
Какие документы и в какой срок нужно выдать работнику при увольнении

Обязательные документы при увольнении
Если вкратце, то выдаем:
-
бумажную трудовую книжку, если она ведется (ф. СТД-Р – по запросу, работодатель не обязан ее выдавать, ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ);
-
ф. СТД-Р – если сотрудник выбрал «цифру»;
-
заверенные копии сведений из формы ЕФС-1;
-
заверенную копию разд. 3 расчета по страховым взносам.
Остальные документы выдаются по запросу бывшего сотрудника.
Трудовую книжку возвращаем в день, который будет последним рабочим, даже если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением (ст. 84.1 ТК, определение КС от 25.01.2007 г. № 131-О-О). Фиксируйте факт и дату вручения трудовой книжки, пусть ее хозяин распишется за нее в журнале, книге или ином документе, принятом на вашем предприятии для учета движения трудовых книжек (п. 39, 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Во исполнение обязанности организовать и вести учет трудовых книжек каждый работодатель самостоятельно разрабатывает специальный регистр – например, журнал или книгу учета. Многие предприятия, чтобы не «изобретать велосипед», продолжают пользоваться старым бланком журнала из утратившего силу прил. № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 г. № 69, добавляя в него дополнительные графы или разделы при необходимости (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Направьте уведомление о том, что бывшему работнику надо забрать трудовую книжку лично или выразить согласие на ее отправку почтой. Идеальный вариант, который снимет все подозрения: оформить ценное письмо с описью вложенных документов и – внимание! – с уведомлением о вручении. Отправку придется сделать по всем адресам, указанным сотрудником (ст. 84.1 ТК, п. 37 порядка ведения и хранения трудовых книжек…, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 г. № 320н).
Приведем формулировки такого уведомления:
Уважаемый Владимир Александрович!
Настоящим уведомляем Вас о том, что работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ).
В день прекращения трудового договора от 04.03.2025 г. № 123-ТД не было возможности вручить Вам трудовую книжку по причине Вашего отсутствия.
В этой связи просим Вас явиться в ООО «Работодатель» по адресу: г. Энск, ул. Ромашковая, д. 10, офис 211 для получения трудовой книжки. При невозможности явки просим направить письменное согласие на отправку трудовой книжки Почтой России с указанием адреса, по которому следует оформить письмо.
Сообщаем, что со дня направления настоящего уведомления ООО «Работодатель» освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Обратите внимание на последнюю фразу: она совершенно верна. Как только вы отправите это уведомление, считайте себя освобожденными от ответственности за просрочку выдачи трудовой книжки (ч. 3, 6 ст. 84.1, ч. 2 ст. 127 ТК, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Если от бумажной трудовой книжки работник отказался, то при увольнении вручите ф. СТД-Р, она вместо традиционной книжки отражает сведения о его карьере в вашей фирме (или ИП).
Кстати! Даже если человек не отказался от бумажной трудовой книжки, он все равно может запросить ф. СТД-Р, но при таких условиях вы вправе не выдавать ее, поскольку человек сам в состоянии получить ее, скажем, в МФЦ (ст. 66.1, 84.1 ТК, актуальное и в 2024 году письмо Минтруда от 16.06.2020 г. № 14-2/ООГ-8465).
Форму СТД-Р можно вручить в традиционном виде или в цифровом (способ работник указывает в заявлении о ее выдаче), но в любом случае ее надо заверить (ч. 5 ст. 66.1 ТК):
-
бумажную удостоверяют проставлением слова «Верно», указанием должности лица, которое заверило копию, его собственноручной подписи и расшифровки, даты заверения (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Росстандартом, приказ от 08.12.2016 г. № 2004-ст);
-
цифровую форму удостоверяют УКЭП.
Факт выдачи ф. СТД-Р также надо зафиксировать в специальном журнале (книге) учета выдачи ф. СТД-Р. Если человек отсутствовал на работе в последний день (отказался получить СТД-Р), действуйте так же, как если бы речь шла о бумажной трудовой книжке (см. выше). Только помните, что до 1 января 2025 г. трудовую книжку нельзя переслать за границу (ст. 3 закона СССР от 24.06.1991 г. № 2261-1, письмо Минтруда от 17.09.2019 г. № 19-1/ООГ-210), а СТД-Р – можно. С начала 2025 года закон СССР от 24.06.1991 г. № 2261-1 утратит силу (см. ФЗ от 22.06.2024 г. № 145-ФЗ).
Какие еще документы выдаются?
При увольнении надо выдать следующие сведения (п. 2, 8, 12 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования», ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 г. № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»):
-
сведения о страховом стаже, т.е. подразд. 1.2 подразд. 1 разд. 1 ф. ЕФС-1;
-
сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя, подразд. 3 разд. 1 ф. ЕФС-1;
-
расчет по страховым взносам – разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах».
Эти сведения и расчет выдаются в виде заверенных копий (об этом сообщил СФР в письме от 06.03.2023 г. № 19-20/33754).
