Пять самых частых ошибок при оформлении командировки

И сразу отметим момент практического характера: в командировки можно отправлять только сотрудников. Направить в командировку исполнителя по договору гражданско-правового характера – неважно, ИП или самозанятого – невозможно.

Незаконное направление в служебные командировки

Запрещено командировать:

В особенности следует «опасаться» беременных сотрудниц. Практика показывает, что будущие мамы нередко в дальнейшем предъявляют претензии, ссылаясь, например, на то, что работодатель проигнорировал ее устное сообщение о беременности, заставил ее дать согласие на командировку под угрозой увольнения и т.п.

Но и работодателей хотелось бы предостеречь от такой «военной хитрости», как просить сотрудницу, которая сообщила о беременности устно, не приносить справки. Дескать, нет справки – нет беременности, нет и льгот для сотрудницы. Этическую сторону затрагивать не будем, но есть все основания полагать, что если дойдет до суда, то он поддержит работницу.

В любом случае лучше не рисковать, и даже если беременная устно сообщает о своем состоянии – не настаивать на командировке. И тем более не привлекать к дисциплинарной ответственности за отказ – это грубое нарушение законодательства об охране труда (ст. 5.27 КоАП), которое может повлечь за собой следующие санкции:

Поскольку порядок такого отзыва нормативно не определен, представляется возможным немедленно уведомить об отзыве, например, по телефону, а лучше всего направить по электронной почте или иным способом, позволяющим зафиксировать факт отправки, копию приказа об отзыве из командировки в связи с беременностью.

Отсутствие уведомления о праве на отказ

Некоторых сотрудников направлять в командировки можно лишь с их согласия. Отсутствие такого согласия в письменной форме может свидетельствовать о нарушении трудовых прав, так же как и отсутствие доказательств того, что гражданин был уведомлен о своем праве отказаться от служебной поездки.

Письменное согласие на поездку ТК обязывает получать у следующих трудящихся:

Также обязательно надо испрашивать согласие на командировку родителя ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель:

Всех вышеуказанных граждан надо в письменном виде уведомлять о праве на отказ от командировки.

Официально утвержденной формы запроса на получение согласия и уведомления о праве на отказ нет. Полагаем, что не является нарушением решить все вопросы одним документом. Он может быть составлен, например, по такой форме:

Пренебрежение получением согласия и неуведомление о праве на отказ может повлечь за собой административную ответственность по чч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП.

Отсутствие приказа о направлении в командировку

Удивительно, но многие работодатели забывают о том, что командировка – это поездка по распоряжению работодателя (ст. 166 ТК) и письменное решение работодателя – это основание для направления работников в командировку (п. 3 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, далее – Положение).

Отсутствие приказа о направлении в командировку или наличие приказа, в котором не указаны цели командировки, подтверждающие направленность этой деятельности на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК), делает расходы на служебную поездку – проезд (перелет), затраты на проживание, суточные и т.п. – необоснованными и документально не подтвержденными (см., например, решение АС Ставропольского края по делу № А63-12161/2015).

Не исключены и претензии со стороны ГИТ, которая может оштрафовать за нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП, и суд, скорее всего, поддержит этот вывод (см., например, решение Воронежского облсуда от 03.02.2009, дело № 77-9АП).

Также необходимо соблюдать и требования ЛНА. Нередко бизнесмены скачивают какие-то интернет-«рыбы» и утверждают их, не читая. А в них могут содержаться требования об оформлении дополнительных документов, например:

И поскольку положения ЛНА обязательны для применения (ч. 2 ст. 5, ст. 21, ч. 1 ст. 189 ТК), растет риск штрафов от ГИТ.

Есть еще один момент: приказы о направлении в служебные командировки нужно хранить пять лет, а если в командировку направлялись работники, занятые на вредном и (или) опасном производстве, то 50 или 75 лет в зависимости от того, когда по ним закончено делопроизводство – после или до 01.01.2003 (п. «г» ст. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 4.8 инструкции по применению этого перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

И если работник потребует копию такого приказа, то ее надо выдать не позднее трех рабочих дней с даты обращения (ст. 62 ТК) – невыдача тоже может повлечь претензии как со стороны работника, так и со стороны ГИТ.

Неправильное оформление командировки в табеле учета рабочего времени

Полагаем, никто не будет спорить с тем, что табель на командированного заполнять нужно (ч. 4 ст. 91 ТК). Основанием является приказ о направлении в служебную командировку. Дни, приходящиеся на командировку, отмечаются кодом К или 06.

Отметим особенности заполнения табеля тогда, когда командированный трудится в выходной или нерабочий день. Почему это важно? Если проставить только К или 06, т.е. дни работы в командировке, то это может вылиться в ошибку в расчете зарплаты. Работа в выходной или нерабочий праздничный день будет оплачена ему лишь в размере среднего заработка в соответствии с ч. 1 ст. 167 ТК, а это нарушение, поскольку не предоставлены положенные компенсации (ст. 153 ТК). И, соответственно, работодатель рискует быть привлеченным к ответственности (административной, материальной).

Представляется целесообразным указывать два кода – К и РВ или же 06 и 03, тогда в табеле будут отражены и нахождение в командировке, и работа в выходные и нерабочие праздничные дни. Если работодатель давал указание о продолжительности работы в такой день, то надо указывать и количество отработанных часов.

Эти рекомендации соответствуют позиции Минтруда (см. письмо от 14.02.2013 № 14-2-291).

Ошибки в расчете срока служебной командировки

Сроком служебной командировки считается период со дня выезда в командировку по день приезда из нее (абз. 2 п. 4 Положения). Продолжительность командировки следует определить до ее начала, чтобы правильно рассчитать размер аванса, который надо выдать работнику.

При отправлении транспорта до 24:00 (включительно) днем отъезда в командировку (приезда из командировки) считают текущие сутки, а с 00:00 и позднее – последующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения).

Обратим внимание на то, что если вокзал находится в черте населенного пункта, то время, необходимое для проезда до железнодорожного вокзала, не учитывается при определении срока командировки.

Нередко возникает такая ошибка при определении срока командировки, как неучет времени проезда до аэропорта, станции, пристани, если они расположены за чертой населенного пункта. Несмотря на то что в абз. 3 п. 4 Положения не указано, что за населенный пункт имеется в виду, это не более чем изъян юридической техники. По смыслу формулировок п. 4 Положения имеется в виду населенный пункт, в котором расположена организация, отправляющая сотрудника в командировку. Ведь согласно абз. 2 п. 4 Положения и выезд в командировку, и прибытие из нее осуществляется из места и в место постоянной работы, т.е. место нахождения работодателя.

Отметим, что если работник выезжает в командировку в выходной день, то это рассматривается как работа в выходной (решение ВС от 20.06.2002 № ГКПИ2002-663). Полагаем, что по аналогии такой же подход применяется, если работник приезжает из командировки в выходной день либо если день выезда в командировку (возвращения из нее) выпадает на нерабочий праздничный день.