Документы при приеме на работу в 2025 году: полный список и пошаговый порядок оформления

Кадры

23.07.2025

Документы при приеме на работу в 2025 году: полный список и пошаговый порядок оформления

Один незапрошенный или излишне затребованный документ при приеме сотрудника – и штраф, проверки и судебные разбирательства не исключены. Требования к оформлению новых сотрудников жесткие: теперь за этим у ГИТ больше контроля.

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

469

просмотров

комментариев 0

Что вы найдете в статье: исчерпывающие рекомендации, разбор самых опасных зон и пошаговый алгоритм сбора, оформления документов при приеме на работу. Рассказываем, как собрать полный пакет документов и не нарваться на штрафы и судебные разбирательства. Применяйте наши рекомендации, чтобы защитить бизнес от рисков. Берите на заметку и сохраняйте как инструкцию.

При трудоустройстве работодатель обязан запросить у нового сотрудника определенный перечень сведений и бумаг. Вот список необходимых документов при приеме на работу в 2025 году:

1. Паспорт. В некоторых случаях допускается попросить иной документ (абз. 2 ч. 1 ст. 65 ТК) – какой именно, ТК не говорит. Но если исходить из ситуаций, при которых у человека не окажется паспорта РФ (недостижение 14 лет, утрата, хищение и т.п.), то можно предположить, что иными документами могут быть:

свидетельство о рождении;
временное удостоверение личности гражданина РФ;
документ, удостоверяющий личность иностранца или лица без гражданства.

Можно ли оформить на работу по просроченному паспорту? Ответ: нет. Как только истекут 90 календарных дней после наступления 20, 45 лет, старый паспорт становится недействительным, нужно оформить новый.

Если единственный недостаток соискателя – просроченный паспорт, то объясните соискателю, что он должен продлить его и предъявить вам временное удостоверение личности гражданина РФ, которое ему выдадут до оформления нового паспорта (п. 34 положения о паспорте, утв. постановлением Правительства от 23.12.2023 № 2267, п. 125 административного регламента, утв. приказом МВД от 16.11.2020 № 773).

2. Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР. Трудовая книжка и форма СТД не представляются, если для человека это первый факт трудоустройства.

Если работник, имеющий стаж, не принес ни трудовой книжки, ни СТД-Р, вы можете оформить его на работу, но учесть его предыдущий стаж не получится. Так что лучше ему получить СТД-Р по последнему месту работы или СТД-СФР в МФЦ, СФР или через Госуслуги.

Удаленный сотрудник не обязан представлять трудовую книжку, но если она ведется, то по желанию работника можно внести в нее сведения (ч. 6 ст. 312.2 ТК).

3. Карточка СНИЛС (выданная до 01.04.2019) или уведомление о регистрации в системе – в цифре или на бумаге (по формам, утв. постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п или приказом Соцфонда от 23.06.2023 № 1199, так называемая АДИ-РЕГ).

Если человек поступает на очную работу впервые и на него не открыт еще индивидуальный ЛС, то вам как работодателю надо представить в свой территориальный орган Соцфонда сведения для регистрации.

Если человек впервые устраивается на дистанционную работу путем обмена электронными документами, то аналог СНИЛС он получает самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК).

4. Документы воинского учета. У соискателей, подлежащих воинскому учету, проверяют (подп. «а» п. 30 положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719):

отметки в паспортах об отношении к воинской обязанности;
военные билеты, справки, выданные взамен военных билетов или удостоверений призывников (могут быть и в электронном виде);
отметки о постановке на воинский учет по месту жительства (пребывания);
мобилизационные предписания, если в военных билетах (справках взамен них) есть отметки об их вручении;
персональные электронные карты (если есть отметки о выдаче);
жетоны с личными номерами ВС РФ (если есть отметки о вручении).

Воинский учет в организации: инструкция для работодателей в 2025 году

Команда BIZNESINALOGI

780

29.11.2024

Можно ли принимать на работу без документов воинского учета? На практике мало кто рискует так поступать, хотя формально отсутствие этих документов не препятствует трудоустройству, поскольку не связано с деловыми качествами работника (письмо Роструда от 20.12.2023 № ПГ/26681-6-1).

