При увольнении важно выдать все необходимые документы вовремя, иначе не избежать проблем. В статье расскажем, какие формы выдавать, за что грозит штраф и как подстраховаться при проверках.
Кадры
14.07.2025
Поделиться
Кадры
14.07.2025
Поделиться
Документы при увольнении сотрудника в 2025 году: полный список и нюансы оформления
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
71
просмотр
Все документы, выдаваемые сотруднику при увольнении, можно разделить на обязательные и необязательные. Не выдавать обязательные нельзя, а выдавать лишние не нужно. Как не ошибиться, но соблюсти закон – читайте в статье.
Процедура расторжения трудовых отношений строго регламентирована ТК. Увольнение осуществляется только по законным причинам и оформляется в порядке, установленном ТК и локальными нормативными документами (ЛНА) работодателя. Подробно о процедуре увольнения читайте здесь.
Вне зависимости от особенностей оформления увольнения работника, ему причитается стандартный набор документов. Они позволят продолжить карьеру на новом месте и подтвердить размер заработка. А необязательные формы выдают по заявлению работника.
Обязательные документы при увольнении
Без оформления документов при увольнении не обойтись, даже если ситуация стандартная. Есть обязательный набор, а остальные формы должны быть связаны с работой увольняемого и с ним самим.
В состав обязательных документов, выдаваемых при увольнении, входят четыре позиции:
- Трудовая книжка в бумажном виде или сведения по форме СТД-Р как ее электронный аналог.
- Расчетный листок о начислениях за последний месяц.
- Заверенная копия сведений о страховом стаже – подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1.
- Персонифицированные сведения из раздела 3 расчета по страховым взносам (РСВ).
Далее рассмотрим подробно каждый из обязательных документов при увольнении сотрудника.
Трудовая книжка
Трудовые книжки есть у специалистов, которые:
-
впервые заключили трудовой договор до 31.12.2020 включительно (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, далее – Закон № 439-ФЗ);
-
не отказались от бумажной трудовой книжки в пользу электронных сведений (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
При зачислении их в штат по основному месту работы предъявление трудовой книжки обязательно. Она подтверждает трудовую деятельность соискателя и его трудовой стаж (чч. 1, 3 ст. 66 ТК, п. 2 порядка из приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок № 320н). Трудовую книжку с финальной записью возвращают в последний день работы в составе прочих документов при увольнении (ч. 4 ст. 84.1 ТК, п. 36 Порядка № 320н).
Лицам, впервые заключившим трудовой договор с 01.01.2021 и позднее, трудовые книжки не положены. Вместо этого работодатели подают сведения в СФР по форме ЕФС-1 и формируют электронный аналог трудовой книжки в информационной системе фонда (ч. 1 ст. 66.1 ТК, п. 4 порядка заполнения ЕФС-1 из приказа СФР от 17.11.2023 № 2281).
Сведения по форме СТД-Р
Форму СТД-Р выдают в составе документов при увольнении от работодателя, если трудовая книжка не ведется. Например, если:
-
специалист добровольно отказался от трудовой книжки и предпочел ее электронный вариант;
-
специалист впервые заключил трудовой договор после 01.01.2021, и трудовая книжка ему не положена.
Бланк СТД-Р утвержден приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. СТД-Р выдают вместе с прочими документами работнику при увольнении в последний день его работы (ч. 3 ст. 62, ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК).
Оформить сведения можно как в печатном, так и в электронном виде (по желанию работника). Он пишет заявление в свободной форме на имя предпринимателя или руководителя организации.
Печатную форму СТД-Р заверяют в соответствии с требованиями п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). После подписи ИП или руководителя компании проставляют отметку о заверении, которая содержит:
-
слово «Верно»;
-
должность заверяющего лица;
-
его собственноручную подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия);
-
дату заверения.
Отметка о заверении СТД-Р выглядит так:
Электронный вариант СТД-Р подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). В случае ее отсутствия документ выдают на бумаге.
На нашем сайте есть статья о заполнении СТД-Р с образцом, который можно скачать и использовать в работе.
Факт выдачи СТД-Р желательно подтвердить во избежание претензий и споров. Роструд рекомендует завести специальный журнал учета. Стандартной формы журнала нет, ее придется разработать и утвердить самостоятельно. Например, подойдет следующий бланк:
Образец заполнения журнала приведем далее, в разделе про необязательные документы при увольнении в 2025 году. А пока предлагаем скачать бланк, утвердить его и применять при выдаче СТД-Р.
Расчетный листок
Присутствие расчетного листка в списке того, какие документы при увольнении обязательны, не случайно. В последний день работы с сотрудником рассчитываются по всем причитающимся суммам, включая остаток зарплаты и компенсацию за неиспользованный отпуск (ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 140 ТК). Какие еще выплаты возможны, смотрите здесь.
