2.1 ст. 6, ч. 24 ст. 17 Закона № 27-ФЗ, ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП). Срок сдачи подраздела 1.1 при увольнении – не позднее следующего рабочего дня с момента издания соответствующего приказа.

За просрочку с подразделом 1.2 раздела 1 «Сведения о страховом стаже» (бывший СЗВ-СТАЖ) заявителю грозит штраф 500 руб. по каждому застрахованному лицу (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). А за такое же нарушение по разделу 2 (бывший 4-ФСС) санкция составит 5% от суммы взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не менее 1 000 руб. и не более 30% от указанной суммы взносов (п. 1 ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). В указанных случаях виновного сотрудника организации могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП).

За нарушение формата (если принести документ на бумаге вместо сдачи электронного файла) санкция составит 1 000 руб. (п. 2 ст. 8, ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Подведем итог

При увольнении сотрудника в 2025 году необходимо подать несколько отчетов. К ним относятся: подраздел 1.1 (сведения о прекращении трудового договора), подраздел 1.2 и раздел 2 ЕФС-1, расчет 6-НДФЛ, раздел 3 РСВ (расчет по страховым взносам). Первый отчет (подраздел 1.1 ЕФС-1) должен быть отправлен в фонд в ближайший рабочий день; остальные документы сдаются в следующем месяце, квартале или по итогам календарного года.

На бумаге отчетность могут передать только небольшие предприятия, которые имеют в штате не более 10 сотрудников, чаще всего используется строго электронная подача.