За непредставление или несвоевременное представление сведений, необходимых для ведения воинского учета, в т.ч. сведений о принятых на работу гражданах, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, предусмотрена административная ответственность по ст. 21.4 КоАП – штраф от 40 000 до 50 000 руб.

5. Документ об образовании при необходимости, если трудовая функция требует особых навыков, знаний. Это могут быть не только дипломы об образовании (среднем профессиональном, бакалавра, специалиста, магистра, пп. 1–4 ч. 7 ст. 60 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ), но и:

свидетельство бортпроводника;
свидетельство бортрадиста;
водительское удостоверение.

В зависимости от предполагаемой трудовой функции могут потребоваться документы, которые не относятся к универсальным, т.е. необходимым во всех случаях оформления соискателя.

Сотруднику, отвечающему за кадры, надо изучать ТК, федеральные законы, указы Президента, постановления Правительства, которыми могут быть установлены требования представить при поступлении на работу дополнительные документы (ч. 2 ст. 65 ТК).

Это могут быть, в частности:

справка о характере и условиях труда по основному месту работы – для внешних совместителей, которых принимают на работу с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 283 ТК);
медицинское заключение об отсутствии противопоказаний – для работы и проживания в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 324 ТК);
решение комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав о допуске к работе с несовершеннолетними (ч. 3 ст. 331 и ч. 3 ст. 351.1 ТК).

Рассмотрим наиболее распространенные документы, нужные при приеме на работу не всем и не всегда.

Она порождает немало вопросов. Нередко работодатели требуют ее вообще у всех соискателей, хотя это совершенно избыточно, более того, противозаконно.

Между тем такая справка запрашивается лишь при приеме на работу, к которой не допускаются судимые, бывшие под следствием и т.п. (абз. 7 ч. 1 ст. 65 ТК). В таблице приведены примеры.

Вид деятельности	Нормы-обоснования
Педагогическая деятельность	Абз. 7 ч. 1 ст. 65, абз. 3, 4 ч. 2 ст. 331 ТК
Сфера образования, воспитания, развития, организации отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних	Абз. 7 ч. 1 ст. 65, ч. 1 ст. 351.1 ТК
Авиационный персонал	Абз. 7 ч. 1 ст. 65 ТК, абз. 2 п. 3 ст. 52 Воздушного кодекса
Управление легковыми такси, автобусами, трамваями, троллейбусами и подвижным составом внеуличного транспорта при осуществлении перевозок пассажиров и багажа	Абз. 7 ч. 1 ст. 65, чч. 1, 2 ст. 328.1 ТК
Служба, работа в органах ФСБ	Абз. 7 ч. 1 ст. 65 ТК, п. «в» ч. 3 ст. 16 Федерального закона от 03.04.1995 № 40-ФЗ
Работа, непосредственно связанная с обеспечением безопасности объектов топливно-энергетического комплекса	Абз. 7 ч. 1 ст. 65 ТК, п. 1 ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 21.07.2011 № 256-ФЗ
Работа, непосредственно связанная с обеспечением транспортной безопасности	Абз. 7 ч. 1 ст. 65 ТК, п. 1 ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 09.02.2007 № 16-ФЗ

Форма справки приведена в соответствующем административном регламенте (утв. приказом МВД от 27.09.2019 № 660). Справку об отсутствии судимости можно получить на Госуслугах.

Соискатель вправе представить бумажную справку или ее же в электронном виде, заверенном УКЭП должностного лица МВД (п. 87 вышеуказ. регламента).

Универсальный список документов при приеме на работу не включает в себя справку о наркотиках, т.е. сведения о том, является ли соискатель подвергнутым административному наказанию за потребление без назначения врача:

наркотических средств;
психотропных веществ;
новых потенциально опасных психоактивных веществ.

