Как оформить гибридный график работы: правила и документы

Гибридный график. О чем надо помнить

В ТК нет определения того, что считать гибридным графиком. Объяснение, которое мы дали выше, выработано практикой, а вы можете закрепить свое, подходящее по смыслу определение в:

В любом случае надо документально закрепить сам характер работы и периодичность чередования офисного и удаленного режима. Варианты могут быть разными. Допустим, бухгалтер может работать из дома каждые понедельник и пятницу, а вторник и среду трудиться в офисе. Или определенные категории сотрудников – скажем, родители несовершеннолетних детей, трудятся удаленно три летних месяца, а с сентября возвращается на стационарные места.

Обратите внимание на такую особенность гибридного графика, как двойственность регулирования:

Установить гибридный график можно:

Прием на работу с гибридным графиком

Если работник оформляется на условиях гибридного графика, то в трудовой договор сразу включаются все стандартные сведения и условия с необходимыми дополнениями.

Периодичность, режим работы

Обязательно укажите, что трудовая функция выполняется частично дистанционно, четко определите периодичность. Условный пример:

«1.3. Работодатель устанавливает для Работника гибридный режим работы, при котором трудовая функция периодически выполняется дистанционно (вне стационарного рабочего места) с использованием сетей общего пользования, включая сеть Интернет.

Стороны согласовали следующий график чередования мест выполнения работы:

• дистанционная работа: четверг, пятница;
• работа на стационарном рабочем месте (в офисе): понедельник, вторник, среда».

Крайне важно зафиксировать режим рабочего времени именно на период удаленки - или дать прямую ссылку на ваши правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Если этого не сделать, то по умолчанию у сотрудника будет законное право решать, в какие часы ему работать в «удаленные» дни.

Формат чередования может быть любым:

Все это допустимые варианты (ст. 312.1, 312.4 ТК).

Никаких «скидок» по зарплате!

В договоре указывайте оплату труда так же, как для обычного офисного сотрудника на этой должности. Переход на гибридный график - не основание для снижения оклада. Закон прямо запрещает урезать зарплату только из-за формата работы (ст. 312.5 ТК).

Премий это тоже касается. Если человек полностью отработал норму, выполнил все условия премирования, то нельзя ему урезать премию только потому, что он часть времени трудится дистанционно (см., например, определение Седьмого КСОЮ от 07.06.2023 № 88-9439/2023).

Помните, что если сотрудник работает дистанционно на Крайнем Севере (приравненной местности), то работодатель должен платить районный коэффициент и процентную надбавку, иначе возможны споры.

Технические, организационные моменты

Чтобы потом не тратить время и деньги на споры, сразу пропишите в договоре (или сделайте отсылку к ЛНА о гибридной работе) следующие моменты.

1. Как именно вы обмениваетесь документами и взаимодействуете (ЭДО, корпоративная почта, какие мессенджеры).

2. Кто и как обеспечивает сотрудника техникой и софтом (например, выдаете корпоративный ноутбук с установленным ПО, предоставляете удаленный доступ и т.п.).

3. Если сотрудник работает на своем оборудовании, то согласуйте и укажите, в каком размере и порядке работодатель выплачивает ему компенсацию за его износ.

Перевод на гибридный график

В большинстве случаев перевод на гибридный график требуется согласия работника, т.е. надо заключать дополнительное соглашение к трудовому договору.

Однако если основанием для перевода выступает чрезвычайная ситуация (техногенная катастрофа, эпидемия и т.п.), то работодатель имеет право временно перевести сотрудников на удаленку в одностороннем порядке без их согласия.

Безопаснее всего это сделать так:

Если нет чрезвычайных, неустранимых причин, по которым перевод возможен без согласия сотрудника, то применяем общий порядок, т.е. изменяем условия трудового договора по соглашению сторон (ст. 72 ТК).

Если работник сам просит о переводе на «гибрид», и работодатель не против, то пусть сотрудник напишет заявление:

• с просьбой установить ему такой график;
• указанием на срок, на который он просит осуществить перевод,

а также можно указать причины такого перевода. Последнее необязательно, но в случае спора у работодателя будет еще одно подтверждение того, что перевод – инициатива работника.

Например, вы переводите бухгалтера на гибрид с 1 октября. 25 сентября вы даете ему на ознакомление ЛНА о гибридной работе, он ставит подпись в журнале (листе) ознакомления. И только после этого 1 октября вы подписываете дополнительное соглашение с новым графиком.