Все вознаграждения отражают в расчетном листе, который выдают в последний день работы (письмо Роструда от 26.03.2025 № ПГ/04545-6-1). Это соответствует правилам применения расчетных листков как способа информирования сотрудников о начислениях, удержаниях и суммах к выдаче на руки.
Право на получение такой информации закреплено в ч. 1 ст. 136 ТК на основании п. b ст. 14 Конвенции Международной организации труда № 95, принятой в г. Женеве 01.07.1949. Не выдавать расчетные листки нельзя. Даже если закрепить отказ в ЛНА, он не будет иметь юридической силы. Поэтому расчетный листок обязателен в составе документов, выдаваемых при увольнении.
Как составить расчетный листок, читайте в специальной статье. Там можно скачать бланк, на основе которого будет проще разработать собственный.
Копия сведений о страховом стаже
Разбираясь в том, какие документы выдают при увольнении, не упускайте из виду копию сведений о страховом стаже (п. 12 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ). Их предоставляют увольняемому в последний день работы, причем только о нем самом.
Бланк ЕФС-1, его структура и правила заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Как правильно заполнить ЕФС-1, читайте здесь. В копии ЕФС-1 в составе документов при увольнении сотрудника заполняют титульный лист и раздел 1 с подразделом 1.2. Ее заверяет ИП или руководитель предприятия и указывает дату подписания.
Выписка с персонифицированными сведениями
Персонифицированные сведения отражают в разделе 3 РСВ из приказа ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Как правильно составить РСВ, читайте здесь.
В выписке из раздела 3 РСВ приводят сведения только об увольняемом за период с начала квартала по дату расторжения трудовых отношений. Хотя в отчете для налоговой присутствуют данные всех работающих.
Опись выданных документов при увольнении
Чтобы избежать проблем, выданные на руки документы при увольнении желательно фиксировать. Способ фиксации может быть любым, например, журнал учета выдачи по организации или опись форм по конкретному физлицу.
Для описи стандартной формы нет, ее нужно разработать и утвердить самостоятельно. Бланк описи может быть таким:
Рекомендуем скачать этот бланк бесплатно, чтобы взять за основу при создании собственной формы.
Как заполнить опись документов при увольнении от работодателя в 2025 году, расскажем далее и покажем на примере.
Дополнительные документы, которые может запросить сотрудник
Кроме обязательных документов, выдаваемых при увольнении в 2025 году, можно предоставить и дополнительные. Для получения таких справок, копий и выписок специалист составляет заявление на имя ИП или руководителя фирмы в произвольной форме. Формулировка в заявлении может быть такой:
В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации, пунктом 3 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации, в связи с моим увольнением прошу выдать мне следующие документы, связанные с работой, и их копии, заверенные надлежащим образом: сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, справку о доходах и суммах НДФЛ, копии приказов о приеме на работу и об увольнении.
В заявлении важно указать дату и подпись заявителя с расшифровкой. На этом основании допустимо выдать необязательные документы на руки работнику при увольнении. Чаще всего персонал просит выдать:
-
сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р вместе с трудовой книжкой;
-
справку о доходах и суммах НДФЛ (в прошлом 2-НДФЛ);
-
копии приказов о приеме на работу, кадровых перемещениях, дисциплинарных взысканиях, увольнении и т.д.
В целом список того, какие документы при увольнении сотрудника можно выдать, является открытым. Главное – не раскрывать информацию о других лицах, так как она конфиденциальна или относится к персональным данным. Подробнее о работе с персональными данными читайте здесь.
Выдачу СТД-Р в составе документов при увольнении сотрудника в 2025 году важно фиксировать вне зависимости от того, как предоставлены сведения:
-
в обязательном порядке (вместо трудовой книжки);
-
по заявлению (вместе с трудовой книжкой).
Для фиксации выдачи СТД-Р применим журнал, о котором рассказано выше. Заполнить журнал можно, например, так:
Рекомендуем скачать образец журнала и использовать его на практике, чтобы избежать претензий контролеров и бывших работников.
Самая востребованная форма при выдаче документов на руки при увольнении в 2025 году – справка о доходах и суммах НДФЛ. Ее шаблон утвержден как приложение № 4 к приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Какую информацию она содержит, смотрите в таблице.
Таблица. Содержание справки о доходах и суммах НДФЛ
| Тип сведений | Расшифровка |
|---|---|
| О налоговом агенте (работодателе) |
|
| О получателе доходов (работнике) |
|
| Об облагаемых доходах | Коды и суммы начисленных доходов и предоставленных вычетов с разбивкой по месяцам календарного года |
| О налоговых вычетах | Коды и общие суммы вычетов с разбивкой по их видам:
|
| О суммарном доходе и НДФЛ |
|
| О неудержанном налоге (при его наличии) |
|
Справку подписывает ИП или директор организации с присвоением ей порядкового номера и даты.