Надо следить за тем, чтобы в ф. ЕФС-1 имелись сведения исключительно по увольняемой персоне, ведь это конфиденциальная информация (п. 8 ст. 6 Закона о персучете).
Дополнительные документы, которые может запросить сотрудник
Все документы, кроме уже названных, выдаются по требованию работника (ст. 84.1 ТК): например, справка о доходах в рамках НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК), о северной надбавке, которая необходима для того, чтобы человек получал процентную надбавку за труд на Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях (ст. 62, 84.1, 317 ТК, ст. 11 закона от 19.02.1993 г. № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»).
Работники часто требуют заверенные копии приказов:
-
об увольнении – в виде копии или выписки (выписку делают тогда, когда нет возможности выдать копию приказа, например, если в приказе есть персональные данные третьих лиц);
-
о переводах на другую работу;
-
о применении дисциплинарных взысканий,
а также вообще любые копии документов, связанных с трудом, – и работодатель должен их выдать (ст. 62, 77, 84.1 ТК). Обязательно фиксируйте выдачу всех документов.
Сроки выдачи документов при увольнении
Подавляющее большинство документов выдается в последний день работы:
-
трудовая книжка, ф. СТД-Р;
-
сведения о страховом стаже, о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы;
-
расчет по страховым взносам;
-
остальные справки, выписки, копии и т.п.
Но и далее, даже когда человек уже уволен, работодатель обязан выдать заверенные копии документов – не позднее трех рабочих дней с даты подачи заявления об этом (ст. 62 ТК).
Ответственность работодателя за невыдачу документов
Почему так важно фиксировать как факты выдачи документов при увольнении, так и конкретные даты? Потому что как просто невыдача, так и опоздание с вручением могут повлечь за собой негативные последствия для работодателя.
Вид нарушения | Вид ответственности, негативные последствия | Применяемые нормы |
---|---|---|
Несвоевременная выдача трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности, копий документов, связанных с работой. Ненаправление работнику по почте заказным письмом с уведомлением ф. СТД-Р на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом |
Административная:
|
ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП |
Дисциплинарная ответственность (представителя работодателя, руководителя): замечание, выговор, при неоднократном нарушении – увольнение |
ст. 192, 195 ТК | |
Возмещение неполученного заработка при нарушении срока выдачи трудовой книжки или ф. СТД-Р при лишении возможности трудиться | ст. 234 ТК | Компенсация морального вреда | ст. 237 ТК |
Меры прокурорского реагирования, прокурорские проверки | ст. 21 Федерального закона от 17.01.1992 г. № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» | |
Объявление предостережения, проведение контрольных (надзорных) мероприятий ГИТ | п. 22, 35 положения о гос. контроле (надзоре) за соблюдением законодательства (утв. постановлением Правительства от 21.07.2021 г. № 1230) | |
Выдача ГИТ предписания об устранении нарушения | абз. 6 ч. 1 ст. 357 ТК |
Так, за опоздание с выдачей трудовой книжки (СТД-Р) предусмотрены следующие штрафы:
-
1000–5000 руб. – для ИП;
-
30 000–50 000 руб. – для юридических лиц;
-
1000–5000 руб. – для должностных лиц.
Также за весь период задержки работнику придется выплатить средний заработок.
Чаще всего просрочка выдачи трудовой книжки (СТД-Р) оборачивается именно обязанностью виновного работодателя выплатить денежные средства (ст. 14, 84.1 ТК). Он будет обязан возместить человеку не полученный за время вынужденного прогула заработок (ст. 234 ТК). Вынужденный прогул – это время между днем увольнения и датой выдачи трудовой книжки, и именно за все время должен быть выплачен средний заработок (п. 62 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 г. № 2).
Согласно ст. 139 ТК и положению об особенностях порядка исчисления средней зарплаты (утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 г. № 922), средний заработок для этих целей рассчитывается по формуле:
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нет. Работодателю следует иметь доказательства фактов:
- отправки указанного письма в день увольнения;
- получения уведомления работником,
и ВС не считает допустимым способом уведомления отправку телефонограммы или телефонный звонок (определение ВС от 26.10.2012 г. № 18-КГ12-37).
Хранить 50 или 75 лет (зависит от того, когда окончено делопроизводство – до или после 01.01.2003 г.) с 1 января года, следующего за годом, в котором ведение трудовой книжки было закончено делопроизводством (ст. 449 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236, п. 4.1, 4.3, 4.8 инструкции по его применению, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 237).
Итак, большинство документов – трудовая книжка, ф. СТД-Р, сведения относительно персучета – выдаются в последний день работы. Все документы, кроме тех, которые обязательно выдавать, уволенный может получить, подав заявление и подождав три дня. Опоздание с выдачей трудовой книжки, ф. СТД-Р может повлечь за собой многочисленные неприятности – от проверок ГИТ, органами прокуратуры и т.п. до судебных разбирательств с уже уволенными сотрудниками.