Опись документов, выданных работнику при увольнении: образец заполнения

Увольняя сотрудника, важно полностью соблюсти всю процедуру: рассчитаться по зарплате, компенсациям и пособиям, оформить кадровые документы, сдать обязательную отчетность. А еще вовремя выдать сотруднику все причитающиеся документы.

Состав документов к выдаче при увольнении

Выдавать увольняемым без их просьбы необходимо только четыре обязательных формы:

1. Трудовую книжку или заменяющие ее сведения по форме СТД-Р, если трудовая книжка человеку не положена.
2. Финальный расчетный листок за последний месяц работы.
3. Копию сведений о страховом стаже (подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1).
4. Выписку из персонифицированных сведений (раздел 3 расчета по страховым взносам).

Остальные формы выдают только по просьбе сотрудника – на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме. Аналогично выдают форму СТД-Р, если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка.

Подробнее о выдаче документов при увольнении читайте здесь.

Как подтвердить выдачу документов

Российское законодательство, включая ТК, не требует фиксировать и подтверждать выдачу документов при увольнении. Однако в ТК есть санкции за нарушения при выдаче документов. Поэтому подтверждать их выдачу необходимо во избежание споров с уволенными и проблем при проверках ГИТ.

Способ подтверждения работодатель выбирает на свое усмотрение. Можно использовать, к примеру:

В любом случае важно зафиксировать набор выданных ему документов, дату их выдачи, персональные данные увольняемого и взять с него подпись, свидетельствующую о том, что все формы он получил. Обязательный минимум можно дополнить и зафиксировать, например:

Ограничений по количеству реквизитов в подтверждающем документе не существует. Но фиксирование избыточной информации нерационально, а недостаточной – не позволит снизить риски. Поэтому в журнал или опись стоит включать только полезные сведения, которые избавят от проблем в случае спора или проверки.

Бланк описи выданных документов

Фиксировать выдачу документов при увольнении персонально по каждому сотруднику можно в описи. По сути, она выполняет функцию передаточного акта и позволяет надежно обосновать выполнение работодателем требований трудового законодательства.

Стандартного бланка описи нет, и каждый работодатель разрабатывает и утверждает его самостоятельно. Но можно взять за основу следующий готовый шаблон:

В шаблоне приведены документы, обязательные к выдаче любому работнику, и есть пустые строки для документов, выдаваемых индивидуально, по заявлению. Предлагаем скачать этот бланк и использовать его в работе.

Образец заполнения описи

В качестве необязательных документов при увольнении сотрудники обычно просят выдать:

Для таких документов в описи предусмотрены свободные строки. Заполненная опись может выглядеть так:

Нужно ли хранить опись

Если бывший сотрудник оспорит увольнение, то правильно составленная опись поможет:

1. ограничить срок исковой давности для обращения в суд. Ведь срок отсчитывается с даты получения бывшим сотрудником трудовой книжки или ее электронного аналога (СЗВ-М) либо копии приказа об увольнении (ч. 1 ст. 392 ТК), а эта дата указана в описи;
2. доказать, что процедура увольнения не нарушена.

И хотя срок исковой давности по таким спорам составляет один месяц, хранить опись документов, выданных при увольнении, необходимо дольше. Во-первых, в исключительных случаях пропущенный срок исковой давности может быть восстановлен. Во-вторых, глубина проверок ГИТ законодательно не ограничена.

Поэтому стоит руководствоваться общими требованиями к бухгалтерским документам, которые хранят не менее пяти лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Желательно хранить описи дольше – 50 лет, по аналогии с кадровыми документами по личному составу, и архивировать их вместе с трудовыми договорами и иными документами об уволенных специалистах (см. перечень из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).