В каких случаях представляется эта справка? Единого перечня видов деятельности нет, необходимо изучать федеральное законодательство. Так, справка входит в перечень документов при приеме на работу:

специалистов службы авиационной безопасности (ст. 52 Воздушного кодекса);
сотрудников судов торгового мореплавания (ст. 57 Кодекса торгового мореплавания);
сотрудников судов внутреннего водного транспорта (ст. 27 Кодекса внутреннего водного транспорта);
сотрудников, чья работа непосредственно связана с движением поездов и маневровой работой (ст. 25 Федерального закона от 10.01.2003 № 17-ФЗ);
лиц, чья работа непосредственно связана с обеспечением транспортной безопасности (ст. 10 Федерального закона от 09.02.2007 № 16-ФЗ);
лиц, претендующих на приобретение правового статуса частного охранника (ст. 11.1 Закона РФ от 11.03.1992 № 2487-1).

Основные документы:

национальный паспорт;
СНИЛС или аналог (если есть);
трудовая книжка или форма СТД-Р.

Полис ДМС нужен только высококвалифицированным специалистам без разрешения на временное проживание (РВП) или вида на жительство (ст. 327.3 ТК).

Если у иностранца есть вид на жительство или РВП, то не нужен ни патент, ни разрешение на работу. По общему правилу иностранец с РВП вправе трудиться лишь в том субъекте РФ, где разрешено временное проживание (п. 4.2 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ, далее – Закон № 115-ФЗ).

Гражданам ЕАЭС (в это образование входят Белоруссия, Казахстан, Армения, Киргизия), а также любым иностранным IT-специалистам не нужен ни патент, ни разрешение на работу (ст. 97 Договора о ЕАЭС, ст. 13 Закона № 115-ФЗ).

Временно пребывающим визовым иностранцам, например, из Туркмении, Китая, Латвии и проч., требуется разрешение на работу.

Временно пребывающим безвизовым иностранцам, например, из Узбекистана, Таджикистана, Азербайджана, Молдавии и проч., необходим патент, с которым можно работать только в выдавшем его субъекте РФ и по указанной в нем профессии.

С 01.09.2025 по соглашению между Москвой и Московской областью, а также Санкт-Петербургом и Ленинградской областью иностранцы с патентом, выданным на территории Москвы, смогут работать на территории Московской области, с патентом, выданным в Санкт-Петербурге, – в Ленинградской области (п. 5 ст. 1 Федерального закона от 23.05.2025 № 121-ФЗ).

Украинцы вправе работать без патента при наличии:

ВНЖ;
РВП;
удостоверения беженца;
свидетельства о временном убежище.

С 20.03.2025 украинцам дактилоскопии недостаточно (пп. 6, 8 указа Президента от 20.03.2025 № 159).

Если принимаете на работу иностранного студента, то достаточно справки об очном обучении – ни патент, ни разрешение на работу не нужны. Работать также можно в любом регионе (ст. 13 Закона № 115-ФЗ).

Как оформить иностранца на работу в 2025 году

Команда BIZNESINALOGI

738

15.11.2024

Часто просят дать исчерпывающий перечень документов, которые нельзя требовать при приеме на работу. Такого перечня нет и быть не может; исходить надо из того, что вы вправе потребовать при приеме на работу только те документы, которые предусмотрены ст. 65 ТК, а также иными федеральными законами (ст. 65 ТК, письмо Роструда от 18.12.2008 № 6967-ТЗ). И вы не вправе отказать в приеме на работу по причине непредставления необязательных документов.

При приеме на работу не требуется документ в подтверждение регистрации по месту жительства (пребывания). Также запрещено требовать:

свидетельство ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика);
справку о доходах с прежнего места работы, но сотрудники обычно сами представляют ее: это в их интересах, чтобы получать вычеты по НДФЛ;
справку о наличии или отсутствии инвалидности, беременности;
информацию о финансовом положении (кредитах), семейном положении;
характеристики, рекомендации с предыдущего места работы;
автобиографию (по общему правилу);
сведения о национальности;
сведения об отсутствии вредных привычек и т.п.

Да, но не потребовать, а попросить, и не одно. Когда мы обрабатываем персональные данные для отбора кандидатов, то надо получать согласие для принятия решения о приеме на работу или об отказе в приеме на работу. При приеме на работу надо получить еще одно согласие – общее, на обработку всех персональных данных.