Можно ли перевести на «гибрид» в порядке ст. 74 ТК, т.е. по инициативе работодателя тогда, когда:

• изменились организационные или технологические условия, при этом
• положения трудового договора не могут быть сохранены?

ТК не запрещает этого, но надо помнить:

Работник согласен на гибрид - подписывается допсоглашение, не согласен - через два месяца он может быть уволен по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК (в связи с отказом от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Что прописать в дополнительном соглашении? В целом подход аналогичен описанному применительно к приему на работу. В соглашении нужно четко зафиксировать следующие моменты:

Как составить приказ о переводе на гибридный график

Единой общеобязательной формы такого документа нет, вы составляете его в свободной форме. Содержание будет зависеть от причины перевода.

Так, если перевод инициирует работодатель, и причины для перевода - чрезвычайная ситуация, то в приказе нужно указать:

Если перевод идет по соглашению сторон, в штатном режиме, то приказ не является строго обязательным по закону (главный документ здесь - дополнительное соглашение). На практике приказы издают, поскольку это удобно, снимает массу вопросов. Ответственные лица (ведущие учет рабочего времени, бухгалтерия) информируются о новом порядке, знают, что в некоторые дни сотрудника нет на работе, потому что он трудится из дома. Приведем пример приказа (для перевода в штатном режиме):

Нужно ли подавать ЕФС-1

При приеме на гибридный график – обязательно подавайте, поскольку заключается трудовой договор, а это то самое кадровое событие, о котором сообщать в Соцфонд обязательно. Сроки - стандартные, т.е. не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Это стандартная процедура приема на работу (ст. 66.1 ТК, ст. 6, подп. 4 п. 2 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, п. 4 Порядка заполнения ЕФС-1).

Если же переводим на гибридный график действующего сотрудника, то сам по себе факт перевода не обязывает подавать ЕФС-1. Это не то кадровое событие, о котором надо уведомлять СФР. Если же перевод сопровождается, например, сменой должности, структурного подразделения и т.д., то подавать сведения надо.

Напомним, что приказом Соцфонда от 17.11.2025 № 1462 отменены коды “ДИСТ" и "НДОМ", которые ранее указывали в графе 6 подраздела 1.1 раздела 1. То есть работодателям не нужно подавать сведения о переводе на удаленку или надомный труд.

Особенности охраны труда

Поскольку при гибридном графике работник часть времени трудится на стационарном рабочем месте, часть – вне его, то и обязанности работодателя дифференцируются по периодам:

Специальную оценку условий труда для дистанционной работы проводить не нужно (ст. 3 Закона о СОУТ), но офисное рабочее место оцениваете в обычном порядке.

В «домашние» дни гибридного графика обязанности по охране труда у вас ограничены. Нужно:

Других обязанностей на дистанционные периоды закон не устанавливает. Работодатель может сам взять на себя повышенные обязательства по охране труда, если пропишет их в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или допсоглашении (ст. 312.7 ТК).

Почему важно все оформить

Если работодатель установил гибридный график, но никак его не оформил, то фактически работодатель изменил условие трудового договора о месте и режиме работы.

А это - чистые ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП.

Как выглядит ситуация с точки зрения ГИТ:

и при всем этом дополнительного соглашения нет.

Значит, работодатель нарушил требования к оформлению трудовых отношений, и это повод оштрафовать организацию на сумму до 100 000 руб., если нарушение повторное - то до 200 000 руб. А руководитель как должностное лицо вообще может быть дисквалифицирован на срок до трех лет.

Или другой пример: перевели бухгалтера Титову И.С. на гибридный график, а вопрос техники никак не решили. И Ира Титова два дня в неделю:

• работает дома на личном ноутбуке;
• подключается к 1С, используя свой трафик;
• изготавливает документы на домашнем принтере и т.п.,

при всем этом не получая никаких компенсаций.

Возможно, до поры до времени никаких проблем не будет. Но если вдруг Ира спохватится и пожалуется в ГИТ, то возникает риск ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП, максимальный штраф для фирм - до 70 000 руб. И это еще не все: если Ира пойдет на принцип, то она может потребовать компенсировать ей расходы за использование личного имущества в интересах работодателя.

---