В перечне того, какие документы при увольнении в 2025 году просят сотрудники, находятся копии приказов. Как правило, всех интересуют приказы о приеме на работу и об увольнении, а также о кадровых событиях и перемещениях, если они были.
При выдаче документов сотруднику при увольнении в 2025 году важно зафиксировать факт их передачи. Для этого подойдет опись, в которой увольняемый распишется о получении. Один экземпляр остается у него, а второй – у работодателя.
Бланк описи приведен выше, в разделе про обязательные документы при увольнении. А заполненная опись выглядит так:
Предлагаем скачать этот образец и по его примеру фиксировать выдачу документов. Это поможет избежать штрафов и споров.
Сроки выдачи документов при увольнении
Все документы, выдаваемые сотруднику при увольнении, предоставляют в последний день работы. Исключение – ситуации, когда в этот день специалиста нет на рабочем месте. Например, он взял отпуск с последующим увольнением или заболел перед уходом по собственному желанию.
Чтобы выдать документы на руки работнику при увольнении в такой ситуации, применяют специальную процедуру. Если человек взял отпуск с последующим увольнением, то все формы выдают ему в последний день работы перед началом отпуска.
Если он отсутствует по иным причинам, его информируют о необходимости:
-
забрать трудовую книжку или дать согласие на ее отправку почтой;
-
забрать остальные сведения, копии и выписки.
Исключение – форма СТД-Р, которую в случае обязательности можно отправить по почте без предупреждения, заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении.
Ответственность работодателя за невыдачу документов
Выдавать документы на руки работнику при увольнении обязательно, иначе будут проблемы. Если не отдать вовремя трудовую книжку или обязательную СТД-Р, придется нести материальную ответственность за лишение возможности трудиться и получать доход. Ситуация квалифицируется как вынужденный прогул, и пострадавшему причитается неполученный заработок за весь период задержки (ст. 234 ТК).
Компенсацию за вынужденный прогул рассчитывают исходя из среднего заработка по правилам:
Для расчета компенсации количество дней задержки умножают на средний дневной заработок (письмо Роструда от 30.10.2023 № ПГ/22595-6-1, п. 62 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).
Кроме того, виновникам грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП. Подробнее о санкциях – в таблице.
Таблица. Риски при просрочке с выдачей бумаг
| Состав нарушения | Мера ответственности | ||
|---|---|---|---|
| Для юрлица | Для ИП | Для физлица | |
| Невыдача обязательных форм, их несвоевременная выдача или отправление трудовой книжки по почте без согласия сотрудника, если совершено впервые | Штраф от 30 000 до 50 000 руб. | Штраф от 1 000 до 5 000 руб. |
|
| То же правонарушение, если совершено повторно | Штраф от 50 000 до 70 000 руб. | Штраф от 10 000 до 20 000 руб. |
|
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Если работодатель обязан их выдать, отказ является нарушением. Можно обратиться к нему с досудебной претензией, а также в комиссию по трудовым спорам (КТС) или в суд. Если же запрошенные формы не связаны с вами и вашей трудовой деятельностью, с реализацией вами трудовых прав и не содержат ваших персональных данных, то отказ их выдать не является нарушением.
В любое время, независимо от того, сколько времени прошло с момента расторжения трудовых отношений. ТК не устанавливает временных ограничений. Достаточно направить заявление бывшему работодателю с перечнем форм, связанных с прошлой работой. Он обязан предоставить документы в течение трех рабочих дней.
Такое нарушение является предметом индивидуального трудового спора, за решением которого можно обратиться к бывшему работодателю, в КТС или в суд общей юрисдикции (ст. 381 ТК). На обращение в КТС или в суд отводится три месяца с даты, когда вы узнали о нарушении ваших прав (ч. 1 ст. 392 ТК).
Заключение
Список документов, выдаваемых сотруднику при увольнении в 2025 году, открытый, но ограничения все-таки есть. Документ не подлежит выдаче, если он не связан с личностью заявителя и его трудовой деятельностью, не содержит его персональных данных и не связан с реализацией им трудовых прав. Такую правовую позицию сформировали суды при решении трудовых споров.
Узнать из официальных источников, какие документы выдают работнику при увольнении, можно на сайте Онлайнинспекция.рф. Информация на этом сайте соответствует позиции Роструда. О невыдаче трудовой книжки читайте здесь, пошаговую инструкцию при нарушениях можно посмотреть тут, о защите прав увольняемого разъясняли здесь.
Что еще почитать
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
Вам также может быть интересно
Зарплата и другие выплаты
Регистрация и ликвидация бизнеса
Регистрация и ликвидация бизнеса
Зарплата и другие выплаты