Если работодателю потребуется передать ПД работника третьим лицам, распространить ПД работника, получить сведения о состоянии его здоровья, то на все это имеет смысл оформлять отдельные согласия.

Мы уже рассмотрели, что мы вправе, а что не вправе запросить у соискателя, будущего сотрудника. Теперь несколько слов о том, какие документы нужно оформлять при приеме.

Заявление о приеме необязательно, его пишут как дань традиции или для удобства. Трудовой договор обязательно составить до начала работы или же в день начала работы, но в любом случае не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения к работе.

Если сложилась такая нештатная ситуация, что человек уже приступил к работе, но отказывается подписать трудовой договор, необходимо заактировать этот факт.

Приказ о приеме на работу можно издать одновременно с подписанием трудового договора, а можно и не издавать (ст. 67, 68 ТК).

Образец приказа о приеме на работу

Команда BIZNESINALOGI

198

16.06.2025

Запись в трудовую книжку надо внести в течение пяти рабочих дней после заключения договора на основании приказа (не издавали приказ – на основании трудового договора), на это указал Минтруд в письме от 28.01.2022 № 14-2/ООГ-499.

Чек-лист «Прием на работу в 2025 году (пошагово)»

Получить от лица, поступающего на работу, необходимые документы.
Направить, если необходимо, на обязательный медосмотр.
Ознакомить с ЛНА, коллективным договором.
Заключить трудовой договор.
Факультативно – издать приказ о приеме.
Внести запись о приеме в сведения о трудовой деятельности, при необходимости – в трудовую книжку.
Провести (под подпись) все необходимые инструктажи.

Можно ли принять на работу человека, который зарегистрирован как ИП?

Прием на работу индивидуального предпринимателя оформляют так же, как и прием на работу человека без этого статуса. Регистрация в качестве ИП не препятствует работе по найму, в трудовом договоре не указывают статус ИП.

Человек говорит, что потерял трудовую книжку. Что делать?

Есть два варианта: отправить за дубликатом к прошлому работодателю или по заявлению работника оформить новую книжку, предупредив, что в ней не будет записей о работе у других работодателей (ст. 66.1 ТК, письмо Минтруда от 03.06.2022 № 14-6/ООГ-3682).

У человека нет СНИЛС. Что делать?

Если у соискателя нет карточки СНИЛС, то посоветуйте ему обратиться за получением уведомления о регистрации в данной системе в виде электронного документа или на бумажном носителе по форме, утвержденной приказом Соцфонда от 23.06.2023 № 1199. Это можно сделать через МФЦ, на портале Соцфонда.

Принимаем на работу сотрудника, который будет работать дистанционно из другого города. Какие есть особенности в документах?

Документы надо получать те же. По желанию работника, если у него ведется трудовая книжка, можно внести в нее запись о приеме на работу. Работник может направить вам данный документ в том числе по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Документы, предусмотренные ст. 65 ТК, могут передаваться в электронной форме, по требованию работодателя кандидат обязан представить их нотариально удостоверенные копии на бумажном носителе (ч. 1 ст. 65, ч. 3 ст. 312.2 ТК).

Сотрудник принес только форму СТД-Р с предыдущего места работы. Этого достаточно?

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить (ч. 1 ст. 65 ТК) трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР. Если сотрудник принес только СТД-Р, то этого достаточно.

Если мы принимаем на работу человека по договору ГПХ, нужен ли этот список документов?

Вы не можете принять человека по договору ГПХ, можете лишь заключить этот договор. Это не трудовые отношения, нет необходимости оформлять стандартный пакет кадровых документов. Достаточно документа, удостоверяющего личность.

Обязательно ли заключать трудовой договор до фактического начала работы? Что будет, если оформить его позже?

Трудовой договор можно оформить до начала работы, в день начала работы или не позднее трех рабочих дней со дня выхода сотрудника на работу. Если трудовой договор оформлен после допуска к работе, то он имеет обратную силу и считается заключенным в первый день работы (ст. 61, 67 ТК).