Какие документы и в какой срок нужно выдать работнику при увольнении
Трудовой договор
17.11.2024
Поделиться

Какие документы и в какой срок нужно выдать работнику при увольнении

Ошибки в процедуре увольнения грозят штрафами, судами с бывшими работниками и проверками ГИТ. Рассказываем о документах, которые нужно обязательно выдать при увольнении.
Команда BIZNESINALOGI
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
234
просмотра

Если вкратце, то выдаем:

  • бумажную трудовую книжку, если она ведется (ф. СТД-Р – по запросу, работодатель не обязан ее выдавать, ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ);
  • ф. СТД-Р – если сотрудник выбрал «цифру»;
  • заверенные копии сведений из формы ЕФС-1;
  • заверенную копию разд. 3 расчета по страховым взносам.

Остальные документы выдаются по запросу бывшего сотрудника.

Трудовую книжку возвращаем в день, который будет последним рабочим, даже если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением (ст. 84.1 ТК, определение КС от 25.01.2007 г. № 131-О-О). Фиксируйте факт и дату вручения трудовой книжки, пусть ее хозяин распишется за нее в журнале, книге или ином документе, принятом на вашем предприятии для учета движения трудовых книжек (п. 39, 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Во исполнение обязанности организовать и вести учет трудовых книжек каждый работодатель самостоятельно разрабатывает специальный регистр – например, журнал или книгу учета. Многие предприятия, чтобы не «изобретать велосипед», продолжают пользоваться старым бланком журнала из утратившего силу прил. № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 г. № 69, добавляя в него дополнительные графы или разделы при необходимости (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Что делать, если сотрудник просто не пришел на работу в последний день? Или, намеренно или нет, отказывается забирать трудовую книжку?

Направьте уведомление о том, что бывшему работнику надо забрать трудовую книжку лично или выразить согласие на ее отправку почтой. Идеальный вариант, который снимет все подозрения: оформить ценное письмо с описью вложенных документов и – внимание! – с уведомлением о вручении. Отправку придется сделать по всем адресам, указанным сотрудником (ст. 84.1 ТК, п. 37 порядка ведения и хранения трудовых книжек…, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 г. № 320н).

Приведем формулировки такого уведомления:

Уважаемый Владимир Александрович!

Настоящим уведомляем Вас о том, что работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ).

В день прекращения трудового договора от 04.03.2025 г. № 123-ТД не было возможности вручить Вам трудовую книжку по причине Вашего отсутствия.

В этой связи просим Вас явиться в ООО «Работодатель» по адресу: г. Энск, ул. Ромашковая, д. 10, офис 211 для получения трудовой книжки. При невозможности явки просим направить письменное согласие на отправку трудовой книжки Почтой России с указанием адреса, по которому следует оформить письмо.

Сообщаем, что со дня направления настоящего уведомления ООО «Работодатель» освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Обратите внимание на последнюю фразу: она совершенно верна. Как только вы отправите это уведомление, считайте себя освобожденными от ответственности за просрочку выдачи трудовой книжки (ч. 3, 6 ст. 84.1, ч. 2 ст. 127 ТК, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Если от бумажной трудовой книжки работник отказался, то при увольнении вручите ф. СТД-Р, она вместо традиционной книжки отражает сведения о его карьере в вашей фирме (или ИП).

Кстати! Даже если человек не отказался от бумажной трудовой книжки, он все равно может запросить ф. СТД-Р, но при таких условиях вы вправе не выдавать ее, поскольку человек сам в состоянии получить ее, скажем, в МФЦ (ст. 66.1, 84.1 ТК, актуальное и в 2024 году письмо Минтруда от 16.06.2020 г. № 14-2/ООГ-8465).

Форму СТД-Р можно вручить в традиционном виде или в цифровом (способ работник указывает в заявлении о ее выдаче), но в любом случае ее надо заверить (ч. 5 ст. 66.1 ТК):

  • бумажную удостоверяют проставлением слова «Верно», указанием должности лица, которое заверило копию, его собственноручной подписи и расшифровки, даты заверения (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Росстандартом, приказ от 08.12.2016 г. № 2004-ст);
  • цифровую форму удостоверяют УКЭП.

Факт выдачи ф. СТД-Р также надо зафиксировать в специальном журнале (книге) учета выдачи ф. СТД-Р. Если человек отсутствовал на работе в последний день (отказался получить СТД-Р), действуйте так же, как если бы речь шла о бумажной трудовой книжке (см. выше). Только помните, что до 1 января 2025 г. трудовую книжку нельзя переслать за границу (ст. 3 закона СССР от 24.06.1991 г. № 2261-1, письмо Минтруда от 17.09.2019 г. № 19-1/ООГ-210), а СТД-Р – можно. С начала 2025 года закон СССР от 24.06.1991 г. № 2261-1 утратит силу (см. ФЗ от 22.06.2024 г. № 145-ФЗ).

При увольнении надо выдать следующие сведения (п. 2, 8, 12 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования», ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 г. № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»):

  • сведения о страховом стаже, т.е. подразд. 1.2 подразд. 1 разд. 1 ф. ЕФС-1;
  • сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя, подразд. 3 разд. 1 ф. ЕФС-1;
  • расчет по страховым взносам – разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах».

Эти сведения и расчет выдаются в виде заверенных копий (об этом сообщил СФР в письме от 06.03.2023 г. № 19-20/33754).

Надо следить за тем, чтобы в ф. ЕФС-1 имелись сведения исключительно по увольняемой персоне, ведь это конфиденциальная информация (п. 8 ст. 6 Закона о персучете).

