В статье разбираемся, как разграничивать персонал при совмещении двух режимов в 2025 году. Можно ли доказать, что конкретный работник задействован в деятельности по УСН – не в ПСН, и наоборот?

Как учитывать среднюю численность работников при совмещении ПСН и УСН?

Лимиты по средней численности сотрудников на 2025 год
В 2024 году, чтобы ИП и компании могли применять УСН, средняя численность работников за год или любой отчетный период в общем случае не должна превышать 130 человек (подп. 15 п. 3 ст. 346.12, п. 4.1 ст. 346.13 НК). Если средняя численность превышала 100 человек, то надо было использовать повышенную налоговую ставку (п. 1.1, 2.1 ст. 346.20 НК).
С 2025 года повышенные ставки упрощенного налога будут отменены, и максимально возможная средняя численность по-прежнему составит 130 человек (закон от 12.07.2024 г. № 176-ФЗ). На ПСН этот же показатель не должен превышать 15 человек по всем видам деятельности на патенте(-ах) (п. 5 ст. 346.43 НК).
Как учитывать работников при совмещении режимов?
Если вы совмещаете УСН и ПСН, надо вести раздельный учет численности. То есть для целей ПСН учитываете только тех, кто занят в патентной деятельности, а тех, кто работает на вас в рамках УСН, учитывать не надо. Себя самого как работника тоже не учитывайте. На это, в частности, указал Минфин в письме от 28.03.2013 г. № 03-11-12/38.
Как разграничить персонал, чтобы у проверяющих не возникало вопросов?
НК не устанавливает, как вести раздельный учет средней численности при совмещении УСН и ПСН. Один из вариантов – в трудовых договорах (или ГПХ) четко указывать на местонахождение рабочего места (вид работ).
Или другой пример: упрощенец привлек исполнителя по ГПХ-договору для разовой услуги – выполнения косметического ремонта нежилого помещения, сдаваемого в аренду в рамках УСН. Если в договоре указаны все характеристики объекта, позволяющие его идентифицировать, то не вызовет споров то, что исполнителя надо учитывать в средней численности по УСН.
А если один и тот же работник – например, официант и продавец – занят в обоих видах деятельности? Представляется, что безопаснее тогда включать его в обе численности.
В любом случае разработанный порядок ведения раздельного учета средней численности работников должен быть закреплен в учетной политике для целей налогообложения (п. 3 ст. 11 НК РФ).