Компенсация расходов работника на такси: когда обязательно

Возмещать работникам расходы на такси работодатель обязан, если поездка связана с исполнением трудовых или иных обязанностей. В этом случае возмещение соответствует понятию компенсации в терминологии ч. 2 ст. 164 ТК. Такая выплата, в отличие от компенсаций по ч. 1 ст. 129 ТК, не входит в состав оплаты труда и оформляется в особом порядке.

Основания для возмещения затрат

На практике у коммерческих работодателей возникает четыре основные ситуации с возмещением персоналу затрат на служебные поездки на такси:

1. Служебные поездки сотрудника в связи с командировкой (ч. 2 ст. 166, ч. 1 ст. 168 ТК, п. 11 положения из постановления Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение)).
2. Служебные поездки, возникающие по характеру работы сотрудника (ч. 1 ст. 168.1 ТК).
3. Стандартные служебные поездки, поименованные в локальном нормативном акте (ЛНА) работодателя (ч. 2 ст. 5, чч. 1, 4 ст. 8, ч. 4 ст. 13 ТК).
4. Разовые служебные поездки в случаях, не предусмотренных ЛНА, по согласованию с руководителем компании или с ИП (ч. 1 ст. 273 ТК).

Важно! Возмещение расходов на такси сотрудникам, переезжающим в другую местность – за пределы административно-территориальных границ своего населенного пункта – в данной статье не рассматривается.

Нюансы возмещения затрат

Стоимость услуг таксиста можно возместить, если поездка связана со служебной задачей из сферы должностных обязанностей работника. Но работодатель должен быть в курсе и согласиться на возмещение затрат. Форма согласия может быть разной: от закрепления подобного разрешения в ЛНА или трудовом договоре до издания отдельного приказа по сотруднику.

Возмещение затрат в командировках

Коммерческий работодатель, будь то фирма или ИП, обязан возместить командированному расходы на такси при выполнении одновременно двух условий:

При невыполнении хотя бы одного из условий компенсировать плату за такси не обязательно (ч. 2 ст. 165 ТК).

Чтобы уведомить или запросить разрешение на оплату такси, сотрудник оформляет письменный документ – заявление, уведомление и т.д., на котором руководитель предприятия или ИП ставит свою подпись. Формулировка уведомления может быть следующей:

При командировках в ЛНА важно закрепить критерии, при несоответствии которым затраты не возмещаются. Следует отразить непосредственную связь возмещаемых сумм с должностными задачами командированного сотрудника. Например, можно ограничиться компенсацией за такси только при проезде до вокзала или аэропорта в пункте отправления и пункте назначения, а в иных ситуациях затраты не возмещать.

Стоимость согласованных с работодателем поездок в случаях, поименованных в ЛНА, возмещается на основании документов, подтверждающих факт несения затрат и их размер (п. 24 Положения). В ЛНА нужно закрепить:

Сотрудник по возвращении из командировки должен предъявить чек ККТ, БСО или иной документ, подтверждающий, что услуга действительно оказана и фактически оплачена.

На нашем сайте есть статья про новое положение о командировках, вступающее в силу с 1 сентября 2025 г. Мы рассказали, что изменилось в прежних правилах и нужно ли менять ЛНА. Рекомендуем ознакомиться с этой информацией.

Принято новое Положение о командировках. Что надо поменять в документах

Команда BIZNESINALOGI

293

24.04.2025

Возмещение затрат в служебных поездках

Возмещать затраты на такси можно и специалистам, постоянная работа которых связана со служебными поездками. Эти сотрудники поименованы в таблице.

Таблица. Виды работ со служебными поездками

Возмещать указанным лицам затраты на такси разрешено при выполнении одновременно трех условий:

В список работ, должностей и профессий, которым возмещаются траты, коммерческие работодатели часто включают курьеров, водителей, экспедиторов. При необходимости перечень дополняют геологами, геодезистами и иными профильными специалистами. Кроме того, в ЛНА закрепляются:

Например, в положении о разъездном характере работы или ином ЛНА можно прописать следующее:

При отсутствии в ЛНА перечня работ, должностей или профессий с постоянными служебными поездками затраты возмещаются таким работникам как при командировках (руководство, утвержденное приказом Роструда от 11.11.2022 № 253).

Возмещение расходов по ЛНА

Отсутствие профессиональной специфики не препятствует возмещению затрат на такси (только в служебных целях) на основании ЛНА, например ПВТР. Как и в других случаях, в ЛНА важно определить:

Уважительные причины и список претендентов различаются в зависимости от особенностей деятельности организации или ИП. Ситуации могут быть самые разные.

Например, главный бухгалтер вправе претендовать на выплату в случае поломки служебного авто. Подтвердить поломку можно актом и записью в журнале учета поломок. Для получения средств главбух предъявляет в бухгалтерию кассовый чек от таксиста.

Другой вариант: менеджер технической поддержки с ненормированным рабочим днем, который пользуется такси, когда общественный транспорт не ходит, например ночью, но заранее сообщает о необходимости поездки. Достаточно информировать работодателя за 60 или 30 минут до начала поездки. На следующий день менеджер сдает подтверждающий документ в бухгалтерию. Аналогичный подход применим к специалистам отдела продаж с гибким графиком работы.

Отдельная проблема – возмещение стоимости такси при поездках на работу и обратно по ЛНА. Возмещать такие траты не запрещено, но придется уплатить больше налогов.

Компенсация разовых расходов

Если вызов таксиста не связан с командировкой, особыми условиями труда или ситуацией из ЛНА, это не мешает возместить затраты. Например, можно компенсировать разовые поездки на работу и домой, несмотря на дополнительную налоговую нагрузку в этом случае. Главное – организация поездки строго в служебных целях и оформление кадровых и платежных документов.

Чтобы претендовать на выплату, сотрудник или его непосредственный руководитель составляет заявление, служебную записку или отчет на имя директора предприятия или лично ИП о необходимости воспользоваться такси. Текст записки может быть таким.

Если руководитель общества или ИП согласен с поездкой за служебный счет, он издает приказ от своего имени о возмещении трат. Унифицированного бланка приказа нет, его составляют в произвольной форме. Но формулировки будут примерно такими.

Предлагаем скачать этот образец и взять его за основу для использования в работе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)