Все документы, кроме уже названных, выдаются по требованию работника (ст. 84.1 ТК): например, справка о доходах в рамках НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК), о северной надбавке, которая необходима для того, чтобы человек получал процентную надбавку за труд на Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях (ст. 62, 84.1, 317 ТК, ст. 11 закона от 19.02.1993 г. № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»).

Работники часто требуют заверенные копии приказов:

  • об увольнении – в виде копии или выписки (выписку делают тогда, когда нет возможности выдать копию приказа, например, если в приказе есть персональные данные третьих лиц);
  • о переводах на другую работу;
  • о применении дисциплинарных взысканий,

а также вообще любые копии документов, связанных с трудом, – и работодатель должен их выдать (ст. 62, 77, 84.1 ТК). Обязательно фиксируйте выдачу всех документов.

Подавляющее большинство документов выдается в последний день работы:

  • трудовая книжка, ф. СТД-Р;
  • сведения о страховом стаже, о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы;
  • расчет по страховым взносам;
  • остальные справки, выписки, копии и т.п.

Но и далее, даже когда человек уже уволен, работодатель обязан выдать заверенные копии документов – не позднее трех рабочих дней с даты подачи заявления об этом (ст. 62 ТК).

Почему так важно фиксировать как факты выдачи документов при увольнении, так и конкретные даты? Потому что как просто невыдача, так и опоздание с вручением могут повлечь за собой негативные последствия для работодателя.

Вид нарушения Вид ответственности, негативные последствия Применяемые нормы
Несвоевременная выдача трудовой книжки,
сведений о трудовой деятельности,
копий документов, связанных с работой.
Ненаправление работнику по почте заказным письмом с уведомлением ф. СТД-Р на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом
Административная:
  • предупреждение (для фирм, ИП, должностных лиц);
  • штраф (для фирм, ИП, должностных лиц);
  • дисквалификация (для должностных лиц)
ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП
Дисциплинарная ответственность (представителя работодателя, руководителя):
замечание, выговор, при неоднократном нарушении – увольнение
ст. 192, 195 ТК
Возмещение неполученного заработка при нарушении срока выдачи трудовой книжки или ф. СТД-Р при лишении возможности трудиться ст. 234 ТК
Компенсация морального вреда ст. 237 ТК
Меры прокурорского реагирования, прокурорские проверки ст. 21 Федерального закона от 17.01.1992 г. № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации»
Объявление предостережения, проведение контрольных (надзорных) мероприятий ГИТ п. 22, 35 положения о гос. контроле (надзоре) за соблюдением законодательства (утв. постановлением Правительства от 21.07.2021 г. № 1230)
Выдача ГИТ предписания об устранении нарушения абз. 6 ч. 1 ст. 357 ТК

Так, за опоздание с выдачей трудовой книжки (СТД-Р) предусмотрены следующие штрафы:

  • 1000–5000 руб. – для ИП;
  • 30 000–50 000 руб. – для юридических лиц;
  • 1000–5000 руб. – для должностных лиц.

Также за весь период задержки работнику придется выплатить средний заработок.

Чаще всего просрочка выдачи трудовой книжки (СТД-Р) оборачивается именно обязанностью виновного работодателя выплатить денежные средства (ст. 14, 84.1 ТК). Он будет обязан возместить человеку не полученный за время вынужденного прогула заработок (ст. 234 ТК). Вынужденный прогул – это время между днем увольнения и датой выдачи трудовой книжки, и именно за все время должен быть выплачен средний заработок (п. 62 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 г. № 2).

Согласно ст. 139 ТК и положению об особенностях порядка исчисления средней зарплаты (утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 г. № 922), средний заработок для этих целей рассчитывается по формуле:

Средний дневной заработок х Количество рабочих дней прогула.
Представим, что г-н Потемкин уволился 9 сентября 2024 г., но в этот день трудовую книжку не получил (кадровик была в отпуске). Трудовая книжка была получена лишь 24 сентября 2024 г. Срок вынужденного прогула – 11 рабочих дней. Допустим, что средний дневной заработок равен 1560 руб. Компенсация, которая положена г-ну Потемкину, составляет 17 160 руб. (1560 руб. х 11 дн.).
Да, поскольку ТК не расшифровывает понятие почты, работодатель с согласия работника может оформить отправку через любое юридическое лицо или ИП, имеющего лицензию на услуги почтовой связи.

Нет. Работодателю следует иметь доказательства фактов:

  • отправки указанного письма в день увольнения;
  • получения уведомления работником,

и ВС не считает допустимым способом уведомления отправку телефонограммы или телефонный звонок (определение ВС от 26.10.2012 г. № 18-КГ12-37).

Нет, отправка по почте трудовой книжки без получения согласия увольняемого – нарушение трудового законодательства, за которое может последовать административная ответственность (ст. 84.1 ТК, ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Хранить 50 или 75 лет (зависит от того, когда окончено делопроизводство – до или после 01.01.2003 г.) с 1 января года, следующего за годом, в котором ведение трудовой книжки было закончено делопроизводством (ст. 449 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236, п. 4.1, 4.3, 4.8 инструкции по его применению, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 237).

Итак, большинство документов – трудовая книжка, ф. СТД-Р, сведения относительно персучета – выдаются в последний день работы. Все документы, кроме тех, которые обязательно выдавать, уволенный может получить, подав заявление и подождав три дня. Опоздание с выдачей трудовой книжки, ф. СТД-Р может повлечь за собой многочисленные неприятности – от проверок ГИТ, органами прокуратуры и т.п. до судебных разбирательств с уже уволенными сотрудниками.